In sechs Schritten zur erfolgreichen Stage-Gate-Implementierung
Bei der Implementierung von Stage-Gate werden generell drei Hauptphasen durchlaufen, die in diesem und den nächsten beiden Artikeln erläutert werden.
● Teil 1: Anforderungsdefinition
● Teil 2: Gestaltung des Stage-Gate-Prozesses
● Teil 3: Implementierung des Stage-Gate-Prozesses
In diesem Artikel beginnen wir mit der Anforderungsdefinition. Dabei muss berücksichtigt werden, dass sich Implementierungsphasen überlappen können, auch wenn hier versucht wird, sie möglichst linear zu erläutern. Daher ist Flexibilität ist in diesem Prozess von großer Bedeutung.
Die Identifizierung der Stage-Gate-Anforderungen ist essentiell
Gerade, wenn ein neuer Prozess eingeführt werden muss, müssen Anforderungen sorgfältig definiert werden. Dabei muss beachtet werden, dass nicht jede Anforderung umgesetzt werden kann. Und je mehr Personen involviert sind, desto komplexer wird dieser Prozess. Es lohnt es sich, die unternehmensspezifischen Anforderungen an Stage-Gate vorab gemeinsam mit den involvierten Personen zu definieren. So wird die Einigkeit innerhalb der Teams gestärkt und sichergestellt, dass sich jedes Teammitglied über Prozesse, Ziele und individuelle Erwartungen über den gesamten Prozess hinweg bewusst ist.
Grundlagen für die Stage-Gate-Implementierung schaffen
Obwohl jedes Unternehmen seine eigenen Ziele, Anforderungen und Herausforderungen hat, gibt es eine Reihe Best Practices, die die Chancen auf eine erfolgreiche Stage-Gate-Implementierung deutlich steigern.
Im Folgenden werden sechs Schritte beschrieben, die von Beginn an durchlaufen werden sollten:
Schritt 1: Abklärung mit dem Senior-Management
Wenn das Management oder andere Stakeholder nicht von Anfang an mit im Boot sind, um die Stage-Gate-Initiative voranzutreiben, ist der Erfolg des Prozesses insgesamt fraglich. Sofern Sie über diesen „Management Buy-In“ verfügen, können Sie Ihrem Prozess ein „Gesicht“ verleihen und mögliche Hindernisse leichter aus dem Weg räumen.
Schritt 2: Aufbau einer Task-Force
Ist die Unterstützung durch das Management erst einmal sichergestellt, muss ein Kernteam zusammengestellt werden. Dieses sollte zehn Mitglieder nicht überschreiten, um als Gruppe mit großer Handlungsfähigkeit agieren zu können und aus den Abteilungen und Sparten stammen, in denen Stage-Gate implementiert werden soll. Die Idee dahinter ist, dass alle relevanten Stimmen durch den Prozess hinweg Gehör finden und sich alle als Teil des Ganzen fühlen. Wie es Robert Cooper treffend beschreibt: „The vital thing to remember is ownership. If people have not had a hand in crafting the process, there’s not much likelihood that they’ll willingly adopt it”
Dabei ist es im gleichen Maße von Bedeutung, dass die Task-Force-Mitglieder vom Management speziell für diese Initiative freigestellt werden. Denn mit der Stage-Gate-Implementierung ist besonders in den ersten Phasen sehr viel Arbeit verbunden. Wenn die Task-Force-Mitglieder zu beschäftigt mit dem Alltagsgeschäft sind und sich nicht auf diesen Prozess konzentrieren können, wird dieser sich sehr lange hinziehen. Daher empfiehlt sich ein Team, das Vollzeit daran arbeitet.
Schritt 3: Planen Sie einen Kick-off für Stage-Gate
Ein Kick-off stellt sicher, dass das gesamte Unternehmen früh über den Prozess informiert wird. Häufig scheitert die Implementierung von Stage-Gate daran, dass die Task-Force nur isoliert arbeitet und die Kommunikation über den erreichten Fortschritt mit dem Rest des Unternehmens vernachlässigt. Dies kann sich negativ auf die Haltung der Mitarbeiter gegenüber der Initiative auswirken. Im schlimmsten Fall verlieren sie sogar jegliches Vertrauen in die Initiative.Es hilft hierbei, die anderen Mitarbeiter des Unternehmens als interne Kunden zu betrachten. Nehmen Sie sich vor, ihren Erwartungen gerecht zu werden und sie auf dem Laufenden halten. Nur so stellen Sie sicher, dass Sie den Draht zu den übrigen Kollegen nicht verlieren. Es ist wichtig, dass Ihre Kollegen verstehen, wieso Veränderungen wichtig sind und welche Vorteile bei ihrer täglichen Arbeit damit verbunden sind. Wo immer möglich sollten Ihre Kollegen einbezogen werden. So können Sie es schaffen, dass das gesamte Unternehmen hinter dem Vorhaben steht.
Schritt 4: Auswerten vergangener Projekte
Wenn etwas schiefläuft, muss zunächst das eigentliche Problem analysiert und erkannt werden, bevor Maßnahmen eingeleitet werden können. Dasselbe gilt für Ihre internen Prozesse. Daher empfiehlt es sich vor der Implementierung eines neuen Prozesses, etwa vorherige Projekte zu analysieren und herauszuarbeiten, was dabei gut und nicht so gut lief. Eine objektive Bewertung abgeschlossener Projekte bietet eine solide Basis, auf der Ihre Task-Force fundierte Lösungen entwickeln kann. Zudem erhalten Sie so empirische Daten, die aufzeigen, welche Probleme mit einem funktionierenden Stage-Gate Prozess in der Vergangenheit hätten vermieden werden können.
Schritt 5: Setzen Sie auf branchenrelevante Best Practices
Wenn Sie überstürzt mit der Stage-Gate-Implementierung beginnen, ist es gut möglich, dass Sie sich etwas überfordert fühlen. Gut, dass sich bereits viele andere Unternehmen mit dieser Thematik auseinandergesetzt haben und die kollektiven Erfahrungen zahlreich sind. Nutzen Sie also alle vorhandenen Informationen. Wenn Sie keinen Zugriff auf Erfahrungen aus erster Hand haben, gibt es auch umfangreiche Literatur, die sich mit den Best Practices zu Stage-Gate beschäftigt. Bei dieser Recherche muss auch stets der der finanzielle und der zeitliche Rahmen berücksichtigt werden. Je mehr Vorwissen Sie aufbauen, desto größer ist Ihre Erfolgswahrscheinlichkeit bei der Implementierung eines Stage-Gate-Prozesses.
Schritt 6: Nächste Schritte planen
Dies scheint zwar offensichtlich, wird jedoch des Öfteren vergessen. Daher stellen Sie einen Aktionsplan zusammen, sobald Sie sämtliche Anforderungen für die Stage-Gate-Implementierung definiert haben. Dieser muss nicht allzu detailliert oder kompliziert sein. Häufig genügt eine einfache Liste. Allerdings muss darin klar ersichtlich sein, wie das Ziel so schnell und effizient wie möglich zu erreichen ist. So weiß jedes Mitglied der Task-Force über die Rollenverteilung im Prozessverlauf bescheid. Wenn all diese Schritte berücksichtigt wurden, ist Ihr Team bereit für die Gestaltung eines Stage-Gate-Prozesses.
> Robert G. Cooper, Winning at New Products, 5th Edition, 2017
