Wie das regelmäßige Hinterfragen und Verbessern von Projektmanagementaktivitäten den langfristigen Erfolg eines Unternehmens sowie dessen Produktivität steigern können
Das Projektmanagement dient einer Reihe von Zwecken. Im Vordergrund steht natürlich, dass die Arbeit im Unternehmen effektiv und effizient verrichtet werden soll. Die grundlegendste Funktion ist dabei, dass im Rahmen des Projektmanagements Teams ihre Ideen bzw. Bedarfe organisieren und dann identifizieren können, was genau erledigt werden muss, um bestimmte Unternehmensziele zu erreichen. Damit alles erfolgreich verläuft, bedarf es in der Regel eines kompetenten Projektmanagers.
Dieser sollte alle Teams und deren Aufgaben im Blick haben und fundiert entscheiden können, wann welches Projekt gestartet, gestoppt oder abgebrochen werden soll. Diese Entscheidungen sind notwendig für den Erfolg des Projekts und basieren auf einer Vielzahl von Faktoren. Projektmanager tragen die Verantwortung für das Projekt. Sie müssen sich oft um Ressourcenzuteilungen kümmern, Budgets verwalten, Risiken mindern und über ein Gespür für unerwartete Probleme verfügen.
Wer stellt ein Projektmanagementteam zusammen?
Die Zusammensetzung der Projektteams ist abhängig von der Größe des Unternehmens bzw. der Komplexität der Projektaufgaben. Unterschiedliche Schlüsselpositionen werden besetzt.
In vielen Unternehmen ist es gang und gäbe, ein zentrales Projektmanagementteam aufzustellen, an dessen Spitze ein gesamtverantwortlicher Projektleiter steht. Dieser betreut dann in der Regel ein Team von Projektmanagern, die für unterschiedliche Unternehmensabteilungen arbeiten. So wird er zum Dreh- und Angelpunkt für sämtliche Projektmanagementaktivitäten innerhalb des Unternehmens.
In komplexeren Organisationen ist es jedoch durchaus möglich, dass Projektmanagementteams nicht nur aus Projektmanagern, sondern auch aus Projektplanern, Management-Controllern, Portfolioberatern, Experten für Change-Management und Risikomanager bestehen.
Klar sollte sein, dass Projektmanagement nur als Teamaufgabe verstanden werden darf. Wichtige Projekte sollten deshalb nie von einer Person alleine bearbeitet werden. Teammitglieder müssen qualifiziert sein, um Qualität, Fachwissen und Expertise in die Projekte einzubringen. Nur so kann eine Projektkultur entstehen, mit der die Bedeutung des Projektmanagements als ständiger, wesentlicher Bestandteil der Unternehmensführung herausgestellt wird.
Projektmanagement effizienter gestalten
Das Projektmanagementteam setzt sich mit großer Wahrscheinlichkeit aus Personen zusammen, die unterschiedliche Fähigkeiten und Fachkenntnisse mitbringen. Daher ist es entscheidend, im Vorfeld organisatorische „Grundregeln“ festzulegen, die es den Teams ermöglichen, ihre Arbeitsmethoden zu vereinheitlichen. Dazu gehören gemeinsame Standards, wie die Definition eines Projektstatus, wöchentliche Teambesprechungen, Berichts-Dashboards sowie weitere Instrumente und Aktivitäten, die einen produktiven Arbeitsablauf gewährleisten.
Werden diese Regeln, Prozesse und Praktiken außer Acht gelassen, obwohl sie die Projektmanagementaktivitäten maßgeblich beeinflussen, wirkt sich dies auf den Projekterfolg und dadurch auf das Unternehmensziel negativ aus. Gravierender ist dies noch, wenn es derartige standardisierten Strukturen noch gar nicht gibt. Das Ergebnis sind Verzögerungen, Budgetüberschreitungen und anderen Probleme, die den Projektfortschritt stark ausbremsen.
All dies ist letztendlich eine Frage des Reifegrads der jeweiligen Projektorganisation.
Eine Steigerung des Reifegrads des Projektmanagements in einem Unternehmen kann nicht über Nacht erzielt werden. Alleine die Bestimmung des aktuellen Reifegrads einer Organisation in Bezug auf das Projektmanagement und davon abgeleitete Handlungsempfehlungen bedürfen einer eingehenden Untersuchung der Prozesse, Praktiken, Potentiale sowie anderer kritischer Einflussfaktoren.
Die Reifegradbestimmung sollte unternehmensspezifisch durchgeführt werden. Nur so kann ein passender Maßnahmenplan erstellt werden, der dem Unternehmen abhängig von seinem gegenwärtigen Reifegrad erfolgreiches Projektmanagement ermöglicht.