Wie Gedeon Richter mit Planisware Transparenz in alle Projekte bringt

Gedeon Richter wurde 1901 in Budapest, Ungarn, gegründet. Mehr als ein Jahrhundert später ist das Unternehmen das größte Pharmaunternehmen in Mittel- und Osteuropa. Es ist weltweit auf 5 Kontinenten vertreten, beschäftigt 12 000 Mitarbeiter und erwirtschaftet einen Jahresumsatz von 2 Milliarden Euro.

Seit den bescheidenen Anfängen des Unternehmens hat sich viel verändert.

Zuletzt, von 2008 bis 2017, vollzog das Unternehmen einen großen strategischen Wandel weg von Generika. Es stellt nun mehr Spezialprodukte her, wie Originalpräparate und biotechnologische Arzneimittel.

Dies war eine gute Nachricht für Ärzte und Patienten auf der ganzen Welt. Doch die damit verbundenen Forschungs- und Entwicklungsarbeiten setzten das Project Management Office (PMO) unter immensen Druck.

Dieser Druck war ein Katalysator für Veränderungen. Er führte das Pharmaunternehmen zu Planisware.

Die Herausforderung: Manuelle Prozesse und unhandliche Tabellenkalkulationen

Zuvor waren die Projektmanagementprozesse bei Gedeon Richter manuell. Das heißt, die Mitarbeiter führten die strategische Planung über Excel-Tabellen durch. Dies bedeutete, dass ein großer Teil der F&E-Zeit für die Validierung von Daten, manuelle Berechnungen und die Erstellung benutzerdefinierter Berichte aufgewendet wurde.

Die Erstellung des jährlichen Fortschrittsberichts zu den Meilensteinen nahm im Januar mehr als 20 Stunden in Anspruch.

Außerdem führten heterogene und unzugängliche Daten zum Mangel an Transparenz über das Projektportfolio. Dies führte zu folgenden Problemen:

• Priorisierung von F&E-Projekten
• Planung von Ressourcen und Kapazitäten
• Durchführung von Datenanalysen
• Koordination gemeinsamer Prozesse

Infolgedessen hatte das Team immer wieder mit Projektverzögerungen und verfehlten Zielen zu kämpfen. Die mangelnde Datentransparenz führte sogar zu zweijährigen Umsatzeinbußen in einem wichtigen Zielmarkt.

Ein derartiges Szenario sollte sich auf keinen Fall wiederholen. Das PMO begann, die Organisation und Koordination von F&E-Projekten zu zentralisieren. Und man entschied sich, Planisware mit der Implementierung einer besseren Lösung zu beauftragen.

Die Lösung: Ein funktionsreiches PPM-Tool 

2019 begann die Partnerschaft zwischen Gedeon Richter und Planisware. Das Veränderungsprojekt trug den Namen "Catalyst". Gemeinsam mit dem Kunden wollte Planisware die Prozesse der Projektstrategie, der Ressourcenzuweisung und des Aktivitätenmanagements transparenter gestalten. Außerdem wollte das Team das PPM weiterentwickeln.

Ein neues, integriertes PPM-Tool war das Herzstück dieser Umgestaltung. Insbesondere benötigte das Projektmanagementteam erweiterte Ressourcen-, Kostenplanungs- und Berichtsfunktionen.

Unterwegs in Richtung Implementierung

Die Implementierung von Planisware umfasste 12 Sprints und dauerte mehr als 2 Jahre. Sie wurde vom in Wien ansässigen, zertifizierten Planisware-Partner Kromit begleitet. 

In dieser Zeit halfen Planisware und Kromit Gedeon Richter bei folgenden Aufgaben:

• Umgestaltung der PPM-Strukturen, einschließlich der Projekt- und Programmbenennung
• Schrittweise Freigabe zu planen, beginnend mit grundlegenden Projektmanagement-Funktionen (wie Zeitleisten)
• Schrittweise Erhöhung der Freigabe von komplexeren Funktionen (z. B. Kostenplanung)
• Import aller Programme und vorhandenen Projektdaten in das Tool nach dem Go-Live
• Einbindung der Beteiligten und Durchführung maßgeschneiderter Schulungsprogramme für jede Benutzergruppe

Mit der passenden Produkt-Konfiguration

Schließlich organisierte Planisware die F&E-Aktivitäten von Gedeon Richter in 3 Ebenen. Diese basieren auf der Planisware-Projekthierarchie. Jeder Projektleiter verwendet nun denselben Projektstrukturplan. Die KPIs sind als ein universelles System von Meilensteinen und globalen Entscheidungspunkten angelegt. Dies gewährleistet eine einheitliche Vorgehensweise bei der Festlegung der Strategie für Entwicklungsprojekte.

Heute arbeiten fast 300 Mitarbeiter mit Planisware. Sie verwalten über 280 F&E-Projekte in 150 Programmen.

Erklärtes Ziel: "Single Source of Truth"

Seit der Einführung von Planisware hat Gedeon Richter seine Projektmanagement-Prozesse verändert.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Daten befinden sich an einem Ort. So kann Gedeon Richter seine Projekte viel besser überwachen und steuern
• Genaue Kapazitätsdaten: Das PMO kann nun Zeitpläne, Berichte und Ressourcen vergleichen und Über- und Unterauslastungen aufzeigen
• Bessere Kostenplanung: Die Projektteams können die Projektkosten kontinuierlich überwachen. Dies trägt dazu bei, dass Projekte kosteneffizienter werden
• Einfaches Berichtswesen: Mit einer Fülle von Daten kann Gedeon Richter schnell Berichte erstellen und sie in Excel oder PowerPoint exportieren. Dies spart eine Menge Zeit
• Häufigere Analysen: Jetzt, da ein Bericht innerhalb von Minuten auf Knopfdruck verfügbar ist, erstellt das Team vierteljährliche Analysen. Im Vergleich zu jährlichen Berichten ist es so viel einfacher, Trends zu erkennen

“Es wäre ohne die Hilfe der neu gestalteten Programmmanagement-Methodik und Planisware unmöglich, die Komplexität zu beherrschen, die sich durch unsere vielen weltweiten Standorten, unser Allianzmanagement und unsere große Vielfalt an Produktentwicklungen ergibt. Wir machen jetzt Dinge, die vorher unmöglich gewesen wären.” — Kristof Bagdi

Was bringt die Zukunft?

Gedeon Richters nächster Meilenstein ist die Implementierung der Closed-Loop-Planung. Das bedeutet, aus der Vergangenheit zu lernen und diese Daten in die zukünftige Planung einfließen zu lassen. Es braucht 3-5 Jahre, bis genügend Daten generiert wurden, um Trends aufzuzeigen und sinnvolle Schlussfolgerungen zu ziehen.