9 wichtige Fragen vor dem Projektstart

Versetzen Sie sich einen Moment in ein Mitglied des Project Steering Committees. Was würden Sie vom Projektmanager wissen wollen und mit welchen Fragen würden Sie den Prozess vorantreiben? Wenn Sie nicht Erfahrungen als Projektmanager gesammelt  oder dieses Denken nicht auf irgendeine Weise verinnerlicht haben, wird es Ihnen wahrscheinlich schwerfallen, einen Ansatzpunkt zu finden. In diesem Artikel wird genau diesem Thema nachgegangen, indem Fragen erläutert werden, die vor jedem Projektstart geklärt werden müssen.

Nur weil Ihnen ein Projekt oder bestimmte Teile davon anvertraut wurden, macht Sie das noch nicht automatisch zu einem professionellen Projektmanager. Sie müssen sich stets selbst fragen, ob Sie Fortschritt, Risiken, Umfeld und Aufgaben eines  Projekts angemessen bewerten können.

Damit Ihr Projekt zum Erfolg wird, haben wir neun Fragen zusammengetragen, anhand derer Sie Optimierungsbereiche sowie Klärungsbedarfe schon vor dem nächsten Projektschritt identifizieren können.

Diese Fragenliste hat in keinem Fall einen Anspruch auf Vollständigkeit, dennoch bietet sie Ihnen und Ihrem Team eine Hilfestellung im Hinblick auf den Projekterfolg.

1. Haben Sie die richtigen Leute für Ihr Projekt gefunden?

Projekte werden nur sehr selten von einer einzelnen Person durchgeführt. Meistens ist es sogar so, dass Ressourcen den größten Kostenblock in einem Projekt darstellen. Darunter fallen unter anderem auch Einarbeitungskosten, Fortbildungskosten und Team-Building-Kosten. Daher ist es umso entscheidender, die richtigen Mitglieder im Team zu wissen.

Bei der Teamzusammenstellung geht es jedoch nicht nur um die rein technische Qualifikation der Team-Mitglieder, sondern auch um deren Fähigkeit, als Team zusammenzuarbeiten. Wenn im Team kein Gleichgewicht zwischen diesen beiden Aspekten gegeben ist, wird das Projekt noch vor der ersten Lieferung scheitern.

2. Wer sind die wichtigsten Stakeholder und wie stehen diese zum Projekt?  

Ein Projekt verdankt seinen Erfolg zu einem großen Teil der Unterstützung durch die Beteiligten. Wenn das nicht gelingt, wird es sehr schwer, die Projektziele zu erreichen. Viele der Stakeholder eines Projekts sind zudem außenstehende Personen, die für die meisten der Projektmitarbeiter neu sind. Bei diesen Stakeholdern könnte es sich auch um Personen handeln, die die späteren Projektergebnisse als Liefergegenstände für andere Projekte betrachten. Auf alle Fälle haben sie eine aktive Rolle bei der Bereitstellung der notwendigen Ressourcen für den Aufbau und die Durchführung des Projekts.

Zudem empfiehlt es sich, unabhängige Experten in seinem Team zu haben, die regelmäßig konstruktives Feedback zum Projektverlauf sowie zur Teamorganisation geben können.  So sind Sie in der Lage, bei Missständen gegenzusteuern.

Sie sollten sämtliche Stakeholder kennen und sich dessen bewusst sein, dass einige das Projektgeschehen stärker beeinflussen werden, wohingegen andere eher gelegentlich beitragen. Doch in jedem Fall müssen Sie sich Folgendes fragen:

• Wie motivieren Sie Stakeholder über den gesamten Projektzyklus hinweg?
• Ist den Stakeholdern der Nutzen des Projekts in vollem Umfang bekannt?
• Haben Sie ihnen bei Gesprächen das Gefühl gegeben, voll und ganz Teil des Projekts zu sein?
• Werden sie das Projekt fördern oder ihm Steine in den Weg legen?

3. Wie haben Sie den Projektaufwand geschätzt?

Häufig unterschätzen Projektteams den Projektaufwand. Das ist nichts Außergewöhnliches. Stellen Sie sich vor Beginn des Projekts folgende Fragen: Was sind die Voraussetzungen für das Projekt? Wie sind Sie bei der Aufwandschätzung vorgegangen? Was stellt sicher, dass diese möglichst genau ist? Haben Sie sämtliche notwendigen Aufgaben identifiziert?

Wenn Sie die Aufwände zunächst nur grob abschätzen, müssen Sie sich im Nachgang unbedingt die Zeit nehmen, genauer nachzurechnen, um möglichst sicher zu sein, dass die Zahlen verlässlich sind. Hinterfragen Sie zudem während des gesamten Projektlebenszyklus immer wieder Ihre Berechnungsmethoden. Wenn Schätzungen und Verfolgungsmethoden so exakt wie möglich sind, haben Sie die besten Chancen, Ihr Projekt termin- und budgetgerecht abzuschließen.

4. Wie sieht der kritische Pfad des Projekts aus?

Sie müssen sich im Klaren sein, welche Voraussetzungen in Ihrem Projekt gegeben sein müssen, um es vom Anfang bis zum Ende zu steuern. Kennen Sie in diesem Zusammenhang den kritischen Pfad für sämtliche Aktivitäten? Sie müssen Meilensteine identifizieren, Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aktivitäten herausarbeiten und den Aufwand für jeden einzelnen Vorgang abschätzen.

Auch die Terminplanung sollte selbstkritisch hinterfragt werden. Gehen Sie bei der Terminplanung auf Nummer sicher und prüfen Sie, ob etwa durch gravierende Probleme in Bezug auf einen bestimmten Vorgang das gesamte Projekt auf dem Spiel stehen könnte.

5. Was ist im Projektplan nicht enthalten?

Sie müssen auch stets ein Auge auf projektübergreifende Aktivitäten haben. Damit sind Aktivitäten gemeint, die in einem anderen Projekt geplant sind, deren Liefergegenstände und Abhängigkeiten aber auch entscheidend für Ihr Projekt sind. Wenn dort Probleme auftreten, kann es nämlich auch leicht zu Verzögerungen in Ihrem Projekt kommen, besonders wenn Sie aktuell dringend eine Ressource benötigen, die gerade für ein anderes Projekt tätig ist.

Es kann sich als fatal herausstellen, die langfristig zu erwartenden Auswirkungen eines Projekts im Sinne eines frühzeitigen Änderungsmanagements zu ignorieren. Ein mindestens genauso entscheidender Punkt ist der kontinuierliche Kontakt mit den Endanwendern. Sie müssen sich über deren Bedürfnisse und Wünsche stets im Klaren sein und in regelmäßigen Abständen mit ihnen den Projektstatus teilen. Wenn Sie dies nicht tun, kann es passieren, dass sie dem Projekt immer kritischer gegenüberstehen und es letztendlich zum Scheitern bringen.

6. Welches sind die größten Risiken im Hinblick auf Zeit- und Kostenplanung?

Jedes vergleichbare Projekt steht in etwa den gleichen Risiken gegenüber. Ob ein Projekt letztendlich erfolgreich ist, liegt oft daran, dass Risiken antizipiert, Aktionspläne zur Risikovermeidung oder -minimierung geschmiedet und Gelder und Ressourcen im Vorhinein zur Verfügung gestellt wurden.

Abgesehen von den offensichtlichen Risiken müssen Sie auch an Folgendes denken:

• Könnte es unerwartete Risiken geben?
• Kann das Projektteam darauf reagieren?
• Wie lassen sich diese Risiken mindern?

7. Wie gehen Sie bei der Projektverfolgung vor?         

Auf Grundlage Ihrer Aufwandsschätzung (Frage 3) sollten Sie bereits die richtigen Metriken zur Verfolgung der Ist- bzw. Restkosten identifiziert haben. Sie müssen dabei stets das gesamte Projekt im Auge behalten. Wenn Sie beispielsweise 20 Prozent Ihrer Vorgänge erfolgreich abgeschlossen haben, hierfür aber bereits 60 Prozent des Gesamtbudgets ausgegeben haben, sind Engpässe unausweichlich.

Als Projektmanager müssen Sie jederzeit in der Lage sein, den Projektfortschritt in vollem Umfang (erreichte Meilensteine, erfüllte Liefergegenstände, welche Fristen in nächster Zeit anstehen usw.) zu präsentieren.

8. Wann ist das Projekt wirklich abgeschlossen?          

Anders könnte man hier auch fragen: „Was ist Ihre Definition von Projektabschluss?“. Bei der Fertigstellung eines Projekts geht es nicht nur einfach darum, Liefergegenstände termingerecht zu liefern, sondern auch um das Entwickeln eines Produkts, einer Lösung, einer Dienstleistung usw., welche langfristig einen Mehrwert bieten. Erst wenn das gewährleistet ist, sollte ein Projekt als abgeschlossen erachtet werden.

9. Wie können Sie die Projektdauer reduzieren, ohne das Endergebnis zu beeinträchtigen?

Nicht selten müssen Projekte verkürzt und damit Vorgänge eliminiert werden, ohne dass das Ergebnis beeinträchtigt werden darf. Um dies zu erreichen, müssen Sie genau abwägen, auf welche Budgets, Ressourcen und Liefergegenstände ggf. verzichtet werden könnte. In jedem Fall ist es besser, sich genau darüber bereits im Vorfeld Gedanken zu machen, bevor Sie plötzlich von oben dazu gezwungen werden und damit das Gesamtziel aufs Spiel setzen müssen. Im agilen Sinne geht es hier darum, das Minimum Viable Product, also das „minimal existenzfähige Produkt“ zu erhalten.

Wenn Sie diese neun Fragen im Hinterkopf behalten, werden Sie bei der Projektplanung und -durchführung stets eine gewisse Stütze haben. Selbst wenn Sie einmal Teil eines Project Steering Committee sein sollten, können Sie sicher sein, dass Sie mit diesen Fragen wertvolle Beiträge leisten können. Ihre Projektleiter werden es Ihnen danken.