Stage-Gate-Implementierung Teil 2: Gestaltung des Stage-Gate-Prozesses

Dies ist Teil 2 unserer dreiteiligen Blog-Reihe „Stage-Gate-Implementierung“. Wir haben bereits festgestellt, dass die Implementierung eines Stage-Gate-Prozesses länger dauert. Wir haben gelernt, dass es entscheidend ist, alle relevanten Personen einzubeziehen und die Anforderungen durch eine Task-Force definieren zu lassen. Dies sind die notwendigen Voraussetzungen, um einen Stage-Gate-Prozess aufzusetzen zu können, der auf die Geschäftsprozesse des jeweiligen Unternehmens abgestimmt ist.

Die Implementierung dieses Prozesses besteht aus drei Teilen:

• Teil 1: Anforderungsdefinition
• Teil 2: Gestaltung des Stage-Gate-Prozesses
• Teil 3: Implementierung des Stage-Gate-Prozesses

In diesem Artikel widmen wir uns Teil 2: Gestaltung des Stage-Gate-Prozesses. Auch wenn das eher nach dem unkomplizierten Teil der Stage-Gate-Implementierung klingt, muss hierbei äußerst gründlich gearbeitet werden, damit am Ende die gewünschten Ergebnisse erreicht werden. Robert Cooper erläutert dies wie folgt:

“Your task force’s most important goal is implementation of a world-class new product process. But if your goal is merely to design the perfect innovation process, you’ll probably succeed at that goal but fail overall. From the minute your task force meets to map out your new process, every effort must be made to ensure implementation. And that means you must involve and engage the user community—gatekeepers, team leaders, and project team members—in the design of the new process.”
> Robert G. Cooper, Winning at New Products, 5th Edition, 2017

Gestaltung des Stage-Gate-Prozesses in zwei entscheidenden Abschnitten

Heutzutage soll alles möglichst schnell passieren. Das ist bei der Gestaltung eines passenden Stage-Gate-Prozesses auch nicht anders. Es gibt jedoch keine verlässliche Blaupause, die sich verallgemeinern ließe.  Jedes Unternehmen muss für sich selbst entscheiden, wie Stage-Gate etabliert werden kann.

Wie bereits erwähnt, müssen alle wichtigen Beteiligten, insbesondere die Mitglieder der Stage-Gate-Task-Force, in jeden Schritt involviert sein. Ein neuer Prozess kann nur so erfolgreich umgesetzt werden, wie die entsprechenden Personen beteiligt werden. Es geht dabei um die Identifikation der Betroffenen mit der Notwendigkeit der Umsetzung des neuen Prozesses.

Dabei bietet es sich an, die Gestaltung des Stage-Gate-Prozesses in zwei Abschnitte aufzuteilen.

Abschnitt 1: Grobkonzeption

Nehmen Sie sich ein oder zwei Tage Zeit und bereiten Sie mit Ihrer Task-Force die erste Phase und Entscheidungen vor. Danach sollten alle auf demselben Informationsstand sein und diesen weiterkommunizieren. folgende Punkte sollte die Task-Force behandeln:

• Endgültige Bestätigung für den Prozess seitens des Managements
• Erstellung und Absegnung des zukünftigen Stage-Gate-Prozessmodells
• Festlegung klarer Ziele für jede Phase des Prozess-Einführungsprojekts
• Festlegung der Aktivitäten in jeder Phase
• Festlegung der Aktionen an jedem Gate sowie Bestimmung sogenannter Gate-Verantwortlichen
• Übereinkunft hinsichtlich nächster Schritte

Erarbeiten Sie am besten unmittelbar nach dem Treffen einen Arbeitsplan, in dem die getroffenen Entscheidungen aufgeführt sind. Jedes Mitglied der Task-Force kann dieses Dokument als Bezugspunkt benutzen, wenn es den Fortschritt des Implementierungsprojekts anderen Teams oder Führungskräften weiterkommunizieren möchte. Durch die Kommunikation entsteht Vertrauen und durch die Möglichkeit des Feedbacks steigt die Identifikation aller mit dem neuen Prozessmodell. Es wird einige Zeit in Anspruch nehmen, bis die Informationen bei allen angekommen sind und dieser Abschnitt somit abgeschlossen ist.

Abschnitt 2: Detaillierte Zusammenstellung

Da nun das Konzept steht, mit dem der Stage-Gate-Prozess implementiert werden soll, müssen die Details geklärt werden. Dabei gibt es ein paar Kernkomponenten, die in diesem Abschnitt definiert werden sollten:

• Phasenbeschreibungen: Festlegung der spezifischen Aktionen in jeder Phase
• Liefergegenstände: Bestimmung der Ergebnisse und Liefergegenstände, die am Phasenende vorhanden sein müssen
• Gate-Beschreibungen: Definition der spezifischen Kriterien, die vor dem Durchlaufen eines Gates erfüllt sein müssen
• Gate-Prozesse: Bestimmung der Gate-Verantwortlichen sowie des Workflows, nach dem diese entscheiden, ob die vordefinierten Kriterien erfüllt wurden
• Phasen-Prozesse: Definition der teamübergreifenden Zusammenarbeit für jede Phase
• Stage-Gate-Projekte: Bestimmung der Kriterien, anhand derer festgelegt wird, welche Projekte mit dem neuen Stage-Gate-Prozess verwaltet werden

Aufgrund der Komplexität dieses Abschnitts müssen die einzelnen Punkte häufig mehrere Male überarbeitet werden, bevor sie final abgesegnet werden. Sie sollten mit mindestens drei Überarbeitungsdurchläufen rechnen, bevor die Dokumentation für den neuen Prozess unter Dach und Fach ist. Danach kann dann offiziell mit der Stage-Gate-Implementierung begonnen werden, was auch den letzten Schritt in diesem Implementierungsprozess darstellt.

Nun sind Sie bereit für Teil 3: Implementierung des Stage-Gate-Prozesses (bald verfügbar)