Globale Teams erfolgreich mit Planisware Orchestra steuern

Im Interview erläutert Vincent Godot, Head of PMO bei Essilor, wie Orchestra PPM (Project Portfolio Management) Zusammenarbeit, Ressourcensteuerung und Dokumentenmanagement über Standorte und Zeitzonen hinweg vereinheitlicht.

Über die Essilor-Gruppe

Essilor ist der Weltmarktführer bei Korrektionsgläsern. Der Erfolg der Gruppe, die in mehr als 100 Ländern vertreten ist, beruht auf einer Strategie, die seit mehr als 160 Jahren von Innovation getragen wird. Vom Design bis zur Fertigung entwickelt die Gruppe ein breites Sortiment an Gläsern zur Korrektur und zum Schutz des Sehvermögens.

Ihre Mission lautet, „das Leben aller Menschen weltweit durch besseres Sehen zu verbessern", indem sie Gläser entwickelt, die auf deren Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die Gruppe investiert daher jährlich mehr als 150 Millionen Euro in Forschung und Innovation, um immer leistungsfähigere Produkte anzubieten. Sie beschäftigt rund 60.000 Mitarbeitende, erzielt über 6,5 Milliarden Euro Umsatz und produziert etwa 500 Millionen Gläser pro Jahr.

Die Gruppe vereint 3 zentrale Erfolgsfaktoren: die Stärke ihres Unternehmenszwecks, eine klare Strategie und ein einzigartiges Wachstumsmodell aus Innovation und Partnerschaft. Um die langfristige Entwicklung zu sichern, verfolgt Essilor eine Wachstumsstrategie auf 4 Säulen: Innovation, Fokussierung auf das mittlere Marktsegment, internationales Wachstum durch Akquisitionen und Nachfragegenerierung zur Vergrößerung des Marktes.

Kontext und Herausforderungen

Die Suche nach einem gemeinsamen Projektmanagement-Tool

Die Arbeitsweise bei Essilor ist besonders in Forschung und Entwicklung (F&E) transversal ausgerichtet. Sie erfordert die Zusammenarbeit vieler Nutzer und externer Beteiligter wie Subunternehmen, Industriepartner, Universitäten und akademischer Partner. Dabei geht es um den Austausch von Wissen zwischen Personen, die sich nur selten am selben Standort befinden. Diese standortübergreifenden Teams verfolgten dasselbe Ziel und brauchten eine gemeinsame Plattform. Genau das veranlasste Essilor, im Juli 2015 nach einem kollaborativen Projektmanagement-Tool zu suchen.

Vielfältige Anforderungen über 4 Kontinente hinweg

Heute ist Essilor in 4 geografischen Regionen tätig: Europa, Asien, Nordamerika und Südamerika. Die Verteilung auf 4 Kontinente erfordert eine schnelle Kommunikation von Informationen und zugleich die Bewältigung unterschiedlicher Zeitzonen.

Die Gruppe betreibt zudem zahlreiche, weltweit verteilte Werke mit mehr als 400 Standorten. Für die Organisation ist es daher entscheidend, dass alle Werke neue Arbeitsweisen bei Bedarf übernehmen können. Um dies sicherzustellen, führt die Gruppe neue Prozesse möglichst früh in den Projekten ein. Zugleich möchte sie ein leistungsfähiges Tool etablieren, das diese Akzeptanz unterstützt und bewährte Verfahren fördert. Die Projektmanagement-Funktion bei Essilor umfasst rund 1.200 interne Projektbeteiligte, 480 laufende Projekte mit unterschiedlichem Umfang, etwa 100 Projektentwürfe und mehr als 300 assoziierte Projektmanager. Viele Experten arbeiten parallel an mehreren Projekten. Daher muss Essilor erhebliche Ressourcen mobilisieren und synchronisieren.

Zusammenarbeit über Standorte und Systeme hinweg

Intern nutzte die Organisation mehrere kollaborative Tools wie Google Apps, um Dateien zu teilen. Für Essilor war es daher unerlässlich, eine Projektmanagement-Software einzuführen, die dasselbe Maß an Zusammenarbeit ermöglicht wie zuvor Google Apps. Hinzu kam, dass die damals rund 500 laufenden Projekte sehr unterschiedlich in Größe und Umfang waren. Für Essilor stand viel auf dem Spiel, um all diese Projekte fortzuführen und wirtschaftlich erfolgreich zu halten.

Warum Planisware Orchestra?

Eines der zentralen Ziele der neuen Lösung war es, die Abteilungen F&E, Engineering und Qualität um ein einziges Tool zu vereinen. Diese Abteilungen haben jedoch jeweils unterschiedliche Anforderungen. Aus strategischer Sicht wollte Essilor sein Projektportfolio nach den Prioritäten der Gruppe steuern und dabei den Stage-Gate-Prozess nutzen.

Ziel war es außerdem, das Ressourcenmanagement auf die gesamte Engineering-Abteilung auszuweiten und einen vollständigen 360°-Blick auf die Ressourcenzuteilung für alle Projekte und zugehörigen Aufgaben zu erhalten. Schließlich wollte Essilor seine Projekte auf einer Roadmap strukturieren, um Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt zuzuweisen und wirksamer zu planen. Orchestra PPM war dieser Aufgabe gewachsen.

Essilors Anforderungen an die Orchestra-Lösung

Mit der Orchestra-Plattform wollte Essilor den Projektbetrieb an dessen Reifegrad und Umfang ausrichten und strukturieren:

• Auf strategischer Ebene suchte Essilor ein Tool für Go-/No-go-Entscheidungen, für die Priorisierung von Projekten, für taktische Entscheidungen und für die Überwachung des Projekt-ROI (Return on Investment).
• Auf operativer Ebene wollte das Unternehmen Projekt- und Ressourcenmanager unterstützen, schulen und mit den richtigen Werkzeugen ausstatten sowie Aktivitätsindikatoren in Echtzeit einführen, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen.
• Auf Portfolioebene wollte Essilor alle Anfragen auf einer einzigen Plattform zentralisieren und die Ziele, Fragestellungen und Ergebnisse jedes Projekts systematisch bearbeiten.

Gewünscht war ein kollaboratives Tool, das sich mit anderer Software verbinden lässt. So ließ es sich in die bestehenden Prozesse und Werkzeuge integrieren und zugleich die Zusammenarbeit der geografisch verteilten Teams sicherstellen. Darüber hinaus wollte Essilor die Sichtbarkeit seiner Aktivitäten verbessern, um das Ressourcenmanagement wirksamer zu optimieren. Ziel waren Effizienz und Vereinfachung, um die Einführung bei allen Nutzern der Gruppe zu erleichtern.

Wie Planisware Orchestra die Anforderungen erfüllt

Orchestra wurde gewählt, weil die Lösung vollständig konfigurierbar ist und zu den organisatorischen Anforderungen von Essilor passt. Das Unternehmen passte sogar die grafische Gestaltung an und benannte die Lösung intern in „Atlas" um. Bei der Bereitstellung als SaaS (Software as a Service) galt es, multidisziplinäre und über verschiedene Standorte verteilte Teams zu berücksichtigen. Da eine der ursprünglichen Anforderungen darin bestand, Orchestra mit anderen Online-Tools zu verbinden, integrierte Essilor die Lösung mit Google Apps.

Auch beim Dokumentenmanagementsystem (DMS) trafen zwei Welten aufeinander. Orchestra brachte in seiner Standardversion ein eigenes Dokumentenmanagement mit, während Essilor Dokumente zuvor über Google Apps verwaltete und teilte. Orchestra (Atlas) wurde erfolgreich in die bestehenden Systeme integriert, sodass alle Dokumente direkt über die Plattform verwaltet werden.

Für Essilor bedeutet Zusammenarbeit schließlich, Informationen mit allen internen und externen Projektbeteiligten auszutauschen. Orchestra ermöglicht dabei:

• direkt über die Plattform zu kommentieren und Inhalte zu teilen,
• Aufgaben zu delegieren, Gruppenaufgaben zu organisieren und die Ressourcenzuteilung zu optimieren,
• Portfolios, Projekte und Aufgaben mit Meilensteinen, Dokumentation und Risiken zu verknüpfen,
• Warnmeldungen zu möglichen Fehlern und finanziellen Risiken zu erhalten, etwa zur Budgetprognose gegenüber dem Ist-Budget,
• und bewährte Verfahren zu fördern.

Die Vorteile für Essilor

Vincent Godot, Head of PMO bei Essilor, fasst den Nutzen so zusammen: „Ein vollständig integriertes PPM-Tool ermöglicht es uns, unsere Projekte auf allen Ebenen zu steuern, vom einfachen Bedarfsmanagement bis zum umfassenden Dashboard, einschließlich Planung, Ressourcenmanagement und Dokumentenmanagement. Es ist also unser Anspruch, effizient zu sein, der uns zur kollaborativen Lösung Orchestra geführt hat."

Das Feedback ist sehr positiv, insbesondere im Hinblick auf die Benutzeroberfläche. Nach einigen Monaten der Nutzung brachte das Tool alle Anwender zusammen. Sie fanden sich sehr schnell zurecht und erkannten den echten Mehrwert.

Ein effizientes Tool fördert zudem bewährte Verfahren und gute Methoden. Mit Orchestra PPM konnte Essilor einen verlässlichen Zeitplan und die richtigen Prozesse mit den Nutzern teilen. Dies trug zur wachsenden Reife aller Projekte im Unternehmen bei.

Wie geht es weiter?

Eine der Herausforderungen für Essilor besteht darin, bewährte Verfahren, Zusammenarbeit und Austausch zwischen den Teams weiter zu fördern. Für die einzelnen geografischen Regionen wurden Botschafter benannt, die bewährte Vorgehensweisen verbreiten und die Anpassung an sich wandelnde Anforderungen unterstützen. Ein weiteres Ziel ist es, die Integration von Orchestra PPM (Atlas) mit weiteren Google Apps fortzuführen und die Einführung in weiteren Essilor-Einheiten voranzutreiben.

Weitere Erfahrungsberichte von Unternehmen, die verteilte Teams mit Planisware steuern, finden Sie in unseren Kundenberichten.

Häufig gestellte Fragen

Welche Ressourcen kann ich für weitere Informationen über die Steuerung weltweit verteilter Teams mit Planisware Orchestra konsultieren?

Die folgenden Beiträge vertiefen die Themen dieses Anwenderberichts, von den Grundlagen bis zu konkreten Fallstudien:

• Projektportfoliomanagement (PPM): Glossardefinition der Werkzeuge, Methoden und Ziele hinter PPM, ideal als begrifflicher Einstieg für verteilte Teams.
• Was spricht für Projektportfoliomanagement? Der Beitrag erläutert Nutzen und Herausforderungen von PPM und wie es Strategie und Tagesgeschäft verbindet.
• Ressourcenmanagement: Grundlagen der Ressourcenzuweisung über Projekte, Programme und Portfolios hinweg.
• Ressourcen- und Kapazitätsbedarf verlässlich abschätzen: 8-Schritte-Leitfaden für belastbare Kapazitätsprognosen im Portfolio.
• Ressourcenmanagement auf Ebene des PMO: praktische Steuerung von Ressourcen auf PMO-Ebene über Standorte hinweg.
• Fallstudie AB Enzymes: integriertes PPM mit Planisware Orchestra, vom MVP-Start bis zum Go-live mit rund 150 Nutzenden.
• Fallstudie Novo Nordisk: wie Change-Management die Nutzerakzeptanz bei über 1.350 Projektmanagern sicherte.
• Fallstudie Schwarz-Gruppe: spartenübergreifend vereinheitlichtes Projektmanagement für 575.000 Mitarbeitende in 32 Ländern.

Was ist Projektportfoliomanagement (PPM) und warum ist es für weltweit verteilte Teams entscheidend?

Projektportfoliomanagement (PPM) bündelt Werkzeuge, Methoden und Strategien, um Projekte anhand ihrer strategischen Bedeutung zu bewerten, zu priorisieren und Ressourcen optimal einzusetzen. Für verteilte Teams schafft es eine gemeinsame, aktuelle Datenbasis über Standorte und Zeitzonen hinweg.

Der Nutzen zeigt sich in 3 Bereichen:

• Transparenz: eine zentrale Sicht auf Pipeline, Kapazitäten und Fortschritt statt verstreuter Insellösungen.
• Priorisierung: fundierte Go-/No-go-Entscheidungen entlang der Unternehmensstrategie.
• Ausrichtung: ein durchgängiges Alignment zwischen Strategie und täglicher Umsetzung.

8 von 10 Projektmanagern bezeichnen ein passendes PPM als grundlegend für den Geschäftserfolg, und der Ansatz lässt sich an Methoden wie Agile oder Stage-Gate anpassen. Wie ein Portfolio Strategie und Tagesgeschäft verbindet, erläutert der Überblick Was spricht für Projektportfoliomanagement?; die begriffliche Grundlage liefert das Glossar zu PPM. Planisware führt diese Fäden in einer einzigen Plattform zusammen, sodass auch geografisch verteilte Teams denselben Stand nutzen.

Wie unterstützt eine zentrale PPM-Plattform die Zusammenarbeit über Standorte und Zeitzonen hinweg?

Eine zentrale Plattform ersetzt verstreute Tabellen und Insellösungen durch eine belastbare Single Source of Truth. Alle Beteiligten kommentieren, teilen Dokumente und verfolgen Meilensteine im selben System, unabhängig von Standort und Zeitzone.

Wie stark der Effekt in großen, verteilten Organisationen ist, zeigen veröffentlichte Anwenderberichte:

Details liefern die Fallstudien zu Novo Nordisk und zur Schwarz-Gruppe. Beide zeigen, wie Planisware Projektdaten zentralisiert und Entscheidungen beschleunigt. Weitere Beispiele bündelt das Ressourcen-Center.

Wie gelingt die Nutzerakzeptanz bei der Einführung einer PPM-Lösung in einer großen, verteilten Organisation?

Nutzerakzeptanz ist der entscheidende Faktor jeder PPM-Einführung. Wer Anwender früh einbindet, senkt Widerstände und beschleunigt die Adoption über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg.

Bewährte Schritte:

1. Anwender früh in Auswahl und Konfiguration einbeziehen, also Bottom-up statt Top-down.
2. Den konkreten Nutzen für die tägliche Arbeit sichtbar machen.
3. Mit einem schlanken Start (Minimal Viable Product) schnelle Erfolge zeigen.
4. Rollen und Verantwortlichkeiten klar definieren und schulen.

Bei Novo Nordisk wurde die Lösung für über 64.000 Mitarbeitende ausgerollt, und der Übergang verlief dort reibungslos, wo Anwender von Beginn an beteiligt waren. AB Enzymes ging nach einem MVP-Start im März 2024 mit rund 150 aktiven Nutzenden live. Die Erfahrungen sind in den Fallstudien zu Novo Nordisk und AB Enzymes dokumentiert. Planisware unterstützt diesen Weg mit konfigurierbaren Workflows und Schulungsangeboten.

Wie lassen sich Ressourcen und Kapazitäten über ein verteiltes Projektportfolio hinweg verlässlich planen?

Ressourcenmanagement weist Menschen, Budgets und Kapazitäten den Projekten zu, die den größten strategischen Beitrag leisten. Über verteilte Standorte hinweg braucht es dafür eine gemeinsame, aktuelle Datenbasis.

Ein bewährter Ablauf:

Den vollständigen 8-Schritte-Leitfaden beschreibt der Beitrag Ressourcen- und Kapazitätsbedarf verlässlich abschätzen. Die Grundlagen erklären das Glossar Ressourcenmanagement und der Artikel Ressourcenmanagement auf PMO-Ebene. Planisware sorgt dabei für Datenkonsistenz und Echtzeit-Transparenz.

Wie startet ein Unternehmen mit einer schlüsselfertigen PPM-Lösung für verteilte Teams?

Der Einstieg gelingt am besten schrittweise: mit einem klar umrissenen ersten Anwendungsfall statt einer großen Big-Bang-Einführung. Schlüsselfertige PPM-Lösungen für PMOs liefern vordefinierte Best-Practice-Prozesse, die sich später konfigurieren lassen.

Ein pragmatischer Startpfad:

• Mit einem Minimal Viable Product schnelle, sichtbare Erfolge schaffen.
• Schrittweise weitere Abteilungen und Standorte anbinden.
• Prozesse standardisieren und in bestehende Tools integrieren.

Wie groß die Bandbreite ist, zeigen die Anwenderberichte: AB Enzymes startete mit rund 150 Nutzenden, während die Schwarz-Gruppe mehr als 10 Schnittstellen zu 6 Systemen aufbaute. Beispiele und Vorlagen bündelt das Ressourcen-Center; die konkrete Umsetzung zeigt die Fallstudie AB Enzymes. So lässt sich mit Planisware Orchestra ein tragfähiger erster Schritt planen und über Standorte hinweg skalieren.