Mit strategischem Portfoliomanagement zum besseren Projekt-ROI: Objectives and Key Results bieten optimierte Messbarkeit.
Objectives and Key Results (OKRs: Ziele und Schlüsselergebnisse) sind in allen Unternehmen zu finden – vom kleinen Mittelständler zum globalen Großkonzern. Auch Technologieriesen wie Google setzen auf OKRs, um ihre Ziele im Auge zu behalten und die richtigen Dinge zu priorisieren. Das Unternehmen hat seine Methodologie sogar in einem Buch festgehalten. Und auch wir wollen Ihnen das Thema OKRs in diesem Artikel näher bringen.
Was sind OKRs und warum sind sie so wichtig?
- Objectives sind das, „was wir tun wollen“. Sie sollten so formuliert werden, dass sie bestimmte Initiativen vorantreiben. Sie sollen einerseits eine Herausforderung darstellen, dabei aber umsetzbar bleiben. Wird ein Ziel erreicht, muss dies einen klaren Mehrwert für das Unternehmen haben.
- Key Results sind spezifische Messgrößen. Wie die Preisträgerin Marissa Mayer sagen würde: „Ohne Zahl ist es kein Schlüsselergebnis.“ Es werden also Zielwerte innerhalb eines Zielkorridors gesetzt. Wenn diese jedoch immer vollends erreicht werden, besteht die Gefahr, dass die Zielwerte zu niedrig angesetzt wurden. Im besten Fall liegt die Erfüllungsrate bei anspruchsvollen OKRs bei 60 bis 80 %.
Eine Studie der Dominican University of California hat gezeigt, dass bei Studienteilnehmern, die nicht nur Ziele festgehalten, sondern auch Messgrößen dafür aufgestellt haben und dabei den Fortschritt verfolgten, die Erfolgsquote fast doppelt so hoch war als bei denen, die nur Ziele festgehalten hatten.
In der Regel bietet es sich an, OKRs vierteljährlich zu überarbeiten und anzupassen. In diesem Zeitraum kann nämlich einiges erreicht und die Motivation über das ganze Jahr hinweg gehalten werden. Wir empfehlen in diesem Kontext 3-5 Objectives mit jeweils 2-4 Key Results. Versuchen Sie diese dabei immer wie folgt zu formulieren „Ich werde [Ziel], gemessen anhand von [Schlüsselergebnis].“
Nachfolgend stehen ein paar Beispiel-OKRs, anhand derer das strategische Portfoliomanagement gemessen werden kann.
1. Ausrichtung des Portfolios an den strategischen Zielen
Gemessen anhand von:
- 85 % der Portfolioelemente tragen zu mindestens einem Unternehmensziel bei
- Identifizierung aller Projekte (100 %), die unterdurchschnittlich laufen, und Streichung nicht zielorientierter Projekte
- X Treffen mit Senior-Stakeholdern
2. Förderung einer zielorientierten Unternehmenskultur
Gemessen anhand von:
- Erhalt von X % Rückmeldung bzgl. Projektbewertungsformularen (sind Projekte an Unternehmensstrategie und -vision ausgerichtet und erfüllen sie ihren Zweck?)
- Erstellung eines wertbasierten Belohnungssystem mit X Belohnungen pro Projekt
3. Innovation jenseits bestehender Schranken denken
Gemessen anhand von:
- Start von X neuen Projekten pro Monat
- Durchführung von X Studien in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Institutionen
- Herausgabe von X Artikeln zum Thema Innovation in Fachzeitschriften
4. Allgemeine Prozessoptimierung
Gemessen anhand von:
- Implementierung einer neuer Projektportfoliomanagement-Software
- Erhöhung der Anzahl von X aktiven Usern zu Y aktiven Usern im PPM-Tool
- Reduzierung von Support-Anfragen bzgl. der neuen Software um X % durch gezielte Schulungen
- Steigerung der durchschnittlichen Nutzung des PPM-Tools auf X Stunden/Minuten
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5. Optimierung des Projektportfolios
Gemessen anhand von:
- Einsatz von X Projektmanagern
- Durchführung von X Feedback-Runden
- Verbesserung der Durchführungszeit von Projekten um X %
Dies waren nur ein paar OKRs für den Anfang. Wir hatten aber so viele OKR-Ideen zur Messung des strategischen Portfoliomanagements, dass wir darüber ein ganzes E-Book geschrieben haben. Darin finden Sie jede Menge Informationen zum Thema und weitere Beispiele. Damit sind Sie bereit für die Arbeit mit OKRs.
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