OKRs und praktische Anwendungsfälle

Sie werden sich vielleicht fragen, warum OKRs für das Project Management Office (PMO) wichtig sind. Ist es nicht leichter, einen Projektplan zusammenzustellen und sich dann an diesen zu halten?

Naja, nicht so ganz.

Denn aufgrund der unvorhersehbaren Entwicklungen im Projektfortschritt werden Sie schnell feststellen, dass Ihr ursprünglicher Plan obsolet werden kann. Das bedeutet jedoch nicht, dass Pläne insgesamt unwichtig wären. Man muss jedoch klar unterscheiden zwischen dem Erstellen einer Roadmap und einem nachvollziehbaren, verbindlichen Rahmen, wie dem der OKRs. Der große Vorteil von Zielen (Objectives) und Schlüsselergebnissen (Key Results), kurz OKRs, ist in diesem Kontext, dass Dinge messbar werden.

So können Sie mit dem richtigen OKR-Set die Vorteile eines aktiven Mechanismus nutzen, der:

• Meilensteine herunterbricht.

• Den Mitarbeitern als Orientierungshilfe dient und so die Produktivität steigern kann.

• Ziele auf Projektteamebene mit den Zielen auf Unternehmensebene abgleicht.

Dabei gilt: Eins geht nicht ohne das andere. Das bedeutet, dass die strategische Roadmap und die OKRs aufeinander abgestimmt sein müssen, um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.

Im Grunde spannen OKRs die Brücke zwischen Geplantem und tatsächlich Ausgeführtem.

Der Einsatz von OKRs im PMO

Zunächst soll an dieser Stelle festgehalten werden, dass OKRs für einzelne, klassische Projekte keinen wirklichen Sinn ergeben.

Denn diesen Projekten sind Ziele (O) und Schlüsselergebnisse (KR) meist inhärent. Doch wo sich OKRs wirklich als nützlich erweisen können, ist bei der Verwaltung von Projektportfolios innerhalb des PMO.

Im weiteren Verlauf werden diesbezüglich fünf Typen von OKRs sowie einige passende Beispiele dazu erläutert.
 

1. OKRs zur Optimierung der allgemeinen Projekt-Performance

Anhand dieser OKRs soll die Projektausführung optimiert werden. Sie konzentrieren sich dabei auf die klassischen Komponenten des Projektmanagements, wie etwa Budget, Terminplanungen und Ressourcen.

Beispiele:

O: Optimierung der Projektmanagement-Prozesse
KR: 70 % der Projekte im Portfolio/PMO basieren auf einer von mehreren vordefinierten Projektvorlagen.
KR: 85 % der Projekte durchlaufen planmäßig ihre Gates.

O: Optimierung des Ressourceneinsatzes
KR: 90 % der Ressourcen sind zu 90 % ausgelastet.
KR: Projektstilstände aufgrund von Ressourcenmangel wird auf weniger als 5 % reduziert.

O: Optimierung der Budgetplanung
KR: 80 % der Projekte werden im Budgetrahmen fertiggestellt.
KR: 90 % der Projekte weichen weniger als 10 % vom zugewiesenen Gesamtbudget ab.
 

2. OKRs zur Optimierung der PMO-Performance

Diese OKRs zielen darauf ab, die Leistung des PMO zu optimieren.

Beispiele

O: Optimierung der Reporting-Dauer
KR: Die monatlichen Portfolioberichte werden in weniger als 8 Stunden erstellt.
KR: 85 % der Informationsanfragen werden innerhalb von 24 Stunden beantwortet.

O: Optimierung des Onboardings neuer Projektmanager (PM)
KR: 90 % der neu angestellten Projektmanager (mit weniger als 5 Jahren Erfahrung) schließen  ihre PM-Schulung innerhalb der ersten drei Monate erfolgreich ab.
KR: 95 % der neu angestellten Projektmanager beenden die allgemeinen unternehmensinternen Onboarding-Schulungen innerhalb von 3 Wochen.

O: Optimierung der Teammotivation
KR: 90 % der Teammitglieder sind mit ihren Arbeitsbedingungen überwiegend zufrieden.
KR: 90 % der Besprechungen werden von den Teammitgliedern als „hilfreich“ erachtet.
 

3. OKRs zur Optimierung des Portfoliomanagements

Diese OKRs dienen der Performance-Optimierung des Portfolios und deren Ausrichtung an der Unternehmensstrategie.

Beispiele:

O: Optimierung der Portfolioausrichtung an der Unternehmensstrategie
KR: 85 % der Portfolioprojekte tragen zu mindestens einem der Unternehmensziele bei.
KR: 70  % der Portfolioprojekte tragen mehr als 10 % zu einem der Unternehmensziele bei.

O: Portfolioweite Maximierung des Value-to-Customer
KR: X % der Kundenumfragen werden beantwortet.
KR: X kundenorientierte KPIs werden eingesetzt.

Wenn Sie mehr über OKRs im Portfoliomanagement - und insbesondere im strategischen Portfoliomanagement - erfahren möchten, können Sie unser ausführliches eBook herunterladen.
 

4. OKRs zur Optimierung des Produktmanagements

Diese OKRs drehen sich um die Produktwirkung sowie die Bedürfnisse der Endanwender.

Beispiele:

O: Optimierung der Endanwenderakzeptanz
KR: Es wird unter 50 Endanwendern eine Umfrage mit mindestens 7 Fragen für jede der vier Personas durchgeführt.
KR: Es wird im Tool eine NPS-Kampagne durchgeführt, die zu mindestens 75 % beantwortet wird.
KR: Für das erste Quartal werden 90 % der Daten aus dem Hilfe-Center analysiert.

O: Optimierung des Produkts
KR: Supportanfragen wegen Systemfehlern werden um 10 % reduziert.
KR: Die Ladedauer des Systems wird auf unter 2 Sekunden reduziert.

In den folgenden Artikeln finden Sie weitere Informationen zu OKRs im Produktmanagement:

• https://www.romanpichler.com/blog/okrs-in-product-management/
• https://ganotnoa.com/4-fundamental-mistakes-you-are-making-with-product-okrs/
   

5. OKRs zur Optimierung der Innovationsprozesse

Diese OKRs dienen der Förderung der Innovationsprozesse im Unternehmen.

Beispiele:

O: Einen physischen Raum für Innovation schaffen
KR: Es wird eine Ideenplattform eingeführt, auf die alle Mitarbeiter Zugriff haben.
KR: Es wird eine Ideenkampagne zum Thema „standortübergreifende Zusammenarbeit“ gestartet.
KR: 70 % der Mitarbeiter weltweit sind innerhalb der ersten drei Monate der Kampagne beigetreten.
KR: Nach einem Jahr hat jede Abteilung/jeder Standort 10 Ideen eingebracht.

O: Optimierung des Innovationsportfolios
KR: Bis Ende des Quartals werden sämtliche aktuellen und vielversprechenden Innovationsprojekte aufgelistet.
KR: Nach einem Jahr sind sämtliche Störfaktoren, die Innovationen bremsen, identifiziert und festgehalten.
KR: Es wird geprüft, ob Budgets in Projektleichen steckt, die stattdessen in Innovationsprojekte investiert werden können.
 

OKRs sind der Klebstoff, der Ihre Projektpläne zusammenhält. Aber sie können auch für die Verwaltung Ihres Projektportfolios innerhalb des PMO sehr effektiv sein.

Von der Messung der Projekt-Performance bis hin zur Förderung von Innovationen gibt es eine Vielzahl von OKR-Typen, die hilfreich sein können.

Wenn Sie OKRs in Ihrem Unternehmen einsetzen möchten, müssen Sie sich darüber Gedanken machen, wie diese abgebildet werden sollen. Werfen Sie doch dazu einen Blick darauf, wie Planisware Orchestra Ihr Projektmanagement besser ausrichten kann.