Im Gespräch mit Evon Ng, der Gründungsdirektorin des Office of Strategy Management (OSM) an der Singapore Management University (SMU), beleuchten wir die Herausforderungen ihres Teams, die umgesetzten Maßnahmen und die heute sichtbaren Ergebnisse.
Das Problem: Der strategische Plan von SMU wuchs schneller, als er verwaltet werden konnte
2021 startete die Singapore Management University (SMU) mit SMU2025 ihren ersten strategischen Plan, der die gesamte Universität umfasste. Ziel war es, transformative Lehre zu fördern, Spitzenforschung auszubauen und die Vernetzung mit der Stadt sowie internationalen Partnern zu stärken. Zahlreiche Ideen aus allen Schools, Offices, Zentren und Instituten wurden in einem gemeinsamen Fahrplan für Wachstum und Wirkung gebündelt.
Für die Umsetzung des Plans gründete SMU das Office of Strategy Management (OSM). Doch das kleine Team aus vier Personen stellte schnell fest, dass Excel dem Umfang und der Komplexität des Projekts nicht gewachsen war. Jeder Reporting‑Zyklus entwickelte sich zu einer aufwendigen Mammutaufgabe: Excel‑Dateien wurden an alle Einheiten verschickt, Wochen später mühsam eingesammelt und anschließend per Hand zu einer Master-Datei zusammengeführt. Unterschiedliche Versionen, Fehler und veraltete Daten waren die Folge.
Der Großteil der Arbeitszeit floss in die Pflege und Konsolidierung von Tabellen – anstatt in die eigentliche strategische Begleitung der Initiativen.
„Wir haben sechs bis acht Wochen gebraucht, um zweimal im Jahr die Updates vorzubereiten“, berichtet Evon Ng, Founding Director des OSM. „Damit haben wir fast ein Drittel des Jahres mit der manuellen Zusammenführung von Daten verbracht.“
Die Lösung: Planisware Orchestra verschlankt Planung und Reporting
2023 entschied sich SMU dafür, die Excel‑Landschaft durch Planisware Orchestra zu ersetzen. Die Plattform bietet dem OSM-Team nun eine zentrale Lösung, um Initiativen zu verfolgen, Fortschritte zu messen und Ressourcen im Blick zu behalten. Die Einheiten liefern ihre Updates heute in einem konsistenten, strukturierten Format. Dadurch erhält die Universitätsleitung schneller umfassende und zuverlässige Einblicke.
Mit Orchestra wurden Planung, Reporting und Abstimmung deutlich effizienter:
Updates, die früher zwei Monate in Anspruch nahmen, sind heute in vier Wochen erledigt – der Aufwand hat sich nahezu halbiert. Dank Live-Dashboards gibt es eine einzige, verlässliche Datenquelle für Entscheidungen.
Die OSM‑Mitarbeitenden können sich nun auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Kolleginnen und Kollegen unterstützen, Datenqualität verbessern und Projekte mit hohem strategischem Impact vorantreiben. Gleichzeitig kann die Führung schneller Initiativen beenden, die nicht zu den Zielen der Universität passen, und Ressourcen auf wirkungsstärkere Vorhaben lenken.
„Planisware Orchestra hat komplett verändert, wie man auf das Office of Strategy Management blickt“, sagt Evon. „Früher galten wir als reine Administratoren, die Fortschrittsupdates einholen. Heute werden wir als strategische Partner gesehen, die Entscheidungen vorbereiten und die Umsetzung der Strategie über die gesamte Universität hinweg unterstützen.“
Das Ergebnis: OSM entwickelt sich zum strategischen Einflussfaktor für SMUs Zukunft
Heute spielt das OSM eine weit zentralere Rolle im strategischen Management der Universität. Mit Planisware Orchestra kann das Team klare, belastbare Einblicke liefern, die der Führung schnelle und fundierte Entscheidungen ermöglichen. Anstatt Monate in Excel zu investieren, arbeitet OSM nun direkt mit den Einheiten an Herausforderungen, verbessert Datenqualität und lenkt den Fokus auf Projekte, die den größten Mehrwert schaffen.
Die Wahrnehmung des OSM hat sich grundlegend verändert: Aus einer administrativen Back‑Office‑Funktion wurde ein strategischer Berater. Das Team identifiziert Risiken, findet Chancen und spricht Empfehlungen an die Universitätsleitung aus. Auch die Führungsmeetings selbst haben sich gewandelt – sie konzentrieren sich heute stärker auf Ergebnisse statt auf Berichte. Entscheidungen werden schneller getroffen, Ressourcen zielgerichtet verschoben, und SMU gewinnt an Dynamik, während sich die Universität auf ihren nächsten großen Meilenstein vorbereitet: SMU 2030.
„Wir können uns endlich auf Ergebnisse konzentrieren, nicht auf das Zusammentragen von Updates“, fasst Evon zusammen. „Heute liefern wir der Führung wertvolle Einblicke – und zeigen, wo ihre Entscheidungen echte Wirkung entfalten.“
