4 Lektionen, die man aus abgebrochenen Projekten lernen kann

Angenommen Sie sind kein großer Fan von Musik-Festivals, doch der Main Act ist eine Ihrer Lieblingsbands. Zudem soll es einer ihrer letzten Auftritte sein. Also lassen Sie sich hinreißen und kaufen Karten, um Ihre Stars zu sehen.

Kurz vor dem Event sagt die Band ihren Auftritt ab, worauf die Veranstalter eine populäre Ersatzband einladen. Doch mit dieser können Sie so gar nichts anfangen.

Sie könnten jetzt vielleicht in die Falle treten und trotzdem zum Festival gehen, nur weil diese eigentlich aus Ihrer Sicht verlorenen Kosten bereits angefallen sind. Vielleicht würde es sogar das ganze Wochenende durchregnen. Sie hätten überhaupt keinen Spaß, würden aber immer noch denken, dass es die richtige Entscheidung war, hinzugehen.

Bei vielen Projekten geschieht das gleiche. Obwohl ein Projektabbruch kosteneffizienter wäre, wird an der Fortführung des Projekts festgehalten. Dabei spielen Emotionen häufig eine Rollen, nicht zuletzt auch die Angst, dass die Stakeholder den Abbruch als persönliches Versagen der Verantwortlichen sehen könnten.

Projekten den Stecker zu ziehen, wenn dies eigentlich notwendig wäre, ist schwierig. Dennoch sollten Sie in diesem Abbruch das Positive sehen und Ihre Lehren für die Zukunft ziehen.

Emotionale Auswirkungen eines gescheiterten Projekts

Das Gefühl des vermeintlichen Versagens ist hier ein zentraler Punkt. Projektmanager müssen hier erst ihre ganzen Gedanken und Emotionen ordnen. Das Gefühl, das Unternehmen enttäuscht zu haben, spielt hierbei sicherlich häufig eine Rolle.

Dies kann sich unabhängig von Alter und Erfahrung negativ auf Ihre allgemeine Gefühlslage und damit auf Ihre Projektarbeit auswirken.

Es darf an dieser Stelle auch nicht ausgeblendet werden, dass Vorgesetzte, die womöglich viel in das Projekt investiert haben, ihren Ärger eventuell an Ihnen auslassen. Dies könnte Ihre Zusammenarbeit langfristig belasten.

Leider lassen sich emotionale Nachwehen eines gescheiterten Projekts nicht immer vermeiden, und dennoch lassen sich positive Aspekte aus abgebrochenen Projekten gewinnen.

Das Positive im Versagen erkennen

Trotz aller Gegenmaßnahmen sind Projektabbrüche ganz normal. Und dabei ist dies in den seltensten Fällen die Schuld einer einzelnen Person, sondern das Zusammenspiel unterschiedlicher Faktoren.

Sie sollten einem abgebrochenen Projekt nicht nachtrauern. Stattdessen sollten Sie umgehend die richtigen Schlüsse ziehen. Dabei können Sie Folgendes beachten:

1. Die Bedeutung der Projektvorbereitung

Ist Ihnen das Projekt über den Kopf gewachsen? Haben Ihnen die nötigen Ressourcen zum Erreichen der Projektmeilensteine gefehlt? Werfen Sie einen Blick in den Projektplan und vergleichen Sie ihre Prognosen mit der Realität. So können Sie die Ursachen für die Engpässe identifizieren.

Liegt das Scheitern in der Vernachlässigung des Projektplans, so können Sie dies im nächsten Projekt besser machen. Lag es jedoch an einem zu hohen Detaillierungsgrad des Plans, sodass Ihre Teams diesem nicht mehr folgen konnten, sollten Sie Ihre Planungsfertigkeiten etwas aufpolieren, bevor Sie zum nächsten Projekt übergehen.

Des Weiteren sollten Sie sich Feedback aus Ihrem Projektteam einholen. Dieses wird Ihnen z. B. Probleme im Umgang mit Abhängigkeiten im Projekt beschreiben können und ihnen erklären, warum bestimmte Synchronisationspunkte verfehlt wurden. Die Beteiligten werden Ihnen auch sagen können, warum ein Liefergegenstand deutlich mehr Zeit benötigt hat als von Ihnen vorgesehen.

Dieses Wissen können Sie in Ihrem nächsten Projekt anwenden. So können Sie etwa Synchronisationspunkte bereits im Vorhinein als Risiken identifizieren und einen Maßnahmenplan entwickeln, sollten sich die Dinge nicht in Ihrem Sinne entwickeln.

Mit der Qualität der Planung und des Monitorings steigt auch die Absehbarkeit von Zielverfehlungen sowie von Ressourcenengpässen. Dabei gilt der Grundsatz, je schneller Sie reagieren können, umso mehr Zeit, Geld und Ressourcen sparen Sie, wenn ein Projekt gestoppt werden muss. Dies ermöglicht es Ihnen im Nachgang, trotz des Scheiterns von einem Erfolg sprechen zu können.

2. Kompetenzlücken

Wäre es im Team nicht zu Kompetenzlücken gekommen, wäre Ihr Projekt ein voller Erfolg geworden. Dies ist ein Anzeichen für zu zögerliches Handeln und für das Fehlen einer transparenten und regelmäßigen Kommunikation. Wenn das Team dauerhaft eingebunden wird und Planänderungen nachvollziehen kann, stärkt dies das Vertrauen in die Projektleitung.

Durch mehr Agilität werden Kompetenzlücken leichter identifiziert und können entsprechend früher geschlossen werden. Versuchen Sie, für jedes Teammitglied Aufgaben zu finden, die gut zu ihm passen. Wenn Sie sich über die einzelnen Kompetenzen Ihres Teams nicht im Klaren sind, suchen Sie am besten das direkte Gespräch.

Anschließend können Sie entweder einen Entwicklungsplan erstellen oder bei Bedarf Stellenausschreibungen anfragen, um die nötigen Ressourcen anzuwerben. Dabei gilt der Grundsatz: Setzen Sie in der Planung nicht auf unverzichtbare Einzelressourcen. Damit bewahren Sie sich wichtige Handlungsspielräume.

3. Externe Zulieferer

Aufgrund eines Lieferverzugs seitens eines Ihrer  Lieferanten ist Ihr Projekt gescheitert. Es haben also äußere Einflüsse zu dieser Situation geführt.

Welche Schlüsse können Sie daraus ziehen? Zunächst einmal sollten Sie sich im Hinblick auf externe Lieferanten sämtliche Optionen offen halten. So können Sie beim Ausfall eines Zulieferers auf den nächsten in Ihrer Liste zurückgreifen.

Zudem sollten Sie eine vertragliche Exit-Strategie vorsehen. So können Sie verhindern, dass Sie aufgrund eines zu schnell unterzeichneten Vertrags etwa Verzüge, die den Projekterfolg beeinträchtigen, einfach hinnehmen müssen. Dabei gilt der Grundsatz: Zuliefererverträge müssen bis ins letzte Detail geprüft werden.

Andersherum gedacht, sollte Sie, wenn externe Zulieferer zu Teilerfolgen des Projekts beigetragen haben, unbedingt über weitere Großaufträge für zukünftige Projekte nachdenken. So verbessern Sie das Vertrauensverhältnis zum jeweiligen Zulieferer und können womöglich entscheidende Preisnachlässe in die Diskussion bringen.

4. Technologie und Implementierungen

Auch wenn Ihr Projekt kein Erfolg war, sollten Sie sich auf das konzentrieren, was Sie aus dem Projekt gelernt haben.

Vielleicht haben Sie mit einem neuen Projektmanagement- oder Automation-Tool gearbeitet und dabei neue Tricks und Kniffe gelernt. Vielleicht wissen Sie nun mehr über die Bedeutung der Verfügbarkeit Ihrer  Ressourcen. Oder Ihre Projektteams haben erfolgreich einen neuartigen Projektprozess durchlaufen, mit dem sie noch schneller auf veränderte Anforderungen des Projekts und die Visionen der Projektstakeholder reagieren konnten.

Das alles stärkt die Belastbarkeit des gesamten Projektteams im positiven Sinne. Dabei gilt der Grundsatz, nach Misserfolgen die Arbeitsmoral hochzuhalten und starkes Leadership unter Beweis zu stellen, ist mitentscheidend für zukünftige Projekterfolge.

Das Scheitern von Projekten für den zukünftigen Projekterfolg nutzen

Wenn Sie genau analysieren, was bei Ihrem Projekt schief gelaufen ist, werden Sie entsprechende Fehler beim nächsten Projekt nicht mehr machen. Sie sollten aber auch die Punkte herausarbeiten, die trotz des Scheiterns Ihres Projekts positiv zu bewerten sind, und diese in Ihrer zukünftigen Projektstrategie fortführen.

Entscheidende Daten aus einem gescheiterten Projekt für die Zukunft herauszuarbeiten und diese Erkenntnisse mit dem Projektteam zu teilen, gestaltet sich meist als äußerst komplex. Daher sollten Sie über ein Tool nachdenken, das Ihnen sämtliche Projektdaten zentralisiert zur Verfügung stellt und derartige Lessons Learned unterstützt.

Ihr Hauptziel muss es sein, Positives in gescheiterten Projekte zu sehen und zu verstehen, dass nicht alle Misserfolge auf schlechtes Projektmanagement zurückzuführen sind. Gerade Letzteres müssen Sie auch Ihren Teams so zu verstehen geben. Stressminderung und Förderung der Arbeitsmoral sind entscheidend, damit aus vergangenen Misserfolgen Positives entstehen kann.