Stellen Sie sich vor, Sie müssten eine Vielzahl von Projekten über mehrere Abteilungen hinweg durchführen. Beim Versuch, die Qualität der Projektmanagement-Prozesse zu verbessern, stapeln sich die Dokumente, die Berichte sind uneinheitlich und die Stakeholder sind frustriert, weil sie sich kein klares Bild von der Situation machen können.
Dieses Szenario kommt vielen Unternehmen bekannt vor, so auch Volkswagen Financial Services (VWFS) Italy – bis sie auf Planisware Orchestra stießen. Lassen Sie uns zunächst noch einmal den Vorzustand betrachten.
Ein fragmentiertes System
Jeder hat schon einmal in seinem Leben von Volkswagen gehört. VWFS Italy, eine Tochtergesellschaft der Volkswagen Financial Services AG, einem firmeneigenen Finanzdienstleister, unterstützt den Vertrieb der Marken der Volkswagen Gruppe mit spezifischen Finanz- und Mobilitätsdienstleistungen. Das Unternehmen ist in 18 Märkten vertreten und betreut eine Vielzahl von Projekten, von der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Entwicklung neuer Dienstleistungen. Innerhalb des letzten Jahrzehnts hatte das Unternehmen fundierte Projektmanagementmethoden eingeführt, um die Projektdurchführung zu optimieren. Mit der steigenden Anzahl von Projekten nahm auch die Komplexität zu.
„Wir waren uns bewusst, dass professionellere Prozesse eine bessere Selbstorganisation erfordern; Es war schwierig, die Qualität des Managements weiter zu steigern“, erinnert sich Alessandro Cirillo, IT-Projektmanager und PMO bei VWFS. „Projektkosten, Terminpläne und Ressourcendaten waren auf verschiedene Systeme verteilt. Die Berichte waren uneinheitlich, und es war aufwendig, sich einen Überblick zu verschaffen. Eine Umstellung war notwendig.“
Der Wendepunkt
Ende 2022 wurde bei VWFS beschlossen, Planisware Orchestra zu implementieren. Das Ziel war evident: VWFS wollte Projektdaten zentralisieren, das Berichtswesen optimieren und Projektmanagern die besten Werkzeuge an die Hand geben.
„Wir brauchten eine Lösung, die Komplexität bewältigen und gleichzeitig unsere Prozesse verbessern konnte“, erklärt Alessandro. „Wir strebten drei Dinge an: eine konsolidierte Datenbank, eine verlässliche Unterstützung der Projektmanager und eine benutzerfreundliche und leistungsfähige Benutzeroberfläche für das Reporting.“
Die Implementierung begann mit einem strukturierten Onboarding-Prozess. VWFS nahm an einem „Train-the-Trainer”-Programm teil, das von Planisware-Beratern geleitet wurde. Dieser Ansatz half dem Team, die Kernfunktionen von Orchestra zu verstehen, ermöglichte es ihnen darüber hinaus aber auch, die Anwendung an ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Jedoch war die Einführung des Tools auch mit Herausforderungen verbunden.
„Die größte Hürde bestand darin, bestehende Prozesse zu migrieren“, räumt Alessandro ein. „Wir mussten die Berichtsformate aus PowerPoint und Excel in Orchestra neu aufsetzen. Zu Beginn haben wir Orchestra noch so konfiguriert, dass es wie unsere alten Formate aussah, um den Übergang zu erleichtern.“
Doch der Aufwand hat sich ausgezahlt. Im April 2023 ging VWFS mit Orchestra live und die Software wurde schnell zum Werkzeug für das Projektreporting.
„Vor der Einführung von Orchestra verbrachten Projektmanager Stunden damit, Daten aus verschiedenen Tools zusammenzuführen“, sagt Alessandro. „Mittlerweile ist das Reporting optimiert, wodurch wir jeden Monat viele Stunden sparen. Manager erhalten Informationen in Echtzeit und auch Stakeholder können mit wenigen Klicks auf aktuelle projektbezogene Daten zugreifen.“
Eine neue Arbeitsweise
Heute nutzt VWFS Orchestra zur Verwaltung komplexer, unternehmensübergreifender Initiativen. Die Anwendung ist zu einem unverzichtbaren Werkzeug für die Abteilung IT Business Services geworden und dient als zentrale Informationsquelle für alle Projektdaten.
„Der größte Erfolg ist die Harmonisierung, die wir erreicht haben“, bemerkt Alessandro. „Alle haben einen einheitlichen und aktuellen Informationsstand und wir haben unsere Prozesse optimiert. Es kommt nicht nur auf Effizienz an, sondern auch darauf, Entscheidungen rechtzeitig treffen zu können.“
VWFS will es dabei jedoch nicht belassen. Das Team hat große Pläne für die Zukunft, darunter die Erweiterung des Ressourcen- und Kapazitätsmanagements, die Erschließung KI-gestützter Reportingfunktionen und die Anbindung von Orchestra an Tools wie Atlassian JIRA und Microsoft Power BI.
„Wir sind gespannt, wie sich Orchestra gemeinsam mit uns weiterentwickeln wird“, so Alessandro. „Orchestra ist nicht nur ein Software-Tool, sondern ein Partner auf unserem Weg zu einem besseren Projektmanagement.“
Gewonnene Erkenntnisse
Für Unternehmen, die eine ähnliche Umstellung erwägen, hat Alessandro einen Rat, der auf persönlicher Erfahrung beruht:
„Legen Sie klare Ziele fest und gehen Sie sie Schritt für Schritt an. Man kann Prozesse nicht über Nacht revolutionieren. Testen Sie die Anwendung mit Personen außerhalb des Kernteams und definieren Sie realistische KPIs. Denken Sie daran, dass die Einführung einer neuen Anwendung zusätzlichen Arbeitsaufwand bedeutet. Es benötigt Zeit sie aufzuziehen, ähnlich wie bei der Erziehung eines Kindes.“
Das Beispiel der Zusammenarbeit zwischen VWFS und Planisware Orchestra zeigt, wie wichtig Durchhaltevermögen und die geeigneten Tools sind. Transformation geschieht zwar nicht über Nacht, aber mit einer konkreten Zielsetzung und der richtigen Unterstützung ist eine nachhaltige Veränderung möglich.
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, um zu erfahren, wie Planisware Ihre Projektmanagementprozesse unterstützen kann.
