Ressourcenmanagement auf PMO-Ebene ist etwas völlig anderes als auf der Ebene der Ressourcen- und Projektmanager.
Im Ressourcenmanagement kommt es darauf an, möglichst die richtige Ressource zur richtigen Zeit dem richtigen Projekt zuzuteilen. Projekt- bzw. Ressourcenmanager sind dabei Schlüsselfiguren. Ressourcenmanagement auf PMO-Ebene ist etwas anderes: Das PMO kümmert sich zwar auch um Ressourcenzuteilungen, allerdings gehen seine Verantwortlichkeiten darüber hinaus. Projekt- bzw. Ressourcenmanager betreiben Ressourcenmanagement auf der Mikroebene, während das PMO die Makroebene im Blick hat.
Die Zuteilung und die Verwaltung von Ressourcen gehören zu den klassischen Aufgaben der Projektmanager. Das PMO muss diese mit den notwendigen Ressourcen versorgen und sicherstellen, dass ein Projekt rechtzeitig und im vorgegebenen Budgetrahmen fertiggestellt wird.
In den meisten Fällen bietet das Project Management Office sach- und projektbezogene Unterstützung in Form von Mentoring- und Schulungsprogrammen. Zudem gibt es Hilfestellungen bei der Abschätzung, Planung und Überwachung von Projekten, bei Ressourcenzuteilungen, aber auch bei Fragen hinsichtlich unternehmerischer und interner Beziehungen.
Große internationale Konzerne verfügen meist über ein erfahrenes PMO, dessen Rollen und Verantwortlichkeiten mit der Verwaltung von projektbezogene Personalressourcen verknüpft sind.
Aus Sicht des Ressourcenmanagements erfüllt ein Project Management Office unter anderem folgende Aufgaben:
- Das PMO kategorisiert Ressourcen nach ihren Qualifikationen. Dazu wird häufig eine eigene Datenbank erstellt.
- Das PMO entwickelt Prozesse, Methoden und Best Practices zur Ressourcenzuteilung.
- Das PMO verwaltet eine Reihe von Projektplanern, Projektmanagern und Ressourcenmanager innerhalb des PMO.
- Das PMO stellt Schulungsprogramme zusammen und führt Leistungsanalysen durch.
- Das PMO richtet Projektmanagement-Softwares sowie Tools zur Zusammenarbeit für die Projektteams ein.
Hinweis: Diese Liste ist nicht vollständig, bietet aber einen groben Überblick.
Hinsichtlich des Ressourcenmanagements verfolgen PMOs vier große Ziele:
1- Ermittlung der notwendigen Kompetenzen für Projektmanager
Das PMO bewertet bei der Ermittlung geeigneter Kandidaten für die Rolle eines Projektmanagers nicht nur die Kompetenzen angehender Projektmanager, sondern auch die bereits angestellter Projektmanager, um diese beruflich weiter voranzubringen. Auf Basis einer solchen Kompetenzanalyse können auch bessere Schulungsunterlagen und –programme zusammengestellt werden. Denn nur wenn Projekte von fähigen Personen geleitet werden, können diese termin- und budgetgerecht geliefert werden. Zudem wird so die Zahl abgebrochener Projekte gesenkt.
2- Initiativen zur beruflichen Weiterentwicklung und Karrierepfad für Projektmanager
PMOs stellen Fortbildungsprogramme zusammen. Dabei werden die Projektanforderungen, aber auch die Wünsche und Ziele der Teammitglieder sowie die Unternehmensziele berücksichtigt. Durch diese Fortbildungsprogramme wird so der Projekterfolg gefördert. Zudem entstehen auf diese Weise Karriereperspektiven, welche gute Leistungen belohnen.
3- Vergabe aussagekräftiger Berufbezeichnungen
Dies ist äußerst wichtig, damit Projekt- bzw. Ressourcenmanager ihrem Projekt unmittelbar die richtige Ressource zuteilen können. Qualifikationsspezifische Zuteilungen gewährleisten zudem auch, dass sich die Ressource auf ihrem Gebiet sicher fühlt und motiviert handelt. Darüber hinaus wird so die Fluktuationsrate im Unternehmen gesenkt. Darüber hinaus werden auf diese Weise Projekte häufiger erfolgreich abgeschlossen und die strategischen Ziele des Unternehmens erreicht.
4- Bestimmung der Ressourcenkapazität des Unternehmens
PMOs erstellen ein Organigramm mit sämtlichen Ressourcen der Organisation. Zur Ermittlung der tatsächlichen Ressourcenkapazität werden die Ressourcenzahlen auf Engpässe oder Überlastungen geprüft. Zur optimalen Nutzung der Ressourcen werden im PMO aus Multiprojektsicht abteilungsübergreifende Vorschläge ausgearbeitet.
Hinweis: Auch diese Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Kommentare diesbezüglich sind ausdrücklich erwünscht.
Die Verwaltung von Personalressourcen spielt eine entscheidende Rolle bei der Durchführung von Projekten. Aus diesem Grund arbeiten PMOs stets an immer besseren Zuteilungs- und Verwaltungsmethoden für Ressourcen, ohne dabei selbst in das Projektgeschehen einzugreifen.
