3 Best Practices für die Startphase Ihres Projektlebenszyklus

Benötigt die Startphase Ihres Projekt vielleicht etwas mehr Power?

Wenn die Kosten für misslungene Projekte ständig ausufern, sollten Sie sich generell an den Best Practices in Ihrer Branche orientieren. Andernfalls laufen Sie Gefahr, Teil von Statistiken zu werden, laut derer nur 2,5 Prozent der Unternehmen  ihre Projekte erfolgreich abschließen.

Um das zu verhindern, wollen wir nun ein paar branchenübergreifende Best Practices erläutern, anhand derer die Startphase des Projektlebenszyklus schnell Fahrt aufnehmen kann.

1. Definieren Sie Ziele und Liefergegenstände

Ohne Ziel und Führungspunkte verläuft man sich über kurz oder lang.

Lawrence J. Peter

Jedes Projekt braucht klare Ziele, die an der Unternehmensstrategie ausgerichtet sind. Dabei hilft es, einen Business Case für das jeweilige Projekt zu erstellen.

Technische Details können hierbei zunächst vernachlässigt werden. Der Fokus muss auf dem Mehrwert für das Unternehmen liegen.

Angenommen, Ihr Projekt zielt darauf ab, die Effizienz Ihres Vertriebsteams durch das Training mit einer neuer Software zu steigern. Dieses Projekt wäre ganz im Sinne des Unternehmensziels, den Umsatz zu verdoppeln.

Wenn Sie diese Ziele stets im Blick haben, wird Ihnen auch Punkt 2. weitaus leichter fallen.

2. Überzeugen Sie Management und Geldgeber

Wenn Sie vor Projektstart nicht bereits finanziellen Rückhalt haben, ist Ihr Projekt sehr wahrscheinlich zum Scheitern verurteilt. Unzureichende Unterstützung von Geldgebern ist bei über einem Viertel aller fehlgeschlagenen Projekte der Grund, warum sie nicht erfolgreich umgesetzt wurden.

Deswegen müssen Sie von Beginn an sicherstellen, dass jeder genau weiß, worum es bei Ihrem Projekt geht.

• Erklären Sie dabei alles in möglichst einfachen Worten. Ziele und Business Case sollten  klar vermittelt werden. Vermeiden Sie Abkürzungen oder zu viele technische Ausdrücke, die Ihr Publikum womöglich nicht verstehen wird.
• Führen Sie genau Buch darüber, welche Zugeständnisse Ihnen gegenüber gemacht wurden, aber auch darüber, was von Ihnen geliefert werden muss. Entscheidungsträger stehen meist unter Zeitdruck, daher sollten sämtliche relevanten Punkte Ihrerseits vorbereitet werden. Dokumentieren Sie alles und stellen Sie klar heraus, was von Ihrem Projekt zu erwarten ist.
• Halten Sie die Stakeholder stets auf dem Laufenden – am besten mit kurzen Status-Updates, damit sie immer genau wissen, wie sich die Vorbereitungen und später das Projekt entwickeln. Regelmäßig eingebundene Personen sind zudem kooperativer und werden Ihnen eher bei Problemen helfen.

3. Berücksichtigen Sie den Kontext und definieren Sie den Umfang

Kaum ein Projekt verläuft völlig autark. Ohne die Unterstützung anderer (interner oder externer) Teams wird das Projekt unweigerlich scheitern. Daher spielt der Ressourcenbedarf eine entscheidende Rolle.

Beachten Sie also folgende Aspekte:

• Risiken: Was könnte alles schiefgehen?
• Abhängigkeiten: Welche Ressourcen werden zur Umsetzung des Projekts benötigt?
• Einschränkungen: Welche Faktoren könnten das Projekt behindern (z. B. Budget oder Zeit)?

Zur Definition des Projektumfangs empfiehlt sich die Erstellung einer Zeitleiste sowie die Skizzierung dessen, was beim  Projektabschluss erwartet wird. Wenn „Erfolg“ nicht definiert ist, besteht die Gefahr eines ausufernden Projekts (Scope creep), was bei 45 Prozent aller Projekte der Fall ist. Auch ein völliges Misslingen des Projekts lässt sich dann nicht ausschließen.

Neuer Antrieb für Ihren Projektlebenszyklus

Wenn Sie diese Best Practices berücksichtigen und entsprechend umsetzen, verringern Sie das Risiko negativer Ergebnisse um ein Vielfaches und sind bereit für neue Herausforderungen.

Der Einsatz modern PPM-Lösungen wie Planisware Orchestra können Ihnen diesbezüglich die Arbeit stark vereinfachen. So wird die projektbezogene Kommunikation einzig dadurch bereits verbessert, dass alle Beteiligen dieselbe Datenquelle nutzen.

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