Tipps für die Auswahl der richtigen PPM-Software

Suchen Sie sich Ihr Auto nur auf Grundlage von TV-Werbung aus? Vermutlich nicht. Wie die meisten Menschen, lesen Sie wahrscheinlich Rezensionen, machen Probefahrten und vertrauen bei der Entscheidungsfindung auf Ihre persönliche Expertise. Genauso sollten Sie auch bei der Auswahl einer Software für Projektportfoliomanagement (PPM) vorgehen. Als Softwarehersteller sind wir natürlich von unserem eigenen PPM-Tool Planisware Orchestra überzeugt, wir möchten jedoch, dass Sie die für Ihr Unternehmen richtige Entscheidung treffen. Der Artikel befasst sich daher damit, wie Sie bei der Auswahl vorgehen sollten und nicht mit den Auswahlmöglichkeiten selbst.

Definieren Sie Ziele für Ihr Projektmanagement

Bevor Sie sich zu sehr auf Funktionalitäten fixieren, Preisvergleiche anstellen und Demos anfragen, sollten Sie zunächst die Frage klären, warum Sie ein Projektmanagement-Tool anschaffen – oder warum Sie zu einem anderen Tool wechseln möchten. So können Sie besser beurteilen, welche Funktionalitäten Sie letztendlich benötigen. Typische Ziele sind folgende:

• Transparenz in den Projekten erhöhen, einschließlich Abhängigkeiten und kritischen Pfaden
• Prozessreifegrad erhöhen
• Risiko bzgl. Verzögerungen bzw. Kostenüberschreitungen reduzieren
• Zukünftige Ressourcenanforderungen besser antizipieren
• Markteinführungszeit für neue Produkte verkürzen
• Projektportfolios ganzheitlich verwalten
• Projektmanagementmethodologie wie z. B. Agile oder Wasserfall implementieren

Stellen Sie sich stets die Frage: Trägt das jeweilige Tool zur Erreichung der Ziele bei?
Wenn Sie nur einige Projekte durch die Verwendung von Kanban-Diagrammen optimieren möchten, eignet sich ein einfaches System zur Aufgabenverwaltung. Wenn Sie jedoch mit komplexeren Projekten arbeiten oder umfangreiche Geschäftsziele haben, brauchen Sie unter Umständen umfangreichere Funktionalitäten.

Identifizieren Sie für Sie wesentliche PPM-Funktionalitäten

Wenn Sie sich sicher sind, dass eine PPM-Software die Richtige Lösung ist, sollten Sie in einem nächsten Schritt die von Ihnen benötigten Funktionalitäten identifizieren und je nach Bedeutungsgrad für Ihr Unternehmen unterschiedlich gewichten. Die endgültige Bewertung sollte sich dann aus der Evaluierung des Tools multipliziert mit der Gewichtung der jeweiligen Kategorie ergeben. Typische PPM-Funktionalitäten sind folgende:

• Dashboard-Erstellung zur Anzeige von Daten aus verschiedenen Projekten
• Reporting- und Analysewerkzeuge
• Automatisiertes Reporting
• Projektübergreifende(s) Ressourcenmanagement und Kapazitätsplanung
• Zusammenarbeitsfunktionalitäten
• Kosten- und Budgetmanagement
• Ideenmanagement
• Unterstützung verschiedener Projektmanagementmethodologien wie Agile, Wasserfall und Stage-Gate
• Verschiedene Ansichten wie Tabellen, Balkendiagramme, Kanban-Diagramme, Roadmaps usw.

Sortieren Sie anhand des Funktionalitätsangebots bereits Systeme aus, die für Ihr Unternehmen nicht infrage kommen.  Ein weiterer entscheidender Aspekt liegt aber auch bei den Endanwendern.

Ermitteln Sie die Benutzerfreundlichkeit

Die besten Funktionalitäten nützen Ihnen nichts, wenn diese fehlerhaft, benutzerunfreundlich oder sehr langsam sind. Zudem spielen auch Schnittstellen zu anderen Systemen eine Rolle, wenn Sie das PPM-Tool beispielsweise mit dem Ticketsystem für den Support koppeln möchten. Diese Kriterien sind jedoch häufig nicht in der Funktionalitätenbeschreibung der einzelnen Tools zu finden. Zu beachten ist hierbei Folgendes:

• Benutzerzugangskontrolle, Privatsphäre- und Sicherheitseinstellungen
• Leichte Handhabung
• Schulungen
• Supportverfügbarkeit
• Einfache Bereitstellung
• Geschwindigkeit und Reaktionsfähigkeit der Software
• Verfügbarkeit von cloudbasierten SaaS-Anwendungen

Projektmanagement-Tools sollten Ihre Prozesse beschleunigen, nicht zu neuen Problemen führen. Ziehen Sie bei der endgültigen Entscheidung also auf jeden Fall die Benutzerfreundlichkeit der Software mit ein. So können Sie Schulungszeiten verkürzen, profitieren schneller von der Wertschöpfung und steigern die Akzeptanz bei den Benutzern.

Treffen Sie Ihre Entscheidung mit Bedacht

Treffen Sie zunächst eine Vorauswahl und bewerten Sie die einzelnen PPM-Tools hinsichtlich Ihrer Anforderungen bzgl. der Kernfunktionalitäten. Decken sich die gebotenen Funktionalitäten mit Ihren Anforderungen? Ist dies der Fall, kommen Sie in die engere Wahl. Die infrage kommenden Produkte können Sie dann im Detail bewerten: Erfüllen Sie Ihre Muss- und Nice-to-have-Kriterien sowie die Kriterien zur Bedienbarkeit? Bewerten Sie die Produkte hinsichtlich der einzelnen Kategorien auf einer Skala von 1 bis 10 und ziehen Sie dann die Gewichtung der einzelnen Kategorien Ihrer Bewertung hinzu. Beispielsweise können Sie die Benutzerfreundlichkeit mit 20 %, die optionalen Funktionalitäten mit 20 %, die unbedingt erforderlichen Funktionalitäten mit 40 % und den Preis mit 20 % gewichten.