Entdecken Sie, wie der partnerschaftsorientierte Onboarding‑Ansatz von Planisware in fünf Phasen Organisationen dabei unterstützt, Orchestra sicher einzuführen und langfristigen Erfolg im Projektportfoliomanagement zu erzielen.
Die größte Herausforderung beim Onboarding einer Projektportfoliomanagement‑(PPM‑)Lösung ist nicht die Technologie selbst, sondern der Wandel, den sie während des Onboardings erfordert und zu wissen, wo man überhaupt anfangen soll.
Schon bald werden Sie all Ihre Daten an einem zentralen Ort bündeln, als gemeinsame „Single Source of Truth“. Die Kommunikation zwischen Ihren verschiedenen Standorten wird sich durch geteilte Dashboards und Echtzeitupdates spürbar verbessern, und über das gesamte Portfolio hinweg entsteht eine konsistente, einheitliche Projektstory. Genau deshalb haben Sie sich für Planisware Orchestra entschieden.
Doch welche Schritte sind notwendig, um diese transformativen Vorteile tatsächlich zu realisieren? Und wie stellen Sie sicher, dass die richtigen Personen die Funktionen von Orchestra so nutzen, dass Ihre Arbeit spürbar erleichtert wird?
Das Onboarding ist eine entscheidende Phase, in der festgelegt wird, wie Ihr Team langfristig Vertrauen in die PPM‑Lösung aufbaut und erfolgreich damit arbeitet. Deshalb arbeiten wir bei Planisware partnerschaftlich mit Ihnen zusammen, um Ihre Anforderungen an Orchestra zu verstehen und einen schrittweisen Onboarding‑Prozess einzubetten, der früh Schwung erzeugt und eine nachhaltige, wirkungsvolle Nutzung ermöglicht.
In diesem Artikel beleuchten wir die Rolle der Partnerschaft im Onboarding sowie die empfohlenen Schritte, damit Sie von Anfang an einen echten Mehrwert aus Orchestra ziehen können.
Die Rolle der Partnerschaft im Onboarding
Der Aufbau einer starken Partnerschaft ermöglicht es uns bei Planisware, Sie optimal bei der Einführung von Orchestra in Ihrem Team zu unterstützen und sicherzustellen, dass die Lösung langfristig echten Mehrwert schafft. Unsere Aufgabe ist es, diese Zusammenarbeit aktiv zu gestalten, sodass Orchestra sich zu einem strategischen Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen entwickeln kann.
Wie wir mit Ihnen zusammenarbeiten
Definition Ihrer Ziele: Wir unterstützen Sie dabei, Ihre Ziele klar zu definieren. Dazu betrachten wir Ihre übergeordneten Unternehmensziele sowie Ihre geplante Entwicklung in sechs, zwölf und vierundzwanzig Monaten. Anschließend stimmen wir Orchestra so darauf ab, dass die Lösung Ihre Ziele optimal unterstützt. Dadurch werden die Funktionen sichtbar, auf die sich Ihr Team am meisten verlassen wird, und wir können die Implementierung in der Reihenfolge priorisieren, die den größten Mehrwert bringt.
Offene Kommunikation und langfristige Zusammenarbeit: Je offener die Kommunikation ist, desto weniger blinde Flecken entstehen, was eine deutlich schnellere Problemlösung während des Onboardings ermöglicht. Die enge Zusammenarbeit schafft einen reibungslosen Weg hin zur vollständigen Integration von Orchestra.
Teamtraining und Feedback: Damit Orchestra wirklich zu Ihrer Lösung wird, ist es entscheidend, Ihr Team frühzeitig mit passgenauen Trainings einzubinden. Ihre Mitarbeitenden arbeiten täglich mit der Plattform und stellen sicher, dass sie eine verlässliche „Single Source of Truth“ bleibt. Das gelingt nur, wenn sie genau wissen, wie sie Orchestra optimal nutzen und wenn die Lösung so angepasst ist, dass sie ihren Anforderungen entspricht.
Deshalb begleiten wir Sie eng im gesamten Prozess: Wir sammeln gemeinsam Feedback aus dem täglichen Einsatz, bereiten es strukturiert auf und übersetzen es in gezielte Anpassungen der Plattform. So erhöhen wir die Nutzerfreundlichkeit Schritt für Schritt und schaffen zusätzlichen Mehrwert für Ihr gesamtes Team.
Leistungskennzahlen und kontinuierliche Verbesserung: Neben dem laufenden Feedback verfolgen wir relevante KPIs, um den Erfolg eindeutig messbar zu machen. So identifizieren wir frühzeitig Potenziale für gezielte Optimierungen. Auf dieser Basis verfeinern wir die Nutzung von Orchestra, und durch regelmäßige Reviews sowie konsequente Anpassungen stellen wir eine kontinuierliche Weiterentwicklung sicher.
Risikomanagement und Marktbewusstsein: Durch einen offenen und kontinuierlichen Austausch können wir Risiken frühzeitig erkennen, gemeinsam angehen und Entwicklungen in Markt und Technologie rechtzeitig einordnen. So stellen wir sicher, dass uns keine Veränderung überrascht. Dabei geht es nicht nur darum, Probleme zu vermeiden, sondern auch darum, Veränderungen flexibel und widerstandsfähig zu meistern.
Erfolge feiern: Wir finden es wichtig, jedes erreichte Etappenziel bewusst zu würdigen. Jeder Meilenstein bringt uns gemeinsam einen Schritt näher an die vollständige Integration von Orchestra. Diese Fortschritte sind mehr als bloße Checkpoints, sie sind wertvolle Gelegenheiten, das Momentum in Ihrer gesamten Organisation zu stärken und weiterzutragen.
Erfolge nutzen, Verantwortung teilen
Wirklicher Erfolg mit Orchestra entsteht nie dadurch, dass eine Partei allein arbeitet oder die Lösung „von selbst“ wirkt. Er entsteht durch eine Partnerschaft, in der beide Seiten ihre jeweiligen Stärken einbringen.
Wir bringen bewährte Best Practices und erprobte Methoden mit, und Sie stellen eine Product‑Owner‑Rolle, die Verantwortung für Designentscheidungen, Implementierungsoptionen und kontinuierliche Weiterentwicklungen übernimmt. Durch diese enge Zusammenarbeit stellen wir sicher, dass alle Maßnahmen konsequent an Ihren strategischen Zielen ausgerichtet bleiben, auch dann, wenn Orchestra längst Teil des täglichen Geschäftsbetriebs geworden ist.
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Fünf Phasen, die das Onboarding zu einem strategischen Vorteil machen
Onboarding bedeutet weit mehr, als ein System in Betrieb zu nehmen. Jede Phase sollte das Vertrauen in die neue Lösung stärken. Damit Ihre Einführung reibungslos und erfolgreich verläuft, arbeiten wir mit einem klar strukturierten Fünf‑Phasen‑Ansatz. Jede Phase ist darauf ausgelegt, blinde Flecken zu reduzieren und Ihnen die Agilität zu geben, die Sie benötigen, um eine grundlegende Veränderung in der Art und Weise zu meistern, wie Sie Ihre Portfolios steuern und in Ihrem Team zusammenarbeiten.
Phase 1: Initiierung und Kennenlernen
Die Initiierung bildet den echten Startpunkt in ein neues Kapitel Ihres Projektportfoliomanagements und legt die Grundlage für Klarheit und Orientierung. In dieser Phase beginnt unsere Partnerschaft. Sie lernen unsere Implementierungsexpertinnen und ‑experten kennen, die den gesamten Onboarding‑Prozess anhand Ihrer geschäftlichen Ziele strukturieren. Durch ausführliche Gespräche stellen wir sicher, dass Ihre Anforderungen präzise verstanden werden und Sie während jeder Etappe umfassend unterstützt sind.
Im Mittelpunkt stehen hier die Menschen: Wir sorgen für einen nahtlosen Übergang vom Vertriebsteam zu den Delivery‑Expertinnen und ‑Experten und schaffen Klarheit über Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten.
Phase 2: Den Weg strukturiert gestalten
Eine gute Vorbereitung ist entscheidend, um anfängliche Dynamik in einen klaren, umsetzbaren Plan zu überführen. In dieser Phase legen wir das operative und funktionale Fundament für den weiteren Erfolg. Wir empfehlen, zunächst mit den vorkonfigurierten Standardfunktionen von Orchestra zu arbeiten. Das beschleunigt nicht nur den Start, sondern verhindert auch, dass Prozesse unnötig neu erfunden werden, und stellt sicher, dass Ihre Implementierung von Beginn an auf bewährten Branchenstandards aufbaut.
Diese Basis verschafft uns einen hervorragenden Ausgangspunkt, um zu erkennen, was bereits gut funktioniert und an welchen Stellen gezielte Anpassungen sinnvoll sind.
Dabei ist es wichtig, sich bewusst zu machen, dass es sich nicht nur um eine reine Softwareimplementierung handelt, sondern um eine Initiative zur Verbesserung von Geschäftsprozessen. Die Software ist nur ein Teil der Lösung. Auch Menschen und Abläufe müssen sich gegebenenfalls weiterentwickeln, damit der volle Nutzen realisiert werden kann.
In Phase zwei erhalten Sie Zugang zu Orchestra Engage, unserer schrittweisen E‑Learning‑Plattform, sowie zu einer Übungsumgebung, in der Sie vollkommen risikofrei testen und erste Erfahrungen sammeln können.
Phase 3: Feinabstimmung und Umsetzung
In dieser Phase passen wir die Plattform gezielt an Ihre Anforderungen an. Sie können mit funktionalen und technischen Workshops rechnen sowie mit praxisnaher Unterstützung bei der Konfiguration durch Ihr Team und unseres. In diesen Gesprächen entsteht eine Lösung, die sich konsequent an den Bedürfnissen Ihres Teams orientiert. In dieser Phase schaffen wir Klarheit und Verlässlichkeit: Wir bereiten Ihre Daten auf, richten die Arbeitsumgebung ein und stellen sicher, dass alle Voraussetzungen für einen erfolgreichen Start erfüllt sind.
Phase 4: Bereit zum Go‑Live
Nachdem die Trainings durchgeführt wurden und die Plattform an Ihre Anforderungen angepasst ist, folgt nun der Go‑Live – der Moment, in dem Sie den operativen Nutzen von Orchestra voll ausschöpfen können. Währenddessen stehen Ihnen sowohl unsere Customer‑Support‑Plattform als auch unser begleitendes Onboarding‑Team zur Seite, um einen reibungslosen Ablauf in jeder Phase sicherzustellen.
Nach der Inbetriebnahme besprechen wir gemeinsam erstes Feedback und klären offene Fragen. Sobald sich das System in den regulären Arbeitsalltag integriert, verlagert sich der Schwerpunkt von der Projekteinführung hin zu operativer Exzellenz. So können wir kontinuierlich Verbesserungen vorantreiben, während Ihr Portfolio weiterwächst.
Phase 5: Den Blick nach vorn richten
In dieser Phase richtet sich der Fokus auf langfristige Exzellenz. Ziel ist es, dass Ihre Organisation innovativ bleibt und sich flexibel anpasst, wenn sich Governance‑Anforderungen ändern oder Ihre Portfolios weiterentwickeln. Wir verstehen Support dabei als strategischen Enabler, der maßgeblich dazu beiträgt, dass Orchestra für zahlreiche Unternehmen zu einer echten Erfolgsgeschichte geworden ist.
Sobald die Plattform im Regelbetrieb ist, wird die tägliche Stabilität durch klar definierte Prozesse sichergestellt, die den Support planbar und effektiv machen. Alle Anfragen und Probleme werden über ein Ticket‑System erfasst, priorisiert und transparent bearbeitet, so geht nichts verloren, und jeder Schritt ist nachvollziehbar.
Der Support ist in mehrere Ebenen gegliedert:
- Level 1: Hier beantworten Ihre Administratorinnen und Administratoren oder unser Customer Support alltägliche Fragen und lösen einfache Probleme.
- Level 2: Themen, die tiefere Expertise benötigen, werden an unsere Solution Consultants weitergegeben, die komplexere Fragestellungen analysieren und beheben.
- Level 3: Für technische Herausforderungen wie Softwarefehler oder Funktionsanfragen wird unser Entwicklungsteam eingebunden.
Um eine rechtzeitige Bearbeitung sicherzustellen, definieren Service Level Agreements (SLAs) klare Reaktions‑ und Lösungsziele. Ergänzend bietet eine umfassende Wissensdatenbank, unterstützt durch KI‑gestützte Suchfunktionen, Ihrem Team jederzeit Zugriff auf Dokumentationen, FAQs und Best Practices. Bei Bedarf können Sie sich zudem direkt mit technischen Expertinnen und Experten austauschen.
In der Praxis bedeutet das: Auch nach dem Go‑Live steht Ihre Organisation nicht allein da. Ein strukturiertes, mehrstufiges Support‑System stellt sicher, dass alle Anliegen erfasst, priorisiert und gelöst werden – schnell, transparent und ohne Unterbrechungen im täglichen Betrieb.
Warum ein phasenorientierter Ansatz so wichtig ist
Wir haben festgestellt, dass dieser fünfstufige Prozess den Erfolg im Projektportfoliomanagement deutlich beschleunigt, ohne Ihr Team zu überfordern und ohne Sie nach der Einführung „mit dem Tool allein zu lassen“. Unser Onboarding ist bewusst so gestaltet, dass es sowohl motivierend als auch befähigend wirkt. Dadurch können Informationen besser verarbeitet werden und Ihr Team fühlt sich sicher, bevor es in den Echtbetrieb geht. Die Kombination aus Sandbox‑Umgebung und verschiedenen Trainingsformaten stellt sicher, dass unterschiedliche Lernstile berücksichtigt werden.
Wir nennen diesen Ansatz die Journey of Success, einen fünfstufigen Weg, der unseren Kundinnen und Kunden nachhaltigen Mehrwert bietet. Dabei geht es nicht nur darum, ein Tool einzuführen, sondern darum, echte und dauerhafte Portfolioreife zu erreichen.
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Einblicke aus unserem Team
„Das Onboarding von Orchestra bedeutet weit mehr als das Bereitstellen einer Software: Es geht darum, Menschen zu befähigen, Prozesse zu verfeinern und echten Wandel voranzutreiben. Mit der richtigen Vorbereitung, klaren Zielen und einer kooperativen Haltung wird das Onboarding zu einer strategischen Reise, die Mehrwert schafft, ohne komplex zu sein. Es geht nicht nur darum, zu starten, sondern die Basis für langfristigen Erfolg zu legen. Wir begleiten, unterstützen und feiern gemeinsam jeden Meilenstein mit unseren Kundinnen und Kunden.“
— Sonja Anderson, Principal Solution Consultant für Orchestra bei Planisware
