Was spricht für Projektportfoliomanagement?

Sie werden sicher schon von „Portfoliomanagement“ im Finanzkontext gehört haben. Dahinter steckt die Idee, Ihr Geld so zu verwalten, dass dabei eine möglichst hohe Kapitalrendite herausspringt und Risiken so gering wie möglich gehalten werden. Projektportfoliomanagement (PPM) stellt auf ähnliche Weise eine Kombination von Best Practices dar, anhand derer Projekte so verwaltet werden, dass die Kapitalrendite für Ihr Unternehmen möglichst hoch ausfällt.

Acht von zehn Projektmanagern geben an, dass das richtige PPM grundlegend für den Geschäftserfolg sei. Und damit haben sie völlig recht, denn ein effizientes Projektportfoliomanagement ist der entscheidende Faktor für zukunftsversierte Unternehmen zur Optimierung ihrer Ergebnisse.

In diesem Artikel geht es um den Mehrwert von PPM und darum, wie Ihr Unternehmen damit eine Vielzahl von Herausforderungen meistern kann. Doch zunächst klären wir, was unter PPM zu verstehen ist:
 

Definition: Was ist Projektportfoliomanagement?

Das Project Management Institute definiert PPM wie folgt: 

Die zentralisierte Leitung eines oder mehrerer Portfolios zur Erreichung strategischer Ziele.

In sehr fortschrittlichen Unternehmen bildet ein Projektportfolio die Verbindung zwischen Unternehmensstrategie und Tagesgeschäft. Und genau hier kommt das „Portfoliomanagement“ bzw. das „Projektportfoliomanagement“ ins Spiel. Das Konzept erfreute sich zunächst wachsender Beliebtheit als Methode zur Verwaltung von Investitionen, Projekten und Programmen. Mittlerweile kann es an verschiedene Projektmanagement-Methoden wie Agile oder Stage-Gate angepasst werden.

Die operative Ebene sorgt für Licht, die strategische Ebene ist das Licht am Ende des Tunnels, doch das Projektmanagement ist der Motor, der die Organisation vorantreibt.

— Joy Gumz, Director of Project Auditors

In entsprechenden PPM-Lösungen werden Projekte in einem einzigen System konsolidiert. Dabei stehen Transparenz und benutzerspezifische Zugriffsrechte an oberster Stelle. Zudem bieten sie unter anderem geeignete Funktionalitäten, anhand derer Projekte fundiert priorisiert und Ressourcen zielgerichtet zugeteilt werden können.
 

Wer ist für das PPM verantwortlich?

Bevor wir uns mit den Gründen, die für PPM sprechen, beschäftigen, wollen wir klären, wer das PPM überhaupt umsetzt.

Häufig ist das Project Management Office (PMO) für das Portfoliomanagement verantwortlich. Projektmanager und ihre Teams arbeiten dabei an individuellen Projekten unter dessen Anleitung. Das PMO standardisiert die Best Practices, Formate und Reportings für Projekte. Zudem werden dort auch Änderungsanfragen und Ressourcen verwaltet sowie Projekte priorisiert und optimiert.

Damit fällt dem PMO eine essenzielle Rolle zu. Doch in der Regel sind bei diesen Prozessen auch für die Unternehmensstrategie verantwortliche Personen, die Geschäftsleitung sowie weitere Entscheidungsträger involviert. Diese sind zwar nicht direkt an der Portfolioverwaltung beteiligt, wollen jedoch von Seiten des PMO mit Plänen und Business Cases für Projekte versorgt werden. Bei Firmen mit einem hohen PPM-Reifegrad spielt die Strategie im Rahmen des Projektportfoliomanagements eine immer wichtigere Rolle. Daher empfiehlt sich die Lektüre dieses Artikels zum Thema strategisches Portfoliomanagement. 

Es lässt sich also sagen, dass alle Abteilungen und Mitarbeiter eines Unternehmens zu einem gewissen Maße im PPM miteingebunden sind. Folglich hat jeder dafür eine gewisse Verantwortung. Doch wie lässt sich sicherstellen, dass sich alle dieser Verantwortung bewusst sind?
 

Warum ist Projektportfoliomanagement entscheidend?

Wie bereits erwähnt, gibt es jede Menge Gemeinsamkeiten mit dem Portfoliomanagement im finanziellen Sinne. Dort stehen Ihnen vielleicht nur begrenzte Finanzmittel zur Verfügung – Aktien, Bonds usw. – die Sie als Portfolio verwalten. So soll der Gesamtwert gesteigert und damit Ihre Finanzziele erreicht werden.

Parallel dazu bietet PPM einen Prozess zur Auswahl, Priorisierung, Autorisierung und Verwaltung der finanziellen Mittel, der einer vordefinierten Strategie folgt.

Fundierte Priorisierungen und Entscheidungen

Nehmen wir folgendes Beispiel: Ein internationaler Konzern mit über 100 Projekten muss sich wegen einer Finanzkrise budgetär einschränken. Daher muss geklärt werden, welche Projekte profitabel, skalierbar und von Bedeutung für die Unternehmensstrategie sind. Für die erfolgreiche Umsetzung der Unternehmensstrategie müssen immer wieder hunderte von essenziellen Entscheidungen getroffen werden:

• Soll das Projekt fortgeführt werden?
• Sollten neue Leute eingestellt werden?
• Soll Projekt A oder Projekt B umgesetzt werden?

Ohne eine adäquate Portfolioübersicht wird die Entscheidungsfindung schwierig. Im Rahmen dieser Studie stellte sich heraus, dass der Erfolg stark vom Verstehen und der Qualität der auf Portfolioebene getroffenen Entscheidungen abhängt.

Je übersichtlicher Ihre Datenlandschaft ist, umso fundierter sind Ihre Entscheidungen. Eine passende PPM-Lösung hilft Ihnen mit den richtigen Tools dabei, dieses Ziel zu erreichen. So können Sie etwa Projekte bewerten (lassen) und denen mit besonders hohem Mehrwert mehr Ressourcen zuteilen. So lässt sich Ihr Portfolio zielgerichtet verwalten.

Umfassende Kommunikation

Mit dem richtigen PPM verbessert sich die Kommunikation zwischen den Projektmanagern und ihren Teams. Selbst in Zeiten des Homeoffice können remote arbeitende Teams über eine digitale Plattform beispielsweise Dateien teilen, chatten und Workflows kapazitätsbasiert festlegen. Denn je besser der portfoliobezogene Informationsaustausch, umso besser sind die Projekte aufeinander abgestimmt.

Es kommt äußert selten vor, dass ein Projekt völlig autark ist. Meist gibt es Überschneidungen – insbesondere im Hinblick auf Ressourcen, wodurch die richtige Koordination entscheidend ist. Häufig gibt es einen regelrechten Wettbewerb um die gewünschten Ressourcen und Budgets.

Auch hier gilt, mit der richtigen Übersicht lassen sich diese Überschneidungen leichter identifizieren. So können Sie etwa Ressourcenengpässen und Ressourcenverschwendungen zeitnah entgegenwirken. Auch wenn es oft nur kleine Anpassungen sind, hilft dieser iterative Ansatz ihrem Unternehmen, langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

Phasenmanagement

Der größte Vorteil von PPM-Lösungen ist, dass projektbezogene Informationen abteilungsübergreifend gesammelt und geteilt werden können. Das bedeutet, dass Entscheidungen hinsichtlich verschiedener Projekte zeitnah getroffen werden können.

Ziel ist es, das Portfolio so ausgeglichen zu gestalten, dass die unvermeidbaren Schwankungen hinsichtlich der Geschäftsaktivitäten möglichst gering ausfallen. Dazu benötigen Sie einen geeigneten Mix aus lang- und kurzfristigen sowie risikoreichen und risikoarmen Projekten. Dabei sollten die einzelnen Termine und der Ressourcenbedarf möglichst homogen verteilt sein.

Projekte durchlaufen stets individuelle Phasen, die aufeinander abgestimmt sein müssen. Fahrzeughersteller würden beispielsweise nie wollen, dass alle neuen Modelle gleichzeitig auf den Markt gebracht  werden – die einzelnen Projekte also gleichzeitig enden. Auch wenn es zu einzelnen Verzögerungen kommen kann, müssen die Releases immer so geplant werden, dass sie dem Zahn der Zeit entsprechen. Durch die zeitliche Anpassung verhindern Sie zudem auch, dass für die einzelnen Projekte parallel dieselben Ressourcen benötigt werden, wie etwa einen Windkanal oder eine Teststrecke.

Analyse und Reporting in einem

In PPM-Lösungen werden fertiggestellte, aktive und zukünftige Projekte verwaltet. Sie machen die strategischen Themen greifbarer. Sämtliche Arbeiten können gemessen und analysiert werden. Dies steigert auch die Lernkurve für zukünftige Vorhaben. State-of-the-Art-PPM-Lösungen automatisieren einen großen Teil des Berichtwesens durch Dashboards und andere Tools zur Visualisierung von Daten. Bei manchen sind sogar KI-basierte Analysen möglich.

Ausrichtung der Best Practices am PPM-Reifegrad

Angenommen Sie haben Ihr Unternehmen vor zehn Jahren gegründet und zunächst mithilfe von beispielsweise Excel erfolgreich verwaltet. Junge Unternehmen verfügen meist noch nicht über komplexe, funktionsübergreifende Daten. Das macht ihre Verwaltung deutlich einfacher. Doch als erfolgreiches Start-Up wächst Ihr Betrieb zu einem mittelständischen Unternehmen heran. Die Verwaltung ihrer Daten ist nun im „Excel-Stil“ bedeutend schwieriger geworden. Jedes wachsende Unternehmen kommt irgendwann an den Punkt, an dem der Einsatz einzelner Spreadsheets einfach nicht mehr effizient funktioniert. Genau dann ist es an der Zeit, sich über eine umfassendere PPM-Lösung zu informieren.
 

Wann sollten Sie eine PPM-Lösung implementieren?

Unternehmensgröße und PPM-Reifegrad berücksichtigen

Bei der Bewertung dieser Aspekte sind drei Punkte besonders relevant:

1. Wenn sich die Zahl der Projekte in Ihrem Unternehmen auf ein paar wenige beschränkt, brauchen Sie aktuell keine PPM-Lösung. Aber je nach Zukunftsplan gilt, je früher Sie sich informieren, desto besser.

2. Für mittelständische Unternehmen oder größere Einrichtungen mit einer Vielzahl an einzelner Projekten lohnt es sich, über ein erweitertes PPM-Tool nachzudenken, um den wachsenden Anforderungen gerecht zu werden. Hier empfehlen wir die Lösung Planisware Orchestra.

3. Für große Organisationen, deren PPM-Methodiken bereits in die Jahre gekommen sind, bietet Planisware Enterprise ein umfangreiches Repertoire an Funktionalitäten, die sich technisch leicht in die jeweiligen Prozesse integrieren lassen. So können Portfolios äußerst kleinteilig verwaltet werden.

PPM als Motivationstreiber nutzen

Funktionales PPM bedarf einer flexiblen, leistungsstarken und verlässlichen Softwarelösung. Im Idealfall dient das Tool als universelle Datenquelle (Single source of truth). 

Hier steht Ihnen eine ganze Reihe von Lösungen zur Verfügungen. Bei der Entscheidung, welche die richtige Wahl für Sie ist, sollten Sie sich Folgendes fragen:

Kann ich mit diesem Tool mit meinen unterschiedlichen Teams effizient, in Echtzeit und datenbasiert kommunizieren?
PPM-Tools dienen einzig einem Zweck, die Projektarbeit angenehmer, leichter und effizienter zu gestalten. Ihre Mitarbeiter werden sich über jede Vereinfachung ihrer Arbeit freuen.

Weitere Aspekte

Der Bedarf für ein PPM-Tool könnte unter folgenden Umständen ebenfalls gegeben sein: 

• Ihr Tagesgeschäft ist nur geringfügig an ihren Geschäftszielen ausgerichtet. Wenn Ihre Ziele und die operative Realität im Unternehmen divergieren, müssen Strategie und Umsetzung wieder in eine Bahn gebracht werden.
• Ressourcen werden vermeintlich schlecht eingesetzt und Chancen verpasst. Wenn Sie Projekte gezielt analysieren wollen und datenbasierte Entscheidungen treffen wollen, um zukünftige Chancen antizipieren und nutzen zu können, sollten Sie ein umfassendes PPM-Tool in Erwägung ziehen.
• Ihrer Branche droht eine Krise. Nun brauchen Sie neue Ideen. Das bedeutet, Sie sollten viele kleinere Projekte in die Wege leiten, um Ihre Ressourcen und Ihr Budget möglichst breitgefächert einzusetzen.
• Ihre Unternehmensstrategie soll neu ausgerichtet werden. Sie müssen Veränderungen bewältigen, das Zusammenspiel von Projekten neu gestalten und überholte Projekte streichen. Das erfordert eine sorgfältige Planung, um Risiken und Störungen für Ihre Teams und Ihre Kunden zu minimieren.
• Sie können den wichtigsten Stakeholdern, Investoren oder Behörden nur schwer nachvollziehbare Kennzahlen bieten. Da Transparenz heutzutage wichtiger denn je ist, müssen Unternehmen nicht nur nachweisen, wohin Gelder fließen, sondern auch andere Kennzahlen bereitstellen, wie z. B. die Auswirkungen auf die Umwelt. Doch dazu müssen auch die richtigen Analyse-Tools vorhanden sein.
   

Ist Projektportfoliomanagement das Richtige?

Wir haben Ihnen die wichtigsten Gründe genannt, warum wir glauben, dass Projektportfoliomanagement für den Erfolg und das Wachstum eines Unternehmens von grundlegender Bedeutung ist.

Wenn Sie bei der Lektüre dieses Artikel festgestellt haben sollten, dass ein PPM-Tool für Sie das Richtige ist, sollten Sie z. B. weiter recherchieren, sich ein PPM-Tool vorführen lassen oder ein PMO beauftragen. Wie der Autor und Futurist Joel A. Barker sagt:

Eine Vision ohne Aktion ist nur ein Traum. Handeln ohne Vision vertreibt nur die Zeit. Eine Vision mit Aktion kann die Welt verändern.