9 Tipps, wie Sie Ihre Prozesskosten senken können

Wir sind das, was wir wiederholt tun“, sagte der antike Projektmanagement-Meister Aristoteles. „Das Optimum zu leisten, ist dann keine Anstrengung, sondern eine Gewohnheit.

Durch Straffung sich wiederholender Aktivitäten können Unternehmen ihre Prozesse optimieren und so Kosten senken (und optimale Gewohnheiten einführen).
Wir beginnen mit der Feststellung, dass manche Verbesserungen einen größeren Mehrwert mit sich bringen als andere. Bei XKCD findet sich eine Grafik, die zeigen soll, wie wichtig es ist, Änderungsmaßnahmen zu priorisieren, die für die größte Zeitersparnis sorgen.

1. Eine Checkliste ist Gold wert

Atul Gawande hat aufgrund gängiger Praktiken in der Luftfahrbrache und eigener Erfahrungen im Bereich der Medizin ein geniales Buch mit dem Titel „The Checklist Manifesto“ verfasst. Darin suggeriert er, dass die Verwendung von Checklisten jedem dabei helfen kann, die Arbeitsqualität zu verbessern, die Fehlerzahl zu verringern und Vorgänge zu straffen. Dies gilt selbst für langgediente Fachkräfte wie Piloten oder Chirurgen.

2. Portfolioplanung

Die separate Verwaltung von Projekten kann kostspielig sein. Getrennte Prozesse erhöhen das Risiko, dass Ressourcen und/oder Budgets falsch zugeteilt werden. Zudem ist es weit wahrscheinlicher, dass sich „Projektmumien“ anhäufen, die schon lange hätten abgebrochen werden sollen. Sie entstehen durch den fehlenden Überblick. Die Lösung dafür liegt im Projektportfoliomanagement. Beispielsweise hat Athora Belgium deswegen Planisware Orchestra implementiert und kann nun folgende Resultate vorweisen:

• Höhere Transparenz
• Optimierte Portfoliosteuerung
• Budgetgerechtere Verwaltung

Experten-Tipp: Planisware Orchestra ist in der Lage, das Jahresbudget bedarfsgemäß über die Projekte zu verteilen.

3. Optimierte Leistungserfassung

Niemand sagt kurz vor seinem Ableben „Ach, hätte ich in meinem Leben doch noch mehr Erfassungsbögen ausfüllen dürfen.“ Erfassungsbögen bringen verschiedene Probleme mit sich. So können Unstimmigkeiten aufgrund von Subjektivität und falscher Einschätzung entstehen. Trotz allem sind sie nach wie vor eine der gängigsten Methoden zur Leistungserfassung.
Es kann sich lohnen, andere Möglichkeiten zu finden, um Kosten, Aufwände und den Output zu messen. Wenn die Mitarbeiter eines Unternehmens beispielsweise eine Stunde pro Woche für das Ausfüllen der Erfassungsbögen benötigen, würde der Wegfall dieser Aufgabe eine Steigerung der jährlichen Produktivität von zwei Prozent bedeuten. Zudem werden die Mitarbeiter auch zufriedener sein.

4. Weniger Koordinierungsbedarf ist mehr

Wenn uns 2020 etwas gelehrt hat, dann, dass es anstrengend ist, den ganzen Tag von einer Videokonferenz zur nächsten zu hetzen, und die Produktivität darunter leiden kann. Es ist auf jeden Fall kein Vergleich zum schnellen direkten Gespräch im Büro.
Entscheidend ist in dieser Zeit laut Sense + Change, dass nicht versucht werden sollte, die alte Arbeitskoordination mit neuen Technologien zu erzwingen. Die Produktivität kann zum einen gesteigert und Kosten gesenkt werden, indem die Arbeitsweisen neu modelliert werden.

Kurz gesagt sollte von einer „Ich will sehen, wie gearbeitet wird“-Mentalität zu einer modularen und delegierungsbasierten Arbeitsweise („Mir reicht es, Ergebnisse zu sehen“-Mentalität) gewechselt werden. Das erfordert zwar ein hohes Maß an Vertrauen auf Managementebene sowie auf Seite der Mitarbeiter gekonnte Selbstkoordinierung, aber so wird die Koordinierung kleinteiliger und das Management hat mehr Zeit für andere Angelegenheiten.

5. Projektübergreifende Kommunikation ist alles

„Die Zukunft ist schon da; sie ist bloß ungleichmäßig verteilt“ sagte der Science-Fiction-Autor William Gibson. In Unternehmen ist die Lage oft ähnlich. Denn häufig wurde die Lösung für das Problem eines Teams bereits in einem anderen gefunden. Doch wenn keine angemessenen internen Kommunikationskanäle vorhanden sind, wird jedes Mal die Lösung neu gefunden werden müssen.
Mit diesem Problem hatte auch das European Research Center (ESRF) zu kämpfen. Mit über 1.500 parallellaufenden Projekten hatten es die Wissenschaftler schwer, sich über organisatorische und technische Probleme auszutauschen.
Aus diesem Grund haben sie Planisware Orchestra implementiert, wodurch nun neben weiteren Vorteilen eine optimierte interne Kommunikation gewährleistet ist.

Auch wenn es etwas dauert, bis wir alle Vorteile genießen können, ist es doch ein starkes Tool, das Echtzeit-Daten liefert, sodass wir Projekte auf lokaler und globaler Ebene verfolgen können.“ – Jean-Luc Revol, Operations Manager bei ESRF

6. Priorisieren der Priorisierung

Im Artikel von Jordan Lambourn finden sich 105 verschiedene Herangehensweisen, Dinge zu priorisieren. Für jede Entscheidung gibt es eine Methode, die bei der Lösung hilft.

7. Unwesentliches raus

Wer das Paretoprinzip kennt, weiß, dass es Prozessschritte – oder gar gesamte Prozesse gibt, die überflüssig sind. Daher gilt es, seine Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen und ggf. den Rotstift in die Hand zu nehmen, denn oftmals ist Reduzierung die beste Form der Optimierung.

8. Vorlagen helfen

Bei Alcon Laboratories haben sie es geschafft, mithilfe von Projektmanagementvorlagen die Zeit zur Entwicklung eines Produkts um zwei Drittel zu verringern.
Zunächst haben sie ihre Planungsschätzungen in die Projektvorlagen mitaufgenommen, nachdem sie mit der Verwendung von Planisware begonnen hatten. Im Laufe der Projekte haben sie die Vorlagen dann immer weiter mit Ist-Daten gefüttert und so gesehen, inwieweit ihre Einschätzungen hinsichtlich Dauer, Kosten und Ressourcen stimmten.
„So haben wir es geschafft, eine Entwicklungszeit von geschätzt über 1.000 Tagen auf rund 350 zu reduzieren“ sagt Derek Jessup, Director R&D Systems and Process bei Alcon Laboratories.

9. Weiterentwicklung des Wissens über Projektmanagement

Für ein gutes Projektmanagement bedarfs es zweifellos einer Vielzahl an Kompetenzen. Dennoch bietet es sich gerade für Neulinge in diesem Bereich an, einen Blick auf Einführungskurse zu werfen, damit zumindest das richtige Vokabular von Beginn an verwendet wird.

Geheimtipp: Der Projektname macht‘s

Die Verbesserung von Prozessen ist kompliziert, aber noch komplizierter ist es, einen guten Projektnamen dafür zu finden. Ein guter Projektname kann die Mitarbeiter motivieren und die Kommunikation bezüglich des Projekts erleichtern. Daher sollte genügend Zeit investiert werden, um einen einprägsamen, charakteristischen Namen auszuwählen.
Egal, wie Sie ihr nächstes Projekt nennen und egal wie viel Sie gerade zu tun haben, denken Sie an Steven Coveys Maxime: Wir dürfen nie so sehr mit Sägen beschäftigt sein, dass wir keine Zeit haben, die Säge zu schärfen. Für Projektmanager bedeutet das, das eigentliche Projektmanagement aus der Hand zu geben und sich mehr auf die Projektmanagementprozesse zu konzentrieren. Denken Sie daran, dass auch kleine Veränderungen eine große Wirkung erzielen können.