Webinar-Aufzeichnung: Wie Grünenthal erfolgreich von MSP zu Planisware migriert ist: Einblicke aus der Praxis

Grünenthals Migration von Microsoft Project Online zu Planisware

Wie gelingt die Ablösung von Microsoft Project Online, ohne laufende Projekte zu gefährden? Und wie lassen sich dabei Projektdaten sichern und die Akzeptanz der Anwenderinnen und Anwender gewinnen?

In dieser Webinar-Aufzeichnung gibt Grünenthal praxisnahe Einblicke in die Migration von Microsoft Project Online zu Planisware. Im Fokus steht nicht nur der technische Wechsel auf eine neue Lösung für Projektportfoliomanagement (PPM). Es geht vor allem um die organisatorische Umsetzung: von der Tool-Auswahl über Datenmigration und Training bis hin zu User Adoption, Kommunikation und Hypercare.

Ulla Galia arbeitet im Project Management & Transformation Office, Global Operations, der Grünenthal Group. Anhand eines konkreten Praxisbeispiels zeigt sie, wie Grünenthal den Wechsel vorbereitet, umgesetzt und begleitet hat.

Ausgangssituation: Microsoft Project Online ablösen

Für Grünenthal entstand durch die Abkündigung von Microsoft Project Online die Notwendigkeit, innerhalb kurzer Zeit eine geeignete Alternative zu finden. Im Bereich Global Operations wurde Microsoft Project Online für das Management von Projekten und des Projektportfolios genutzt.

Betroffen waren aktive Projekte in Planung und Umsetzung, archivierte Projekte, Projektleiterinnen und Projektleiter, Workflow Approver sowie bestehende Reporting-Strukturen. Die größte Herausforderung lag daher nicht nur in der Auswahl eines neuen Tools. Ebenso wichtig war die Frage, wie laufende Projekte, Projektdaten und Anwendergruppen sicher in die neue Umgebung überführt werden können.

Warum Planisware?

Bei der Bewertung möglicher Alternativen achtete Grünenthal auf zentrale Kriterien wie IT-Architektur, User Requirements, Zukunftsfähigkeit, einfache Bedienbarkeit, Kosten sowie den Import und Export von MS-Project-Plänen.

Die Entscheidung für Planisware wurde dadurch unterstützt, dass Planisware bei Grünenthal bereits im Bereich R&D im Einsatz war. Dadurch waren wichtige Voraussetzungen wie Infrastruktur, interne Erfahrung und etablierte Prozesse bereits vorhanden. Für Global Operations bedeutete das: weniger Risiko, schnellere Umsetzung und eine bessere Ausgangsbasis für die Migration.

Erfolgsfaktor User Adoption

Ein zentrales Learning aus dem Projekt: Eine PPM-Migration ist mehr als eine technische Datenübertragung. Entscheidend ist, dass die Menschen, die später mit dem System arbeiten, früh eingebunden werden.

Grünenthal investierte daher viel Zeit in Stakeholder-Kommunikation. Besonders wichtig waren die Projektleiterinnen und Projektleiter. Sie wurden bereits während der Entwicklung einbezogen, testeten Funktionen, gaben Feedback und brachten Anforderungen aus dem Projektalltag ein.

So konnte sichergestellt werden, dass Planisware nicht an der Realität der Anwenderinnen und Anwender vorbei entwickelt wurde, sondern die tatsächlichen Bedürfnisse der Projektteams berücksichtigt.

Agile Umsetzung mit Sprints

Die Implementierung erfolgte agil in Zusammenarbeit mit Planisware. Grünenthal arbeitete mit User Stories, Product Backlog und Sprints. Im ersten Sprint standen unter anderem die Project Charter, Workflows sowie der Import und Export von MS-Project-Dateien im Fokus. Im zweiten Sprint wurden Themen wie Risk Management, Decision Log, Monatsreporting und Dokumentenablage umgesetzt.

Besonders der MS-Project-Import war für die Migration entscheidend, da bestehende Gantt-Pläne nicht manuell neu aufgebaut werden sollten. Auch Workflows, zum Beispiel für Stage-Gate-Prozesse und Projektabschlüsse, wurden in Planisware abgebildet.

Training und Migration direkt verbinden

Ein besonders praxisnaher Ansatz war die Kombination aus Training und Migration. Die Projektleiterinnen und Projektleiter wurden nicht nur theoretisch in Planisware geschult, sondern migrierten im Rahmen der Trainings direkt ihre eigenen Projekte.

Die Trainings fanden an verschiedenen internationalen Standorten statt. Dadurch konnten Fragen unmittelbar geklärt, Unsicherheiten reduziert und die Nutzung des neuen Systems direkt im Arbeitskontext geübt werden.

Dieser Ansatz unterstützte die Akzeptanz deutlich. Die Anwenderinnen und Anwender lernten Planisware nicht abstrakt kennen, sondern anhand ihrer eigenen Projekte.

Hypercare nach dem Rollout

Nach dem Go-live war die Migration nicht abgeschlossen. Grünenthal plante bewusst eine Hypercare-Phase ein, um Projektleiterinnen und Projektleiter auch nach dem Rollout zu unterstützen.

In dieser Phase wurden offene Fragen, kleinere Korrekturen und Verbesserungen gesammelt und weiter bearbeitet. Das zeigt: Eine erfolgreiche PPM-Migration endet nicht mit der technischen Einführung. Entscheidend ist auch die Begleitung danach.

Was Unternehmen aus dem Webinar mitnehmen können

Das Praxisbeispiel Grünenthal zeigt, worauf es bei einer Migration von Microsoft Project Online zu Planisware wirklich ankommt. Dazu gehören klare Anforderungen, frühzeitige Planung, saubere Datenmigration und realistische Zeitpuffer. Ebenso wichtig sind die enge Einbindung der Anwenderinnen und Anwender sowie gezielte Kommunikation.

Für Project Management Offices (PMOs), Projektleiterinnen und Projektleiter sowie Verantwortliche im Projektportfoliomanagement bietet die Aufzeichnung konkrete Learnings aus einem realen Migrationsprojekt.

Die Webinar-Aufzeichnung ist besonders relevant für Unternehmen, die Microsoft Project Online ablösen, eine Migration von Microsoft Project (MSP) zu Planisware planen oder ihr Projektportfoliomanagement zukunftssicher aufstellen möchten.

Häufig gestellte Fragen

Welche Ressourcen helfen bei der Migration von Microsoft Project Online zu Planisware?

• Microsoft Project Online ablösen! Einfach. Schnell. Effizient!: Webinar zum Umstieg auf Planisware mit Fokus auf die Übernahme von Gantt-Charts, Meilensteinen, Baselines und Dokumenten ohne Informationsverlust.
• Planisware als Alternative zu MS Project: eine Lösung mit Wachstumspotential: Funktionsvergleich und Überblick über Datenimport, Anpassung und Einarbeitung beim Wechsel von Microsoft Project.
• Planisware-Partner ersetzt Microsoft Project Server in der Luft- und Raumfahrtindustrie: Anwenderbericht über einen weiteren erfolgreichen Wechsel von Microsoft Project Server zu Planisware.
• PPM-Software im Vergleich: So wählen Sie die passende Lösung für Ihre Organisation: Leitfaden für die Tool-Auswahl, der von konkreten Herausforderungen statt von Funktionslisten ausgeht.
• Stakeholder-Management 2026: Die wichtigsten Best Practices: Praxisnahe Methoden, um Stakeholder gezielt einzubinden, ein zentraler Erfolgsfaktor jeder PPM-Migration.
• Der umfassende Leitfaden zur Integration von PPM-Software in moderne IT-Umgebungen: Anforderungen und Best Practices für Architektur, Governance und Rollout einer neuen PPM-Lösung.
• E-Book: Einführung eines Stage-Gate-Prozesses in 3 Phasen: Schritt-für-Schritt-Anleitung für Stage-Gate-Workflows, wie sie Grünenthal in Planisware abgebildet hat.
• Pharma, Diagnostics & Medizintechnik: Überblick, wie Planisware Unternehmen aus Life Sciences bei Portfoliosteuerung, Ressourcen und Compliance unterstützt.

Bis wann muss Microsoft Project Online abgelöst werden?

Microsoft stellt Microsoft Project Online im September 2026 ein. Organisationen, die das Tool für Projekt- und Portfoliosteuerung nutzen, benötigen daher kurzfristig eine tragfähige Alternative. Der Zeitdruck betrifft nicht nur die Tool-Auswahl, sondern auch Datenmigration, Training und die Anpassung von Workflows.

Ein realistischer Zeitplan berücksichtigt typischerweise diese Arbeitspakete:

• Anforderungen definieren: Welche Projekte, Reports und Workflows müssen übernommen werden?
• Lösung auswählen: Kriterien wie IT-Architektur, Bedienbarkeit, Kosten und MS-Project-Import bewerten.
• Daten migrieren: Aktive Projekte überführen, abgeschlossene Projekte archivieren.
• Anwender befähigen: Trainings, Kommunikation und Hypercare einplanen.

Grünenthal zeigt, dass eine bereits vorhandene Infrastruktur den Zeitplan spürbar entlasten kann. Weitere Orientierung bietet der Vergleich Planisware als Alternative zu MS Project. Wer die Auswahlphase strukturieren möchte, findet im Leitfaden PPM-Software im Vergleich eine praxisnahe Checkliste. Planen Sie dabei genügend Zeitpuffer ein, damit laufende Projekte nicht unter der Umstellung leiden.

Wie werden bestehende MS-Project-Pläne in Planisware übernommen?

Planisware importiert Microsoft-Project-Dateien direkt, sodass bestehende Gantt-Pläne nicht manuell neu aufgebaut werden müssen. Aufgaben, Ressourcen und Projektdetails bleiben dabei erhalten. Bei Grünenthal stand der Import und Export von MS-Project-Dateien deshalb bereits im 1. Sprint im Fokus.

Ein bewährter Ansatz ist, den Import mit dem Training zu verbinden. Projektleitungen migrieren ihre eigenen Pläne unter Anleitung und prüfen das Ergebnis direkt. Mehr zu den Importfunktionen zeigt das Webinar Microsoft Project Online ablösen!. Einen weiteren Praxisfall beschreibt der Anwenderbericht Planisware-Partner ersetzt Microsoft Project Server.

Wie gelingt User Adoption bei einer PPM-Migration?

User Adoption gelingt, wenn die späteren Anwenderinnen und Anwender von Beginn an mitgestalten. Eine neue PPM-Lösung wird nur dann genutzt, wenn sie den Projektalltag tatsächlich erleichtert. Das Grünenthal-Projekt zeigt 3 wirksame Hebel:

1. Frühe Einbindung: Projektleitungen testen Funktionen bereits während der Entwicklung und geben Feedback.
2. Training am eigenen Projekt: Teilnehmende migrieren in der Schulung ihre realen Projekte.
3. Hypercare: Ein festes Support-Team begleitet die Nutzung nach dem Go-live.

Ergänzend sollte eine klare Stakeholder-Kommunikation erklären, warum die Umstellung nötig ist und welchen Nutzen sie im Alltag bringt. Bewährte Methoden dafür beschreibt der Artikel Stakeholder-Management 2026. Wie wichtig frühe Kommunikation bei neuen Prozessen ist, zeigt auch die Reihe Stage-Gate-Implementierung. Planisware unterstützt diesen Ansatz mit einer konfigurierbaren Oberfläche, die sich an die Anforderungen der Projektteams anpassen lässt.

Welche Rolle spielt die Hypercare-Phase nach dem Go-live?

Die Hypercare-Phase ist die geplante, intensive Unterstützungsphase direkt nach dem Go-live. Sie verhindert, dass anfängliche Unsicherheiten die Akzeptanz des neuen Systems gefährden. Bei Grünenthal sammelte das Team in dieser Phase systematisch Fragen, kleinere Korrekturen und Verbesserungen.

Organisationen sollten Dauer, Ansprechpartner und Eskalationswege der Hypercare bereits im Projektplan festlegen. Hinweise zu Governance und Rollout liefert der Leitfaden zur Integration von PPM-Software. Einen Überblick über typische Fragen zur Einführung von PPM-Software bietet die Planisware FAQ.