Um zu verstehen, was Projekte erfolgreich werden lässt, müssen wir die zugehörigen Erfolgsstrategien zunächst verstehen, bevor wir sie selbst anwenden können.
Artikel über die Gründe von Projektmisserfolgen gibt es im Internet zuhauf. Das liegt daran, dass viele Projekte die zu Anfang festgelegten Ziele nie erreichen oder sogar mittendrin abgebrochen werden. Umgekehrt gibt es jedoch nur wenige Artikel zu erfolgreichen Projekten. Es ist zwar sinnvoll zu verstehen, weshalb Projekte scheitern, aber es ist mindestens genauso wichtig, den Erfolg von Projekten nachzuvollziehen.
Terry Williams, Project Management Professional (PMP) und Dekan an der Hull University Business School in England, untersuchte im Rahmen einer Forschungsarbeit die Gründe für den Erfolg von Projekten. Dabei maß er den Erfolg von Projekten nicht nur anhand der gängigen Kriterien (Zeit, Kosten und Qualität), sondern definierte 6 weitere Kriterien, die im Folgenden näher erläutert werden.
Unternehmenskultur
Wenn sich ein Unternehmen durch eine offene Unternehmenskultur und flache Hierarchien auszeichnet, in der sämtliche Mitarbeiter unabhängig von ihrer Rolle gleichbehandelt werden, ist das bereits eine wichtige Voraussetzung, um Projekte erfolgreich durchzuführen. Ist die Verwaltungsstruktur jedoch eher starr und durch viele Hierarchieebenen gekennzeichnet, sodass Entscheidungen erst von verschiedenen Ebenen abgesegnet werden müssen, ist dies für die Durchführung erfolgreicher Projekte eher hinderlich.
Die teamorientierte Herangehensweise
Bei dieser Art mit Projekten umzugehen sind alle Projektbeteiligten (Kunden, Subunternehmer, Konstrukteure, Führungskräfte sowie weitere Projektbeteiligte) gleichermaßen für die Qualität und den Erfolg eines Projekts verantwortlich. Sämtliche Projektmitarbeiter bringen ihre Qualifikationen und ihr gesamtes Fachwissen ein, um die für das Projekt festgelegten Aufgaben zu erledigen und die Projektziele zu erreichen.
Projektplanung
Während der Projektplanung müssen zunächst die Meilensteine und Ziele definiert werden, bevor anschließend ein Plan zur Ausführung des Projekts ausgearbeitet wird. Schließlich müssen vor dem Start oder zu Beginn des Projekts die benötigten Projektbeteiligten und Entscheidungsträger festgelegt werden, damit sich alle bereits in den frühen Phasen für das Projekt verantwortlich fühlen. Zu diesem Zeitpunkt sollten allen Projektbeteiligten ebenfalls die festgelegten Meilensteine und Ziele kommuniziert werden.
Wenn sämtliche Projektbeteiligte von vornherein wissen, was von ihnen erwartet wird und die Projektziele kennen, können Missverständnisse während der Projektausführung und nachträglich notwendig werdende Anpassungen vermieden werden.
Kundenzufriedenheit
Damit ein Projekt ein Erfolg wird, müssen Kunden in das Projekt miteinbezogen und ihre Fragen und Bedenken zügig beantwortet werden. Die Zufriedenheit des Kunden ist insbesondere davon abhängig, ob die zu Projektbeginn definierten Leistungen umgesetzt wurden. Eine enge Zusammenarbeit mit dem Kunden im Rahmen eines Projekts macht dessen Erfolg wahrscheinlicher.
Subunternehmer als Teil des Teams
In den meisten Teams herrscht zwischen den einzelnen Mitgliedern ein gutes Arbeitsklima. Dabei wird jedoch das Verhältnis zu den Subunternehmern oft vernachlässigt. Viel zu oft werden diese nicht als selbstverständlicher Bestandteil des Teams angesehen. Subunternehmer sind zwar externe Dienstleister, dennoch kann es von Vorteil sein, sie schon in frühen Projektphasen miteinzubeziehen. Werden sie zum Beispiel bereits bei der Erstellung des Angebots für eine Ausschreibung miteinbezogen, vermittelt ihnen dies das Gefühl, dass sie ebenfalls zum Erfolg des Projekts beitragen, was wiederum die Zusammenarbeit über Unternehmensgrenzen hinweg fördert.
Projektabnahme
Bei Projektabschluss nur ein Meeting zur Projektabnahme zu planen, ist nicht immer ausreichend. Nach dem Abschluss eines Projekts sollte eine transparente und effiziente Projektübergabe an das Operationsteam erfolgen. Dies ist wesentlich für den Erfolg des Projekts, da das Projektteam gegebenenfalls auch noch eine gewisse Zeit nach der Projektübergabe mit dem Operationsteam an der Lösung potenzieller Probleme zusammenarbeiten muss.
Quellen:
http://onlinelibrary.wiley.com/doi/10.1002/pmj.21558/full
http://mobileservices.texterity.com/pmnetwork/october_2015?pg=33#pg33