10 Best Practices zur Projektplanung

Wenn es Probleme bei der Lieferung eines Projekts gibt, kann dies an einer fehlerhaften Projektplanung liegen. Denn manchmal schätzen Projektmanager den Umfang eines Projekts falsch ein. Die Abschätzung des Umfangs eines Projekts ist ein entscheidender Aspekt bei der Projektplanung. Dazu gehören quantitative Schätzungen hinsichtlich Kosten, Ressourcen und der Dauer. Eine akkurate Einschätzung ist selbstverständlich keine leichte Aufgabe, doch wenn sie gelingt, können dadurch Risiken gemindert und der Projekterfolg gesichert werden.

Wie genau die Projektplanung im Einzelnen erfolgt, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab. Allerdings gibt es einige Best Practices, anhand derer die Abschätzung des Projektumfangs besser gelingen kann:

Beschönigen Sie keine Zahlen

Das ist der erste und wichtigste Schritt, um die richtigen Zahlen zu erhalten. Vermeiden Sie, wenn möglich, jegliche Art von groben Schätzungen und Vermutungen. Auch wenn das bei manchen Projekten als unmöglich erscheint, ist es äußert wichtig, diese Vermutungen auf irgendeine Weise zu quantifizieren. Sobald die Zahlen dann stehen, muss eine Fehlerspanne als Puffer eingeplant werden.

Sprechen Sie die Projektanforderungen ab

Vor dem Start eines jeden Projekts ist es äußerst wichtig, die Projektanforderungen mit allen Entscheidern abzusprechen. Wenn etwa ein Teil der Beteiligten eine schlankere Funktionalität erwartet und der andere Teil eher eine umfassendere, kann sich das stark auf die Planung der Termine, des Budgets und der Ressourcen auswirken. Daher müssen die Erwartungen klar spezifiziert werden, damit alle an einem Strang ziehen können.

Richten Sie sich nach dem verfügbaren Budget

Der Projektumfang muss an das verfügbare Budget angepasst werden. In manchen Fällen versprechen Projektmanager mehr, als das Budget ermöglicht. Solche Versprechen können schwere Konsequenzen nach sich ziehen. Daher sollten bei der Projektplanung die Zahlen nicht zu niedrig gehalten werden, nur um die Geldgeber nicht abzuschrecken. Arbeiten Sie also mit realistischen Zahlen und bleiben Sie im Rahmen des verfügbaren Budgets.

Berücksichtigen Sie Risiken

Praktisch jedes größere Projekt birgt gewisse Risiken, welche unbedingt bei der Planung berücksichtigt werden müssen. Dahingehend müssen Puffer hinsichtlich Zeit, Budget und Ressourcen eingeplant werden. In manchen Fällen bietet sich ein Plan zur Risikovermeidung oder Risikominimierung an, für den ebenfalls Zeit, Kosten und Ressourcen berücksichtigt werden müssen.

Denken Sie auch an die kleineren Aktivitäten

Bei der Planung von Projekten fallen kleinere Aktivitäten wie Besprechungen, Verarbeitung von Kundenfeedback oder Testläufe oft unter den Tisch, welche Verzögerungen oder Kostensteigerungen zur Folge haben können. Berücksichtigen Sie daher auch diese vermeintlich untergeordneten Aktivitäten bei der Abschätzung des Projektumfangs.

Teilen Sie Ihre Projekte in kleinere Teile auf 

Bei der Planung bietet es sich an, das Projekt in so kleine Einheiten wie möglich aufzuteilen. Denn je detaillierter und präziser diese sind, umso genauer wird die Abschätzung. Für den Projekterfolg kann eine detaillierte Planung ausschlaggebend sein.

Erfassen und bewerten Sie jeden Vorgang

Mit einem Projektstrukturplan ist es oft nicht getan. Wenn es die Zeit erlaubt, empfiehlt es sich, jeden Vorgang zu erfassen und im Projektkontext zu bewerten. Wenn Sie die zur Fertigstellung jedes Vorgangs benötigte Zeit zusammenrechnen, wird Ihre Projektplanung noch präziser werden.

Lernen Sie aus früheren Projekten

Bei der Projektplanung kann es immer zu schwierigen Situationen kommen. Dabei empfiehlt sich die Berücksichtigung von Dokumenten und Berichten abgeschlossener Projekte. So können Aufwand, Zeit und Kosten ggf. besser abgeschätzt werden.

Machen Sie sich Kontext und Hintergrund klar

In der Regel reicht es nicht, einfach nur das Projekt an sich zu quantifizieren und zu verstehen. Kontext und Hintergrund des Projekts spielen dabei meist eine gleichbedeutende Rolle. Dabei müssen Sie sich Fragen stellen wie etwa: Wer ist der Initiator des Projekts? Wie ist die Lage der Abteilung, in der das Projekt gestartet wird? Wie verstehen sich die Mitarbeiter dieser Abteilung untereinander? Wie steht das Unternehmen wirtschaftlich da? Die Antworten auf solche Fragen werden Ihnen bei der Projektplanung sehr hilfreich sein.

Stellen Sie die richtigen Fragen

Zu den größten Hindernissen, die in der Projektplanung zu berücksichtigen sind, zählen Informationsmangel und ein unklarer Projektkontext. Daher ist es essentiell, die richtigen Fragen zu stellen:

• Was ist das Projektziel und was wird vom Projekt erwartet?
• Wer ist am Projekt beteiligt? Wo und wie wird gearbeitet? Wie stehen die Projektmitarbeiter zueinander?
• Wer ist/sind die Kontaktperson(en) auf Kundenseite und was sind die Erwartungen des Kunden?
• Mit welchen technischen Mitteln wird gearbeitet?
• Wie groß ist das Budget?
• Wie lange soll das Projekt dauern?
• Was sind mögliche Hindernisse, Risiken usw.?

Die Liste kann noch erweitert werden. Je mehr Fragen gestellt werden, desto besser lässt sich der Projektumfang abschätzen. Im Grunde genommen besteht der gesamte Planungsprozess aus einer Reihe Fragen, die an der richtigen Stelle gestellt werden müssen.