Ihr PMO möchte in Ihrem Unternehmen Projektmanagementprozesse etablieren? Lesen Sie hier, warum sich der Stage-Gate-Prozess zum Einstieg besser eignet, als so manch andere Methode.
Dies ist der zweite Teil einer mehrteiligen Reihe zum Thema Stage-Gate. Den ersten Teil der Reihe finden Sie hier.
Grund 1: Eine effizientere Projektdurchführung mit Stage-Gate
Die Durchführung eines Projekts kann ziemlich unkoordiniert sein, insbesondere wenn es sich dabei um eine Neuproduktentwicklung oder um eine Softwareentwicklungsprojekt handelt.
Stage-Gate bietet dahingehend einen ganzheitlichen, strukturierten und transparenten Prozess:
•Transparent: Bei Verwendung des Stage-Gate-Prozesses sind die Projekte und deren Status für alle Beteiligten sichtbar. So kann eine übersichtliche Roadmap für die Managementebene, sämtliche Projektbeteiligte und sogar die Kunden erstellt werden.
•Strukturiert: Da es sich bei Stage-Gate um einen strukturierten Prozess handelt, ist es für Projektmanager einfacher nachvollziehbar, wann sie welche Aufgaben im Rahmen des Prozesses ausführen müssen und welche Ergebnisse zu bestimmten Zeitpunkten vorliegen sollten.
•Ganzheitlich: Stage-Gate ist das Ergebnis umfassender Analysen des Projektmanagementprozesses bei Innovationsführern und bildet deren Best Practices ab. Er enthält darüber hinaus sämtliche für die Projektdurchführung wichtigen Schritte und hilft dabei, Fehler zu vermeiden.
Grund 2: Stage-Gate kann auf sämtliche Projektarten angewendet werden
Für die Anwendung des Stage-Gate-Prozesses ist es unerheblich, ob an einem Projekt 1.000 oder nur 10 Mitarbeiter beteiligt sind und ob dieses standortübergreifend oder nur an einem Standort durchgeführt wird. Ebenso wenig spielt es eine Rolle, ob anhand des Projekts ein neues Auto entwickelt, eine Software implementiert, eine Weltraumrakete gebaut oder ein lebensrettendes Medikament auf den Markt gebracht wird. Der Stage-Gate-Prozess kann branchenübergreifend und über sämtliche Projektarten hinweg (IT, Produktentwicklung, interne Prozesse usw.) zur Strukturierung und Durchführung von Projekten eingesetzt werden.
Grund 3: Stage-Gate ist unkompliziert und einfach anwendbar
Für die erfolgreiche Anwendung des Stage-Gate-Prozesses müssen weder komplexe Begrifflichkeiten noch komplizierte Konzepte erlernt werden. Im Gegenteil, der Stage-Gate-Prozess orientiert sich an unseren natürlichen Verhaltensweisen: Arbeitet jeder Einzelne an etwas anderem, so liegt es in der Natur des Menschen, gemeinsam in regelmäßigen Abständen den Fortschritt der Arbeit und die Qualität der Ergebnisse analysieren zu wollen.
Die Tatsache, dass der Prozess auf einer logischen und strukturierten Schrittabfolge basiert, steigert zudem die Akzeptanz der Mitarbeiter bei der Einführung des Prozesses.
Grund 4: Stage-Gate ist flexibel und einfach zu implementieren
Aufgrund seiner modularen Struktur kann der Stage-Gate-Prozess an verschiedenste Bedürfnisse angepasst werden. So sind neben einfachen Modellen mit 3 Phasen und 2 Gates auch umfangreichere Modelle mit 5 Phasen und 4 Gates denkbar. Der Prozess kann somit gänzlich an die Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens angepasst werden.
Innerhalb eines Unternehmens oder Abteilung können auch verschiedene Stage-Gate-Modelle verwendet werden. Einige Planisware-Kunden setzen parallel eine Vielzahl unterschiedlicher Modelle ein, die jeweils auf verschiedene Projektanforderungen abgestimmt sind (für kleine und. große Projekte, für unterschiedliche regulatorische Anforderungen usw.).
Der Stage-Gate-Prozess kann zudem gut skaliert werden: Sie können mit der Einführung eines einfachen Modells in einer Abteilung beginnen und dieses nach und nach für komplexere Projekte anpassen, sodass ein globaler Prozess entsteht, der über das gesamte Unternehmen hinweg eingesetzt wird.
Diese Vorgehensweise wurde von vielen Planisware-Kunden bei der Stage-Gate-Implementierung angewandt.
Grund 5: Mit Stage-Gate werden Risiken automatisch vermindert
Stage-Gate-Prozesses kann helfen, Projektrisiken zu reduzieren:
• Der Stage-Gate-Prozess bildet den gesamten Projektlebenszyklus ab. Dadurch wird sichergestellt, dass bei der Projektdurchführung kein wichtiger Schritt vergessen wird. Zudem dienen die Pflichtliefergegenstände am Ende der einzelnen Phasen als zusätzlicher Schutzmechanismus.
• Durch den phasenspezifischen Fokus wird das Projektrisiko insgesamt vermindert, da die Projektkosten gestaffelt anfallen und im Laufe des Projekts zunehmen: Beim Start des Projekts liegt die volle Aufmerksamkeit auf der Durchführung der ersten Phase (Idee/Konzept), in der in den meisten Fällen auch am wenigsten Kosten anfallen. In der zweiten Phase (Prototyp) werden dann schon mehr Ressourcen benötigt, die Aufgaben sind jedoch weniger kompliziert. Bis zu diesem Zeitpunkt können die größten Hürden für die Projektdurchführung bereits identifiziert und Konzepte erarbeitet werden, wie diese umgangen werden können.
• Folglich wird der größte Anteil der prognostizierten Projektkosten erst in der letzten Projektphase, der Markteinführung, freigegeben.
• Aufgrund des Aufbaus des Stage-Gate-Prozesses bilden die Gates wichtige Kontrollpunkte, an denen die Ausrichtung des Projekts auf die Unternehmensziele bzw. -strategie überprüft und eventuelle Änderungen vorgenommen werden können, um sicherzustellen, dass das Projekt den Unternehmens- bzw. Abteilungszielen entspricht.
• Oftmals setzen Unternehmen den Stage-Gate-Prozess so auf, dass im Rahmen von Liefergegenständen auch Finanzdaten an bestimmten Gates abgeliefert werden müssen, die im Laufe des Projekts immer weiter zu präzisieren sind. So werden sowohl die Kosten als auch die Kapitalrendite des Projekts von Anfang an berücksichtigt.
Nachdem der Fokus dieses Artikels auf den Vorteilen des Stage-Gate-Prozesses lag, werfen wir im nächsten Artikel dieser Reihe einen Blick auf die drei am häufigsten angeführten Kritikpunkte hinsichtlich des Stage-Gate-Prozesses.
Wie können Unternehmen Risiken in Neuproduktentwicklungsprojekten reduzieren?
Neuproduktentwicklungsprojekte zählen allgemein zu den risikoreicheren Projekten. Im Rahmen dieses Interviews spricht Robert Cooper, Erfinder des Stage-Gate-Prozesses, über verschiedene Strategien, die zur Verminderung von Risiken bei Produktneuentwicklungsprojekten eingesetzt werden können.
