Im Projektmanagement hat jeder Projektmanager eine etwas andere Vorstellung von dem, was er als Erfolg definiert. Dies hängt vor allem von Erfahrung, Kenntnissen und Arbeitskontext ab.
Erfolgsindikatoren können greifbare Elemente sein, wie die Anzahl der verwalteten Projekte, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums oder im Rahmen eines bestimmten Budgets fertiggestellt werden. Zu den Erfolgsfaktoren lassen sich aber auch der Grad der Übereinstimmung eines Projekts mit der globalen Unternehmensstrategie oder das Maß der mit dem Projekt erzielten Kundenzufriedenheit zählen. Es gibt noch weitere Erfolgsindikatoren, wie etwa effiziente Kommunikation, starke Zusammenarbeit oder Commitment sämtlicher Stakeholder. Damit wird deutlich, dass es viele Arten gibt, die Projektleistung zu messen. Daher wollen wir in diesem Artikel einige wichtige Fragen zum Thema Project Performance beantworten.
Warum ist es überhaupt wichtig, Projektleistung und Projekterfolg zu definieren bzw. zu messen?
Grundsätzlich lässt sich sagen, was gemessen wird, wird auch besser gemanagt. Durch Erfolgsmessungen kann die Projektleistung verbessert werden. Regelmäßige Messungen der Projektleistung wiederum ermöglichen dem Team, sich erreichbare Ziele zu setzen.
Nur wenn von Seiten der Projektmanager definiert ist, was Erfolg im Rahmen des jeweiligen Projekts bedeutet, kann dieser auch erreicht werden. Projektanforderungen spielen dabei eine entscheidende Rolle. Logischerweise sollte die Zieldefinition zu Beginn des Projekts erfolgen, damit alle Stakeholder und Teammitglieder ein gemeinsames Ziel vor Augen haben. Denn während auf Teamebene Erfolgsfaktoren wie Zeit, Kosten, Umfang und Qualität weit verbreitet sind, ist es bei der Unternehmensführung wahrscheinlich das Ziel, mit dem Projekt die Unternehmensstrategie voranzutreiben. Von Kundenseite sind es wiederum völlig andere Aspekte, die zählen.
Die Lösung für diese Interessenkonflikte liegt darin, sich zusammenzusetzen und von Anfang an gemeinsame Erfolgskriterien zu definieren.
Elizabeth Harrin beschreibt in ihrem Blog „The Girl’s Guide to Projectmanagement“ diese Erfolgskriterien als Standards, anhand derer zu Projektende von Seiten der Projektbeteiligten entschieden werden kann, ob das Projekt ein Erfolg ist. Die Definition der Projektziele sollte daher in Zusammenarbeit aller Beteiligten erfolgen und in der Project-Charter, also dem Projektauftrag, dokumentiert werden. Nur so lassen sich die Ziele klar zurückverfolgen.
Wie lässt sich Projekterfolg definieren?
Erfolgskriterien sollten leicht zu messende Elemente beinhalten, wie die Einhaltung von Fristen und Budgets, das Erreichen von Kosten- und Umfangszielen sowie der Umgang mit Projektrisiken (z. B. Mitarbeitersicherheit, Umweltauflagen usw.).
Natürlich müssen nicht all diese Punkte mitaufgenommen werden – drei oder vier davon würden bereits reichen. Gerade wenn es sich um ein mittelständisches Unternehmen handelt, sind die Frist- und Budgeteinhaltung sowie das Erreichen eines bestimmten Kostenziels völlig ausreichend.
Doch bei Großunternehmen etwa aus dem Bergbau- oder Energiesektor sollte das Risikomanagement einen weit größeren Stellenwert einnehmen und daher auch Teil der Erfolgskriterien sein. Dabei darf nicht vergessen werden, dass diese Aspekte so individuell wie das Projekt selbst sind.
Kundenzufriedenheit ist ebenso ein bedeutender Erfolgsindikator und dabei spielen weder die Branche noch die Größe eines Unternehmens eine Rolle. Denn letztendlich ist immer der Kunde König. Am Ende eines jeden Projekts empfiehlt sich daher die Durchführung einer Projektretrospektive, die alle Beteiligten miteinschließt (vom Senior Management über den Kunden bis hin zu Lieferanten). So erhält man ein umfängliches Feedback, welches für zukünftige Projekte von großem Wert sein kann.
Wie lässt sich der Erfolg eines Projektmanagers messen?
Fakten und Metriken sind wichtig, dabei dürfen aber niemals zwischenmenschliche Aspekte vergessen werden, wie das Verhalten von Projektmanagern und anderen Teammitgliedern oder etwa die Zufriedenheit im Team, die Qualität der Arbeit sowie die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Teams. Das Menschliche darf insbesondere bei komplexen Projekten niemals zu kurz kommen.
Auch bei der Bewertung der Arbeit eines Projektmanagers gibt es diverse Kriterien, die zu beachten sind. Zum einen lässt sich der Erfolg eines Projektmanagers etwa aufgrund der Anzahl erfolgreich beendeter Projekte evaluieren. Zum anderen ist aber auch eine Bewertung hinsichtlich seiner Fähigkeit, sein Team zu motivieren, denkbar. Dabei würde der eigentliche erfolgreiche Abschluss des Projekts in den Hintergrund rücken, wenn es sich um ein Projekt handelt, bei dem die Erfolgskriterien eher subjektiv sind und von vielen Aspekten abhängen. Es kommt vielmehr darauf an, dass die Projektmanager eine „Das schaffen wir“-Haltung an den Tag legen, die sich positiv auf die Projektergebnisse auswirkt.
Ein entscheidendes Kriterium zur Bewertung der Leistung von Projektmanagern ist aber auch insbesondere deren Umgang mit Krisensituationen. Im besten Fall gelingt es ihnen, eine Krisensituation in eine Chance zu verwandeln. Diese Fähigkeit ist sehr viel wert.
Wie so oft spielen bei der Bewertung von Projekten und der Arbeit von Projektmanagern menschliche Faktoren eine entscheidende Rolle. Zu diesen zählen persönliche Erfahrung, der Charakter und der Arbeitsstil. Diese menschlichen Faktoren müssen von Anfang an als Einflussfaktoren berücksichtigt werden, damit auch das Beste aus jedem Mitarbeiter im Sinne des definierten Projekterfolgs herausgeholt werden kann.
Quellen:
http://www.inc.com/ilya-pozin/6-ways-to-measure-the-success-of-any-project.html
http://www.girlsguidetopm.com/2015/01/the-definitive-guide-to-project-success-criteria/
http://mobileservices.texterity.com/pmnetwork/october_2015?pg=25#pg25