Immer mehr Unternehmen richten ein PMO ein. Wie kommt es dazu? Welche Aufgaben hat ein PMO und welchen Nutzen hat es für ein Unternehmen?
Aufgaben eines PMOs
Der Aufbau und die Aufgaben eines PMOs sind von Unternehmen zu Unternehmen anders. Im Allgemeinen handelt es sich bei einem PMO um eine unternehmensinterne Abteilung, in der Werkzeuge sowie Prozess- und Methodenwissen zum Thema Projektmanagement gebündelt werden.
Eine Zielsetzung eines PMOs ist die Standardisierung und Optimierung von Projektmanagementkosten. Das Projektmanagement wird als Ganzes betrachtet, um Prozesse und Methoden sowie Werkzeuge für eine einheitliche Projektumsetzung bereitzustellen.
Nutzen eines PMOs
Folgende Aufgaben können im Verantwortungsbereich eines PMOs liegen:
- Strategische Planung und Projektsteuerung
- Entwicklung von Best Practices und effektiven Prozessen
- Festlegung einer einheitlichen Projektsprache, Schaffung einer gemeinsamen Projektkultur und einheitlicher Verhaltensweisen in den Projekten
- Ressourcenmanagement
- Implementierung und Pflege von Projektmanagementwerkzeugen
Zudem können die Aufgaben eines PMOs auch die Verwaltung von Projektportfolios sowie die Schulung und Unterstützung von Projektmanagern umfassen.
Einige Zahlen
Im Jahr 2014 wurde von der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) in Zusammenarbeit mit der Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen eine Studie mit dem Thema Das PMO in der Praxis durchgeführt, an der 257 Mitarbeiter (PMO-Manager, PMO-Mitarbeiter, Projektmanager und operative Mitarbeiter) aus Unternehmen verschiedenster Größen teilnahmen. Anhand der Ergebnisse der Studie lassen sich zum einen die Vorteile der Einrichtung eines PMOs in einem Unternehmen und zum anderen die daraus resultierenden Schwierigkeiten ablesen:
- 94 % der Befragten stufen den allgemeinen Einfluss des PMOs auf ihr Unternehmen als sehr signifikant ein.
- 55 % der Befragten denken, dass ein PMO doppelte Projektarbeit verhindern kann.
- 42 % der Befragten sind überzeugt, dass mit einem PMO strategische Projektziele häufiger erreicht werden.
Gleichzeitig fehlen in vielen PMOs immer noch aussagekräftige Indikatoren zur Beurteilung ihres Wertbeitrags. 70 % der PMOs verfügen sogar über gar keine Indikatoren zur Beurteilung der Effizienz ihrer Aktionen. Folglich ist die Akzeptanz solcher PMOs im Unternehmen gering. Der erfolgreiche Aufbau eines PMOs setzt den Einsatz geschulter Coaching-Teams voraus, die auch Kriterien für die Leistungsbeurteilung eines PMOs definieren.
