Stage-Gate-Implementierung Teil 3: Implementierung des Stage-Gate-Prozesses

„Die Implementierungsphase ist bei Weitem die langwierigste und kostspieligste Phase.“
- Robert G. Cooper

Dies ist der dritte und damit letzte Teil unserer dreiteiligen Blog-Reihe „Stage-Gate-Implementierung“. Wir haben bereits festgestellt, dass die Implementierung von Stage-Gate jede Menge Vorarbeit benötigt, in deren Rahmen unter anderem die betreffenden Personen mit ins Boot geholt werden müssen, damit das Projekt langfristig Erfolg hat. Jeder muss sich dabei eingebunden fühlen.

Bei der Implementierung von Stage-Gate werden generell drei Hauptphasen durchlaufen:

• Teil 1: Anforderungsdefinition
• Teil 2: Gestaltung des Stage-Gate-Prozesses
• Teil 3: Implementierung des Stage-Gate-Prozesses
 

In diesem Teil widmen wir uns vier Punkten, die bei der letztendlichen Implementierung von Stage-Gate in jedem Fall von Anfang an bedacht werden müssen:

1. Aufnahme neuer und bestehender Projekte in den Prozess
2. Akzeptanzstärkung für den Prozess durch unternehmensweite Vertrauensbildung
3. Regelmäßiger Informationsfluss zum neuen Prozess
4. Prozessschulungen für Mitarbeiter

1. Aufnahme von Projekten

Da der Prozess nun feststeht, müssen alle betreffenden Mitarbeiter aktiv miteingebunden werden und der Prozess nun auch auf Projekte angewendet werden. Dazu gibt es mehrere Ansätze, um die Umstellung auf den neuen Prozess reibungsloser zu gestalten.

• Pilotierung (Piloting): Dabei handelt es sich um den am häufigsten eingesetzten Startansatz. Bei der Pilotierung werden zunächst nur ein paar ausgewählte Projekte in den Stage-Gate-Prozess eingebunden. Dies hat den Vorteil, dass so mögliche Probleme behoben werden können, bevor der Prozess für sämtliche Projekte eingesetzt wird.

• Stichtag (Cut-Off Date): Bei diesem gestaffelten Ansatz können Teams selbst entscheiden, wann genau sie den Prozess für die Projekte übernehmen. Allerdings wird ein verbindlicher Endtermin festgelegt, bis zu dem alle Teams ihre Projekte eingebunden und/oder bereits ein Gate durchlaufen haben müssen (z. B. sechs Monate nach Prozessstart). Dies gibt den Teams mehr Freiheiten, da sie in gewissem Maße selbst entscheiden können, wann sie den Prozess starten.

• Einstiegsgates (Welcome Gates): Bei diesem Ansatz können die Teams dem Prozess beitreten, ohne die am Einstiegsgate vorgesehenen Stage-Gate-Liefergegenstände zu berücksichtigen. Dies gestaltet den Einstieg stressfreier. Allerdings müssen die Regeln des neuen Stage-Gate-Prozesses für alle nachfolgenden Phasen und Gates befolgt werden.

• Mischvarianten (Combination): Da jedes Unternehmen anders ist, sind je nach Einschätzung durch die Entscheidungsträger auch Mischvarianten möglich.

„Die größten Verhaltensänderungen sind weder bei den Projektleitern noch bei den Teams erforderlich, sondern bei den Gate-Verantwortlichen. Bei diesen kommt es besonders darauf an, dass sie das Gelernte verinnerlichen. Der Projekterfolg steht und fällt daher mit der Frage, wie sie mit der Stage-Gate-Implementierung umgehen.“
- Robert G. Cooper
 

2. Akzeptanzstärkung

Wie bereits an mehreren Stellen in dieser Blog-Reihe erwähnt, wird der Erfolg eines Stage-Gate-Prozesses von der Akzeptanz aller Beteiligten im ganzen Unternehmen getragen. Es reicht nicht, nur das Management an seiner Seite zu wissen, obgleich dessen Unterstützung natürlich ein kritischer Faktor für die Umsetzung ist.
Es lässt sich also sagen, dass, wenn sich nicht alle beteiligten Personen als Teil des Ganzen fühlen, Ihre gesamte Planung für diesen neuen Prozess zum Scheitern verurteilt ist. Dies verdeutlicht nochmals die Bedeutung einer „Task-Force“, die während der Entwicklungsphase für unternehmensweites Feedback zuständig ist. Denn je früher die Mitarbeiter in irgendeiner Form mit Stage-Gate in Kontakt kommen, umso höher wird später die Akzeptanz für den Prozess sein.

Dennoch gibt es andere Faktoren, die zu Ablehnung seitens der Mitarbeiter führen können. Glücklicherweise gibt es auch hier ein paar Lösungsansätze, die die Stage-Gate-Implementierung erleichtern können:

Erklären Sie genau, warum Ihr Unternehmen einen neuen Prozess braucht.
Es sollte nie grundlos ein neuer Prozess implementiert werden. Es muss immer Gründe dafür geben und diese müssen Sie von Beginn an kommunizieren. Wenn verstanden wird, wie der Prozess dem Unternehmen helfen soll (z. B. bessere Wettbewerbsposition, schnellere Entscheidungen, höhere Projektqualität durch eine bessere Fehlerkultur), wird der neue Prozess eher angenommen.

Schaffen Sie Bedenken frühzeitig aus der Welt.
Einige stehen Veränderungen kritischer gegenüber als andere. Daher muss jede Gelegenheit genutzt werden, Bedenken potenzieller Neinsager aus der Welt zu räumen. Einige Projektmanager könnten ihre Projekte wegen des neuen Prozesses in Gefahr sehen, andere ihn als bürokratisches Monstrum erachten, das Produkt-Launches bremst. Obwohl solche Ängste im Hinblick auf Stage-Gate in den meisten Fällen völlig unbegründet sind, wird es sie doch immer geben. Ihr Ziel muss sein, den Zweiflern diese Ängste zu nehmen. Dies tun Sie am besten, indem Sie ihnen deutlich machen, dass Ihr Unternehmen mithilfe dieses Prozesses entscheidende Hürden überwinden kann. Untermauern Sie Ihre Argumentation mit so vielen Beispielen und Fakten wie möglich. Dadurch können Sie den möglichen Widerwillen in der Belegschaft auf ein Minimum reduzieren.

Gewinnen Sie Führungspersönlichkeiten als Botschafter für den neuen Prozess.
Um die unternehmensweite Akzeptanz für den neuen Prozess zu fördern, ist es immer hilfreich, wenn Personen aus dem Management für ihn einstehen. Diese müssen den Prozess uneingeschränkt unterstützen und dürfen keine Ausnahmen zulassen, was die Verwendung des neuen Prozesses für alle laufenden Projekte betrifft. Das Prinzip ist einfach: je mehr sie den Prozess bewerben, umso leichter ziehen auch andere mit.

Wählen Sie Ihre Pilotprojekte gezielt aus.
Menschen von etwas zu überzeugen, funktioniert immer leichter, wenn ihnen erfolgreiche Beispiele vorgeführt werden. Wenn Sie also den Pilotierungs-Ansatz verwenden, wählen Sie Ihre Projekte mit Bedacht aus – oder anders ausgedrückt, wählen Sie die Projekte aus, die im neuen Prozess erfolgreich und möglichst termingerecht ablaufen werden. Anhand dieser Leuchtturmprojekte können Sie am besten herausstellen, wie und warum der Prozess funktionieren wird. Nutzen Sie diese Projekte aber auch dazu, andere Projektteams bei ihrer Arbeit zu unterstützen und zu schulen. Je mehr Unterstützung die Menschen verspüren, desto größer wird die Akzeptanz für den neuen Prozess ein.

3. Regelmäßige Infos

Für die Zeit nach dem eigentlichen Prozessstart müssen Sie etwa ein Jahr einplanen, in dem Sie sich immer wieder vergewissern sollten, dass der Prozess unternehmensweit eingesetzt und gelebt wird. Dies erfordert einen regemäßigen Austausch mit dem Management, den Teamleitern und sämtlichen im neuen Prozess involvierten Mitarbeitern. Denn grundsätzlich gilt: Je mehr Sie über den neuen Prozess sprechen, desto schneller wird er angenommen. Hier sind diesbezüglich ein paar praxisrelevante Tipps:

• Werbung ist alles: Menschen ändern nichts, wenn sie nicht verstehen, warum etwas geändert werden muss. Daher spielt Werbung für Ihren neuen Stage-Gate-Prozess eine entscheidende Rolle. Egal ob Sie Broschüren erstellen, Flyer in den Büros verteilen, eine interne Blog-Reihe aufsetzen oder den Prozess auf Ihrer Intranetseite bewerben, es gilt immer Folgendes: Verwenden Sie alle vorhandenen Werbekanäle, damit Stage-Gate in aller Munde ist. Denn so wecken Sie Interesse unter Ihren Mitarbeitern, welche dann automatisch mehr über die Vorteile des neuen Prozesses wissen möchten.

• Einfache Dokumentation: Die Betonung liegt auf „einfach“. Wenn die Prozessdokumentation zu kompliziert oder zu schwerfällig ist, ist es gut möglich, dass der Leser bereits auf der ersten Seite genug davon hat. Daher gilt beim Schreiben der Dokumentation das altbewährte Motto: „In der Kürze liegt die Würze.“ Verwenden Sie klare und einfache Sätze, am besten im Rahmen von Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Sie dürfen nicht vergessen, dass Ihre Dokumentation das Referenzwerk für das gesamte Unternehmen ist und daher Verständlichkeit an oberster Stelle stehen muss. Je leichter die Dokumentation, desto besser ist der Umgang mit dem neuen Prozess.

• Quick-Guides: Es ist immer empfehlenswert, zusätzlich zur eigentlichen Dokumentation so genannte Quick-Guides zu erstellen, die andere Aspekte des Stage-Gate-Prozesses beleuchten. Sie sollen dem Leser als übersichtliche Wissensstütze zu Gates, Phasen, Gate-Kriterien, Gate-Verantwortlichen und anderen wichtigen Themen zum neuen Prozess dienen. Sinnvoll ist dabei immer eine einfach gehaltene grafische Darstellung des Workflows, welche Ihre Mitarbeiter stets zur Hand haben, um so Stage-Gate besser verinnerlichen zu können.

• Bilanz ziehen: Im ersten Jahr nach der Implementierung von Stage-Gate ist es für die weitere Entwicklung äußerst wichtig, den Nutzen des Prozesses immer wieder herauszustellen. Dazu bietet sich eine Präsentation an, in der zwei Hauptziele verfolgt werden: 1.) eine bisherige Bilanz zu ziehen, in der die Errungenschaften hervorgehoben werden und 2.) den Stage-Gate Prozess unternehmensweit weiter zu bewerben. Denn nur wenn alle Mitarbeiter an einem Strang ziehen, wird die Implementierung ein voller Erfolg. Stellen Sie also diese standardisierte Präsentation zur Verfügen, damit sie weiterverbreitet werden kann.

4. Schulungen anbieten

Dieser Punkt scheint zwar klar, aber dennoch wird er allzu oft unterschätzt oder gar vergessen. Sie müssen sich immer im Klaren darüber sein, dass andere Teams, einschließlich deren Leiter, womöglich nicht so stark mit der Materie vertraut sind wie Sie. Daher müssen in Ihrer Implementierungsstrategie umfassende Schulungen zwingend berücksichtigt werden. Dies hat nämlich drei große, ineinander verflochtene Vorteile: Erstens kommen die betreffenden Personen so mit dem Prozess in einer stressfreien Umgebung in Kontakt, in der sie Fragen stellen und Probleme erkennen und beheben können, und zweitens fühlen sie sich so nicht allein gelassen, was andernfalls zu starker Frustration und Widerwille dem Prozess gegenüber führen kann. Letztlich können Sie und Ihre Task-Force so auch einen falschen Umgang mit dem Prozess frühzeitig erkennen und diesem entgegenwirken. Es lässt sich also zweifelsfrei sagen, dass Sie einer erfolgreichen Implementierung von Stage-Gate mit den richtigen Schulungen einen großen Schritt näher kommen.

Damit beschließen wir unsere dreiteilige Blog-Reihe „Stage-Gate-Implementierung“ und hoffen, dass wir Ihnen damit ein paar entscheidende Tipps für einen guten Start geben konnten. Wenn Sie weitere Fragen haben, können Sie uns jederzeit kontaktieren. Wir unterstützen Sie gerne.