Wo KI einem PMO wirkliche Vorteile bringt und wo sie an ihre Grenzen stößt
Der aktuelle Diskurs über KI im Bereich des Projektmanagement klingt häufig sehr vielversprechend: KI automatisiert Statusberichte, identifiziert Projektrisiken und macht das PMO praktisch zum Selbstläufer. Hier lässt sich gleich vorwegnehmen, dass einiges stimmt, anderes jedoch nicht. Die Wahrheit liegt irgendwo dazwischen.
In diesem Artikel geht es darum herauszustellen, was heutzutage bereits möglich ist und wohin die Reise mit KI Gehen könnte.
Was bereits möglich ist
KI bietet bereits heute viele Vorteile, von denen PMOs in bestimmten Bereichen profitieren können – das allerdings nur, wenn die Daten stimmen und die Prozesse laufen. Gerade in folgenden Bereichen bietet KI entscheidende Vorteile:
Erstellung von Terminplanungen: Tools wie Copilot unterstützen bei der Erstellung einer groben Terminplanung, insbesondere dann, wenn diese immer ähnlichen Mustern folgt.
Schnelle Kommunikation: Mit KI können Status-Updates, Besprechungszusammenfassungen und allgemeine Berichte erstellt und kommuniziert werden.
Dashboards und Reporting: Sind Daten gut strukturiert und gepflegt können mithilfe von KI entsprechende Übersichten generiert sowie Daten aus Tools wie Power BI, Planner Premium oder Sharepoint miteinander verknüpft werden.
Szenarioanalyse und Risikoermittlung: Mit KI können Szenarios erstellt werden ebenso wie Risiken samt entsprechenden Aktionsplan.
Diese Anwendungsbeispiele funktionieren am besten, wenn das PMO bereits mit konsistenten und fundierten Daten arbeitet. Ist dies nicht der Fall, kommt es häufig zu unverlässlichen oder falschen Ergebnissen. Zudem muss beachtet werden, dass eine menschliche Kontrolle bei allen Punkten relevant ist.
Was noch nicht möglich ist
Portfoliooptimierung, prädiktive Analysen und automatisierte Entscheidungsfindung sind zwar vielversprechende Anwendungsbereiche, allerdings auf KI-Ebene noch nicht ganz ausgereift, weil:
Daten zu inkonsistent sind. PMOs verlassen sich meist auf manuell eingetragene Daten. Dabei sind Formate oft inkonsistent und Tools werden getrennt voneinander verwendet.
KI nach wie vor Halluzinationen erzeugt. Falsche Risiken werden identifiziert, Zeitrahmen zu eng gesetzt und Berichte mit fehlerhaften Daten erstellt. Ohne menschliche Kontrolle geht es nicht.
es auf den Kontext ankommt. KI weiß nichts von unternehmensspezifischen Vorgaben, vorherigen Fehlern, Ressourcendynamiken und strategischen Plänen – die Menschen im Unternehmen schon.
PMO-Leistung zwei Seiten hat. Die besten PMO-Leiter verlassen sich neben fundierten Daten auf ihr Urteilsvermögen und ihre Intuition. Das sind Dinge, die eine KI nicht lernen kann.
Das alles bedeutet nicht, dass hier auf KI verzichtet werden muss. Es bedeutet lediglich, dass es nach wie vor Experten bedarf. KI ist eine Hilfe, kein Ersatz.
Wo geht die KI-Reise hin?
Dies ist eine äußerst spannende Frage. Aktuell sind rasche Fortschritte in folgenden Bereichen zu verzeichnen:
Lokale LLMs, die sowohl Datensicherheit als auch angepasste Ergebnisse bieten
vereinheitlichte Plattformen, die dank besserer Datenverwaltung und KI-basierter Hilfen die Projektsteuerung erleichtern
KI als Standard, auch in Tools, die Projektteams bereits verwenden, was bei richtiger Verwendung alles von der Planung bis zum Reporting vereinfacht
Eins steht fest, die KI wird sich in vielen Bereichen weiterentwickeln, was bedeutet, dass wir immer leistungsstärkere Tools sehen werden.
Wissensdurst und Bedacht zum Ziel
Das Fazit aus diesem Artikel lässt sich wie folgt beschreiben: KI ist ein Werkzeug, keine Strategie.
Sie dient zur Inspiration und Zeitersparnis, jedoch nicht um das Ruder zu übernehmen. PMOs bestehen weiterhin aus Menschen, die durch KI zwar unterstützt, allerdings nicht ersetzt werden können. Daher gilt: Neugier erhalten, Neues testen und nachhaltig planen.
Sehen Sie sich die Aufzeichnung von Bill Dows Webinar an: "AI-Powered PMOs: A Practical Approach to Transformation"
