Dies ist der zweite Teil einer zweiteiligen Reihe zu den PPM-Trends der letzten Jahre, die sich inzwischen als Best Practices etablieren konnten. Im zweiten Teil werden die Trends vier bis sechs vorgestellt.
4. Produktmanagement gewinnt an Bedeutung
Während das Projektmanagement bereits in den 90er Jahren seine Blütezeit erfuhr, dauerte es noch bis in die 2010er Jahre, bis das Produktmanagement in den Fokus von Unternehmen rückte. In dieser Zeit orientierten sich viele Unternehmen von einer projektbezogenen Arbeitsweise (gekennzeichnet durch einen klar definierten Umfang, klare Ressourcenanforderungen und festgelegte Start- und Endtermine zum Erzielen des gewünschten Ergebnisses) hin zu einer produktbezogenen Arbeitsweise (gekennzeichnet durch die Entwicklung von Waren oder Dienstleistungen zur Deckung von Verbraucherbedürfnissen).
Dieser Perspektivenwechsel erschien bei materiellen Gütern wie Autos, Computern oder Flugzeugen einleuchtender, als dies bei immateriellen Waren wie Software oder SaaS-Plattformen der Fall war. Dennoch kamen bei letzteren ebenfalls produktbezogene Ansätze zum Einsatz, um so konsistente und standardisierte Lösungen für bestimmte Unternehmensanforderungen zu entwickeln. Diese produktbezogene Herangehensweise ist auch heute insbesondere dann sinnvoll, wenn Produkte gezielt für etwas entwickelt werden.
Obwohl Projektmanagement und Produktmanagement durchaus einige Gemeinsamkeiten aufweisen, muss man sie in den folgenden Punkten unterscheiden:
● Beim Produktmanagement werden Businessanforderungen ganzheitlich betrachtet, während anhand von Projekten lediglich spezifische Teilaspekte dieser Businessanforderungen dargestellt werden
● Produktmanagement verfolgt einen längerfristigen Ansatz beim Erfüllen von sich stetig ändernden Kundenbedürfnissen.
● Produktmanagement dient vornehmlich dem Erfüllen einer Kundenanforderung, während der Fokus bei Projekten stets auf dem zu Projektbeginn definierten Ziel liegt.
Obwohl im Produkt- und Projektmanagement überwiegend die gleichen Tools eingesetzt werden (Roadmaps, GuV und Kanban-Diagramme) so unterscheidet sich jedoch die Art und Weise stark, wie diese eingesetzt und daraus Informationen abgeleitet werden. Der zunehmend verbreitete produktbezogene Ansatz führte bei vielen Unternehmen zu einem grundsätzlichen Paradigmenwechsel, der eine grundlegende Änderung der Sichtweise auf das eigene Unternehmen und die internen Prozesse zur Folge hatte.
5. Verteilt arbeitende Teams und Telearbeit
In den letzten Jahren wurde Telearbeit immer mehr zum Trend. Durch die weltweite Corona-Krise, die die Welt seit Beginn 2020 in Atem hält, wird dieser Trend sogar noch weiter verstärkt.
Als in den frühen 2010er Jahren vor allem in der IT-Branche händeringend Spezialisten gesucht wurden, sahen sich Unternehmen zunehmend mit einer neuen Realität konfrontiert: Teams waren oftmals nicht mehr alle an einem zentralen Ort, sondern mussten immer öfter verteilt an verschiedenen Standorten oder in Telearbeit zusammenarbeiten. Dies führte in der Folge dazu, dass Unternehmen die bisherige Arbeitssituation unternehmensweit hinterfragten und versuchten, das neu entwickelte „New Work“-Konzept auch auf andere Unternehmensbereiche auszuweiten. Somit wurde Telearbeit schnell Teil des normalen Arbeitsalltags in vielen Unternehmen.
In ihrem Buch From Chaos to Successful Distributed Agile Teams Collaborate to Deliver stellen die Autoren, Johanna Rothman und Mark Kilby, bezüglich verteilt arbeitenden Teams Folgendes fest:
„Die optimale Distanz in Bezug auf die Häufigkeit der Kommunikation zwischen Teammitgliedern sind weniger als acht Meter. Sitzen Teammitglieder 30 Meter voneinander entfernt ¬ dies schließt auch unterschiedliche Stockwerke mit ein ¬ nimmt die spontane Kommunikation der Teammitglieder signifikant ab.“
Natürlich ist das Arbeiten in Teams nicht immer einfach, die Kommunikation zwischen Teammitgliedern kann oftmals kompliziert und die Stimmung im Team angespannt sein. Kommt dann auch noch der Faktor Distanz hinzu, sei es in Form von unterschiedlichen Stockwerken, Standorten oder Zeitzonen, so wird die Dynamik im Team noch komplexer. Obwohl immer bessere Kommunikationstechnologien die tägliche Kommunikation in verteilt arbeitenden Teams erleichtern, wie z. B. Zoom, Gotomeeting, Skype for Business und ähnliche Conferencing-Lösungen, so werden sie doch nie die direkte zwischenmenschliche Kommunikation ersetzen können.
Im Kontext von agil arbeitenden Teams wird dieser Missstand sogar noch signifikanter, da hier eine enge Zusammenarbeit und Interaktion ausschlaggebend für den Entwicklungsprozess sind. Aber selbst in agilen Teams gehört Telearbeit, nicht zuletzt dank der Entwicklung innovativer Kommunikationstechnologien, mittlerweile zum normalen Arbeitsalltag.
6. SaaS-Plattformen
Die Beschreibung von sich stets verändernden Trends im Projektmanagement spiegelt sich auch in den verwendeten Tools und Werkzeugen wider. Bis in die frühen 2010er Jahre waren Projekt- und Projektportfoliomanagement-Tools ausschließlich als On-premises-Lösungen verfügbar, die auf den Servern der Kunden installiert wurden.
Mit der Entwicklung von SaaS-Plattformen entstand ein völlig neues Betriebsmodell da sich Unternehmen nun keine Softwarelizenzen mehr kaufen mussten, sondern die Software und die IT-Infrastruktur von einem externen IT-Dienstleister in der „Cloud“ nutzungsabhängig mieten konnten.
Dieser neue Lösungsansatz bietet folgende Vorteile:
- Budgetmanagement: Viele SaaS-Plattformen bieten Abonnement-Lösungen an, das heißt, dass ein Unternehmen keine Lizenzkosten bezahlen muss, sondern auf Basis eines bestimmten Mengengerüsts abgerechnet wird.
- Geringe Infrastrukturkosten: Da die Infrastruktur vom Verkäufer bereitgestellt wird, müssen Unternehmen nicht noch zusätzlich in teure Infrastruktur sowie deren Implementierung und Instandhaltung investieren, um die Software den Mitarbeitern bereitzustellen.
- Fortlaufende Innovationen: Anders als einmalige Softwareinstallationen, die mit der Zeit veralten, zumindest, wenn kein zugehöriger Software-Pflegevertrag beim Kauf der Lizenzen unterzeichnet wurde, werden SaaS-basierte Anwendungen fortlaufend vom Hersteller aktualisiert, ohne dass der Kunde davon etwas mitbekommt. So steht den Mitarbeitern im Rahmen des Abonnements immer automatisch die neueste Version der Software zur Verfügung.
Ein weiterer Trend ist zu beobachten: das Interesse für Out-of-the-box-Implementierungen mit möglichst wenig kundenspezifischen Anpassungen. Damit erhoffen sich Softwarehersteller und deren Kunden, Probleme beim Produktupgrade und Zusatzkosten für Neuanpassungen zu vermeiden. Auch die Benutzerfreundlichkeit rückt zunehmend in den Fokus des Interesses.
IT-Unternehmen wissen, dass sich langfristige Umsatzsteigerungen lediglich auf Basis von SaaS- Produkten sicherstellen lassen. Dies bringt Unternehmen, die SaaS-Lösungen verwenden, wiederum einen signifikanten Mehrwert, da für die Softwareanbieter Kundenzufriedenheit an oberster Stelle steht und somit ständig an Produktverbesserungen und einer benutzerfreundlichen Anwendung gearbeitet wird.
Im Zuge dieser Entwicklungen hat sich der Aufgabenbereich von IT-Projektmanagement-Offices von der Verwaltung von Softwarelösungen hin zur Verwaltung eines Netzwerks von Softwareanbietern verlagert.
Das waren sie, die sechs PPM-Trends der letzten Jahre, die sich inzwischen als Best Practices etablieren konnten und unser heutiges Verständnis von Projektportfoliomanagement maßgeblich geprägt haben. Auch Planisware ist sich dieser Trends bewusst und hat seine Funktionalitäten und Angebote entsprechend angepasst. Weitere Informationen zu Planisware-Produkten erhalten sie hier.
