Interview mit Herrn Dr. Andreas Heil, Senior Project Manager im R&D-Bereich bei Fresenius Kabi über den globalen Rollout von Planisware Enterprise

Interview | Transkript | Kundentag 2023

Bernhard Wolf, Head of Marketing, Planisware Deutschland GmbH

Dr. Andreas Heil, Senior Project Manager im FIPS-Team (Fully Integrated Project Steering) bei Fresenius Kabi.
Herr Dr. Heil, recht herzlichen Dank, dass Sie sich während unseres 14. Kundentags hier in München für ein kurzes Interview zur Verfügung stellen. Ich würde einfach einsteigen.

Würden Sie bitte sich, Ihre Rolle und das Unternehmen, für das Sie arbeiten, kurz beschreiben.

Mein Name ist Andreas Heil. Ich bin Senior Project Manager im FIPS-Team (Fully Integrated Project Steering) bei Fresenius Kabi. Wir sind ein Team von sieben Leuten, das Planisware bei Fresenius Kabi für die R&D-Projekte ausrollt. Fresenius Kabi ist ein globaler Gesundheitskonzern mit 42.000 Mitarbeitern an 160 Standorten weltweit. Unsere Hauptgeschäftsbereiche sind Pharmaceuticals, klinische Ernährung und Medizintechnik.

Mit welchen besonderen Herausforderungen hat ein Unternehmen wie Ihres im Bereich der Gesundheitsindustrie aktuell im Bezug auf Projektmanagement – was ja unser verbindendes Element ist – aktuell zu kämpfen?

Wir sind ein projektgetriebenes Unternehmen. Und wie alle Unternehmen in der Gesundheitsbranche müssen wir sehr stark darauf achten, dass wir unsere Ressourcen und Kosten klein halten. Und deswegen ist es besonders wichtig, dass wir bei Investitionsentscheidungen darauf schauen, dass wir zum einen Projekte sinnvoll priorisieren können und zum anderen Projekte beenden können, falls sich herausstellt, dass sie unrentabel werden.

Sie haben es selbst schon angesprochen. Den Spitznamen FIPS. Offensichtlich der interne Name unserer Lösung. Wofür steht FIPS genau? Sie haben auch die Business Units angesprochen: Wird Fips in allen Business Units gleich, ähnlich oder abweichend verwendet?

FIPS heißt Fully Integrated Project Steering. Und wir wollen als „Single source of Truth“ für die R&D-Projekte auftreten.
Wir haben insgesamt acht Business Units, die sich auf die drei Geschäftsbereiche aufteilen. Und: Jede Business Unit wurde separat ongeboardet. Jede Business Unit nutzt verschiedene Bereiche von FIPS unterschiedlich intensiv. Medtech ist besonders fokussiert auf Ressourcenplanung und -management. Der Geschäftsbereich Pharmazeuticals nutzt Zeit- und Kostenplanung. Klinische Ernährung nutzt auch beides, ist aber vielleicht nicht so tief drin wie die Kollegen von Pharmaceuticals. Also, alle sind auf einer Reise, ihre Bedürfnisse komplett in FIPS darzustellen. Der Rollout wurde zu unterschiedlichen Zeitpunkten gestartet, und ist bei den Geschäftsbereichen teilweise noch am Anfang, teilweise bereits seit mehreren Monaten abgeschlossen.

Wie unterstützt im Alltag die Planisware-Lösung ihre Unternehmensstrategie und die Geschäftsprozesse, die sie pflegen?

Es unterstützt und zum einen, dass wir Daten in einem einzigen Topf haben und es keine Insellösungen mehr gibt, die auch redundante Arbeit erzeugt haben.
Und: Die Projektmanager können ihre Projekte in dem Tool tracken und auch für das Reporting nutzen. Die Portfoliomanager können sich einen einfachen Überblick über die Gesamtportfolio-Kosten erstellen sowie ebenfalls für das Reporting nutzen.

Bitte erläutern Sie die Größe Ihrer globalen Planisware-Implementierung in Ihrem Unternehmen im Bezug auf die etablierten Rollen, die Anzahl der geplanten Ressourcen, und vielleicht auch etwas zu der Frage, ob es Schnittstellen zu anderen Systemen gibt – einfach ein bisschen die Landschaft kurz skizzieren?

Wir haben ungefähr 1.000 aktive Nutzer im System. Es sind aktuell 1.700 Projekte insgesamt bei uns im System. Die Anzahl der Ressourcen weiß ich nicht. Die Anzahl der Ressourcen hängt immer von der jeweiligen Business Unit ab, wieviel User sie als Ressource anlegen. Wir haben aktuell die SAP-Schnittstelle integriert in FIPS. Das heißt, wir lassen die Actuals aus SAP jeden Tag bei uns ins System fließen. Und haben dann den Match zwischen Plan- und Ist-Kosten über die SAP-Schnittstelle.

Bei so einer global aufgesetzten, großen Implementierung ist wahrscheinlich das Change Management nicht wegzudenken und daran auch wieder gekoppelt das Thema der User Acceptance? Wie haben sie beides gehandhabt oder auch unter Kontrolle gebracht?

Wir hatten sehr viel mit Change Management zu tun. Wir hatten verschiedene User-Gruppen, die unterschiedlich gut die Lösung akzeptiert haben. Da das Tool ja als "Single source of Truth" etabliert wurde – alle sollten das Tool nutzen – gab es auch Widerstände, die man brechen musste. Wir haben das so gelöst, dass wir die Implementierung oder den Roll out schrittweise gemacht haben. Wir haben uns die Requirements der Business Units angeschaut und haben versucht, den gemeinsamen Nenner zu finden, und die Lösung so umzusetzen.
Die User-Acceptance – würde ich sagen – ist noch nicht abgeschlossen. Es gibt, wie bekannt ist, immer noch ein paar kleinere Baustellen im System. Viele sagen, Planisware ist ihnen zu komplex. Aber, das ist halt das Problem: Einerseits will man eine Lösung haben, die alles kann, und andererseits soll sie intuitiv zu bedienen sein. Da haben wir noch etwas vor uns, aber sollten auf einem guten Weg sein.

Sie haben die Planisware-Implementierung bei der Fresenius Kabi von Anfang an beobachtet. Worauf sind sie besonders stolz, wenn Sie zurückdenken an die Anfangszeit mit Planisware? Gibt es etwas, was Sie damit gut umgesetzt haben und das ist ein Thema, was jetzt wichtig ist?

Wir haben die Leute wirklich dazu gebracht, dass sie ihre Projekte nur in Planisware planen und tracken, und dass sie sich nicht mehr mit anderen Tools wie Excel oder PowerPoint weitestgehend bedienen, um quasi eine Datenquelle zu haben, die von allen genutzt wird. Das hat dann den Vorteil, dass zum Beispiel auch nachgelagerte Prozesse wie zum Beispiel der Forecast-Prozess da sehr zentral ablaufen. Und alle quasi von dieser einen Eingabemaske profitieren können.

Ist Planisware noch rauszudenken aus Ihren Prozessen und ihrer Unternehmensstrategie?

Mittlerweile nicht mehr. Auf jeden Fall für die R&D-Projekte. Da haben wir schon eine gute Akzeptanz im Unternehmen und eine gute Reichweite bekommen.

Wo würden Sie die Partnerschaft zwischen Planisware und Fresenius Kabi in den nächsten fünf Jahren ansiedeln? Was sind die Entwicklungsmöglichkeiten?

Die Entwicklungsmöglichkeiten sind zum einen, die User Acceptance dahingehend zu bringen, dass wir dann in quasi einem operativen Modus sind, wo wir keine weiteren Entwicklungen mehr brauchen, und dass wir auch das Reporting, was auch ein Teil der User Acceptance darstellt, für uns so flexibel und einfach wie möglich lösen können.

Sie heben viel Know-how aufgebaut, eine so komplexe Software in eine globale Struktur hineinzutragen – im Zusammenhang mit Projekt- und Projektportfolio-Management in einem R&D-getriebenen Konzern: Gibt eine Best Practice, die Sie an potenzielle Anwender weitergeben möchten, nicht unbedingt in Bezug auf Planisware, sondern hinsichtlich PPM-Lösungen oder Projektmanagement?

Ein fundamentaler Bestandteil war, dass wir die Lösung nicht auf einmal ausgerollt haben. Sondern Schritt für Schritt, Business Unit für Business Unit und dann auch Funktion für Funktion, und sie damit nicht überfordert haben.
Zum anderen haben wir den Kollegen immer einen zentralen Ansprechpartner bei uns im System angeboten, und auch Key User, die dann unterstützen, und dass wir auch sehr viel dokumentiert haben sowie E-Learning anbieten

Dann wünschen wir Ihnen mit den weiteren Schritten mit der Planisware-Lösung Alles Gute, und ich möchte mich herzlich für das Gespräch bedanken.