Richtungsweisend und strukturgebend für Projekte: die grundlegenden Aufgaben eines PMO.
Bei einem Project Management Office (kurz PMO) handelt es sich um eine unternehmensinterne Abteilung, in der die unternehmensspezifischen Projektstandards definiert und gepflegt werden. Somit hat das Project Management Office eine strukturgebende Funktion hinsichtlich der Projektabläufe.
In einem Kleinunternehmen kann womöglich auf ein Project Management Office verzichtet werden. Doch in Unternehmen, in denen abteilungs- oder standortübergreifende Projekte durchgeführt werden, ist ein PMO unerlässlich. Einem PMO kommen mehrere Rollen zu und je nach Unternehmen variiert deren Umfang erheblich.
Strategische Planung und Project-Governance
Hier kommt den Mitarbeitern des Project Management Office (PMO) die bedeutendste Funktion zu. Sie spielen eine entscheidende Rolle bei der Projektbewertung. Diese erfolgt anhand vordefinierter Kriterien. So werden Projektvorhaben herausgestellt, welche unternehmensspezifische Geschäftsziele am besten unterstützen. Zudem erfüllen die Mitarbeiter des PMO auch eine beratende Rolle. Sie erstellen einen umfassenden Business Case für das Senior Management und kalkulieren das Kosten-Nutzen Verhältnis strategierelevanter Projekte.
Bezüglich der Projektverwaltung entwickelt das PMO Richtlinien, Methoden, Regeln und Prozesse, aufgrund derer Projekte, Programme und/oder Portfolios erstellt und gesteuert werden können.
Best Practices und Prozesse
Eine weitere Aufgabe des PMO ist die Umsetzung und Etablierung von Best Practices und Prozessen. In diesem Rahmen werden Prozesse abteilungsübergreifend standardisiert. So können Projekte einfacher verwaltet und geliefert werden. Das PMO dient als zentraler Punkt, über den unternehmensweite Projektabläufe einheitlich gesteuert werden. Dies gewährleistet Konsistenz, auch bzw. gerade, wenn Projektmanager für verschiedene Projekte und Abteilungen arbeiten.
Einheitliche Sprache, Projektkultur und Regeln
Ein PMO unterstützt des Weiteren die Einführung und die Verbreitung einer einheitlichen Projektkultur und bestimmter Regeln, indem sämtliche Projektmitarbeiter hinsichtlich neuer Vorgehensweisen und Best Practices informiert und geschult werden. Durch eine einheitliche Sprache in Bezug auf etwa Meilensteine, Messgrößen und KPI (Key Performance Indikatoren) sorgt das PMO auch dafür, dass alle Mitarbeiter immer wissen, worum es geht. So wird das Projektmanagement unternehmensweit harmonisiert, wodurch die Umsetzungseffizienz der Projekte maßgeblich gesteigert wird.
Ressourcenmanagement
Die Mitarbeiter des Project Management Office (PMO) sind auch häufig für die projektübergreifende Verwaltung und Zuteilung von Ressourcen zuständig. Dies erfolgt unter ständiger Berücksichtigung von Prioritäten, die auf Terminplanungen, Budgets, Ressourcenauslastungen und den Ergebnissen von Was-wäre-wenn-Analysen basieren. So können Ressourcen zielgerichteter eingesetzt werden. Außerdem könnten über das PMO Rollen und Verantwortlichkeiten definiert werden.
Die Mitarbeiter des PMO sind für die Schulung insbesondere von Projektmanagern verantwortlich. In diesem Zusammenhang werden häufig Workshops und Schulungsprogramme zum Thema Projektmanagement organisiert.
Erstellung und Pflege von Projektarchiven und PM-Tools
Das PMO stellt zur Projektverwaltung auch Vorlagen und Hilfsmittel wie Softwares zur Verfügung. Sie suchen nach Softwarelösungen, die zuverlässige Daten gewährleisten. So soll die Projekttransparenz gefördert und damit die Entscheidungsfindung beschleunigt werden.
Dem Project Management Office kommt auch eine wichtige Rolle hinsichtlich der Archivierung von Projektinformationen zu. Sobald ein Projekt abgeschlossen oder abgebrochen wurde, sammelt und archiviert das PMO sämtliche Daten. So lassen sich für spätere Projekte durch Vergleiche entscheidende Schlüsse ziehen.
