Telearbeit im Projektmanagement (Teil 3): Wie man sich selbst und andere motiviert

Hier finden Sie Teil 1 und Teil 2 unserer Reihe.

Bewusst Berufs- und Privatleben trennen

Da im Homeoffice der wortwörtliche Gang zur Arbeit – sei es mit dem Fahrrad, öffentlichen Verkehrsmitteln oder dem Auto – hinfällig ist und man generell kaum mit Menschen direkt in Kontakt tritt, besteht die Gefahr, dass die Grenze zwischen Berufs- und Privatleben zusehends verschwimmt. Dies wiederum macht es schwierig, tagsüber konzentriert zu bleiben. Dies kann sich sowohl negativ auf die Produktivität als auch auf die Gesundheit auswirken.

Ein Ratschlag, den Sie wohl in den zahlreichen Artikeln zum gegenwärtigen Zeitpunkt der Covid-Pandemie über das Thema Homeoffice finden, ist der, sich einen Arbeitsplatz einzurichten, den sie möglichst von ihrem Privatleben trennen können. Dabei kann es sich um einen privaten oder ggf. auch geteilten Arbeitsbereich handeln. Wenn es an Platz mangelt, kann auch ein separater Tisch oder ein Platz am Wohnzimmertisch, der ausschließlich für die Arbeit genutzt wird, genügen. Entscheidend ist es, eine Trennlinie zwischen Arbeit und Zuhause zu schaffen.

Da wir uns aber aufgrund der aktuellen Lage oft kurzfristig auf eine Arbeit im Homeoffice umstellen mussten, war das ein harter Bruch und für viele nicht wirklich möglich, da Zuhause zahlreiche Ablenkungen einem das konzentrierte Arbeiten erschweren. Allerdings gibt es ein paar Tricks, die einem ein einigermaßen geregeltes Arbeitsleben ermöglichen:
 

• Sich Anziehen: Zunächst einmal empfiehlt es sich, auch Zuhause für die Arbeitszeit andere Kleider anzuziehen. Zudem ist man so auch nicht der peinlichen Gefahr ausgesetzt, im Schlafanzug erwischt zu werden. Da wir heute alle im selben Boot sitzen, erwartet sicher niemand, dass Sie in Anzug und Krawatte vor dem PC sitzen, dennoch hilft angemessene Kleidung, etwa in Videokonferenzen nicht unangenehm aufzufallen.
• Ein paar Grundregeln aufstellen: Die wichtigste sollte dabei sein, keine E-Mails zu checken oder sonst etwas Arbeitsbezogenes zu tun, wenn Sie noch nicht mit der Arbeit begonnen haben oder wenn Sie sich in den Feierabend entlassen haben. Jeder muss für sich selbst bestimmen, welche Regeln für ihn am besten sind, wichtig ist nur, dass man sich daran hält.
• Den Tag aufteilen: Jason Fried geht noch einen Schritt weiter und empfiehlt wenn möglich, den Tag in „Kollegialen Austausch“, „Zusammenarbeit“ und „konzentriertes Arbeiten“ aufzuteilen, um seinem Tag einen Rhythmus zu verleihen. So lässt sich besser die Balance zwischen den verschiedenen Aktivitäten halten.

Das Team am Ball halten

Durch den Zwang, Zuhause zu bleiben, und durch das dogmatische Social Distancing entwickeln oder verstärken sich bei vielen Menschen Ängste. Außerdem ist ja zum Zeitpunkt der Fertigstellung dieses Beitrags noch nicht abzusehen, bis wann die Pandemie-Beschränkungen in den einzelnen Ländern aufrechterhalten werden müssen. Daher ist es nun wichtiger denn je, eine gute Stimmung und damit die Arbeitsmoral im Team zu wahren. Doch das ist gar keine so leichte Aufgabe, wenn die Kommunikation nur virtuell stattfindet. Körpersprache und auditive Kommunikation verlieren sich in der virtuellen Welt.
Auch hier gibt es ein paar Tipps, die bei dieser wichtigen Aufgabe helfen können:
 

• Kommunikationsregeln aufstellen: Schnippische Kommentare oder unterschwellig provozierende Antworten können sich schnell negativ auf den Teamgeist auswirken. Stellen Sie im Vorhinein für das gesamte Team klare Umgangsregeln auf und machen Sie gleichzeitig deutlich, welche Erwartungen Sie an das Team haben, um so für alle auch von Zuhause ein produktives und erfolgreiches Arbeitsumfeld zu kreieren.
• Work-Life-Balance im Team fördern: Führen Sie eine Art An- bzw. Abmeldesystem ein, sodass leicht vermieden werden kann, dass Teammitglieder vor Arbeitsbeginn oder nach Feierabend kontaktiert werden. Stellen Sie zudem klar, dass Ihre Teammitglieder, selbst wenn sie in ihrer Freizeit etwa eine E-Mail erhalten, nicht antworten müssen.
• Überstunden im Auge behalten: Häufig fürchten Teamleiter, dass ihre Teams im Homeoffice weniger arbeiten. Doch eigentlich sollten sie sich eher um das Gegenteil Sorgen machen. Viele Menschen arbeiten von Zuhause aus erheblich mehr als im Büro, was schnell zur Burn-out-Gefahr werden kann. Da arbeitsbedingter Stress in der Telearbeit schwieriger zu erkennen ist, müssen Teamleiter noch besser auf Anzeichen für eine Überlastung achten. Dabei ist es unerlässlich in ständigem Kontakt mit seinem Team zu stehen und das Arbeitspensum des Teams täglich oder wöchentlich neu zu bewerten.

Telearbeit heute als Herausforderung anzuerkennen, wird Ihr Team morgen stressresistenter machen

Die plötzliche Umstellung auf Homeoffice im Rahmen der nach wie vor gültigen Ausgangsbeschränkungen und die damit verbundene Änderung der Arbeitsgewohnheiten haben die Schwachstellen aktueller Arbeitspraktiken unverblümt freigelegt. Für die Gesellschaft und auch für die Unternehmen weltweit gab es kaum Vorbereitungszeit.
Daher gilt es nun so schnell wie möglich zu bewerten, was im Rahmen der Telearbeit funktioniert und was nicht. Lassen Sie sich diesbezüglich regelmäßig von Ihren Teammitgliedern unterrichten und wirken Sie dann zeitnah mit entsprechenden Maßnahmen, offenen Punkten und möglichen Problemen entgegen.
Diese neue Situation bietet aber auch die einzigartige Möglichkeit, Teams unternehmensweit belastbarer zu machen. Wenn es Ihnen gelingt, Ihr Team selbst in diesen Zeiten bei Laune zu halten und damit für die gewünschte Produktivität zu sorgen, werden Sie auch mit anderen zukünftigen Herausforderungen fertig werden. Auch wenn etwas Vorlaufzeit nett gewesen wäre, so wird in der Krise doch deutlich, was ein erstklassiges Team ausmacht.