AB Enzymes führte zur Umsetzung seiner Wachstumsstrategie ein integriertes PPM mit Planisware Orchestra ein. Ausgangspunkt waren Insellösungen ohne gemeinsame Datenbasis; Ziel war Transparenz über Kapazitäten, ein belastbarer Business‑Case‑Prozess und priorisierbare Portfolios. Nach einem pragmatischen MVP‑Start und schrittweisem Rollout ging das System im März 2024 mit rund 150 aktiven Nutzenden live und schafft seitdem zentrale Sichtbarkeit über Pipeline, Kapazitäten und Business Cases. Das Management trifft Entscheidungen schneller und erkennt den Portfolio‑Beitrag einzelner Projekte zur Strategieumsetzung.
AB Enzymes stand vor der Aufgabe, sein Projekt- und Portfoliomanagement grundlegend neu aufzustellen. Die bisherigen Strukturen basierten auf einer Vielzahl von Insellösungen, darunter MS Project, SharePoint, Excel, PowerPoint sowie manuell gepflegte Dashboards. Diese heterogene Tool-Landschaft erschwerte die Arbeit erheblich: Transparenz über Kapazitäten und Nachfrage fehlte, eine einheitliche „Single Source of Truth“ war nicht vorhanden, die Priorisierung neuer Projekte gestaltete sich schwierig und das Reporting wie auch die Governance verursachten hohen manuellen Aufwand. Parallel dazu war die strategische Vorgabe des Unternehmens ambitioniert: AB Enzymes hatte sich vorgenommen, den Umsatz zu verdoppeln und die Innovationskapazität deutlich zu steigern. Damit war klar, dass ein modernes, integriertes Projekt- und Portfoliomanagement zur entscheidenden Voraussetzung für zukünftiges Wachstum werden würde.
Ziel von AB Enzymes war die Einführung eines integrierten Enterprise-PPM-Systems, das weit über die reine Verwaltung von Projekten hinausgeht und aktiv zur Erreichung der ambitionierten Wachstumsziele beiträgt. Im Mittelpunkt stand der Aufbau einer belastbaren Entscheidungsgrundlage für Business Cases, Kapazitätsplanung und die Priorisierung des gesamten Projektportfolios. Gleichzeitig sollte die Lösung leicht verständlich, kosteneffizient und damit ohne hohe Hürden in der Organisation eingeführt werden können. Langfristig verfolgte AB Enzymes das Ziel, das Projektmanagement schrittweise von einem eher taktischen Ansatz zu einer strategisch gesteuerten Portfolio-Steuerung weiterzuentwickeln.
Der Weg zur neuen Lösung begann bewusst pragmatisch: Mit einem Minimal Viable Product (MVP) wurden erste Module eingeführt, um schnelle Erfolge sichtbar zu machen, ohne die perfekte Lösung von Beginn an anstreben zu müssen. Darauf aufbauend erfolgte ein schrittweiser Rollout mit Pilotierungen, gezielten Anpassungen und einer engen fachlichen wie technischen Begleitung. Die Entwicklung selbst war von einer engen Zusammenarbeit zwischen AB Enzymes, Planisware und der Tiba Technologieberatung geprägt. Anforderungen wurden frühzeitig auf Kanban-Boards gesammelt und priorisiert, Business Needs in technische Spezifikationen übersetzt und klare Rollen sowie Verantwortlichkeiten definiert. Ein besonderer Schwerpunkt lag auf dem Customizing der Business-Case-Prozesse: Profit-&-Loss-Tabellen, Finanzprojektionen und standardisierte Genehmigungsabläufe wurden direkt in Planisware Orchestra integriert. Flankierend wurden ergänzende Maßnahmen umgesetzt, um die Akzeptanz zu sichern und den Nutzen zu steigern. Dazu gehörten mehrsprachige, KI-gestützte Video-Trainings, ein Conversational AI-Assistant als Pilotlösung für den Anwender-Support sowie die Nutzung von Add-Ons, um Entwicklungszeiten zu verkürzen und zusätzliche Funktionalitäten schnell verfügbar zu machen.
Im März 2024 ging das neue System erfolgreich mit allen Kernfunktionen und rund 150 aktiven Nutzerinnen und Nutzern live. Seitdem profitiert AB Enzymes von einer deutlich verbesserten Transparenz: Kapazitäten, die gesamte Projekt-Pipeline sowie Business Cases sind nun zentral im System sichtbar und jederzeit abrufbar. Besonders die neu etablierten Business-Case-Prozesse sorgen für spürbaren Mehrwert. Durch standardisierte Abläufe mit Versionierung, automatisiertem Reporting und die nahtlose Integration in Portfolio-Ansichten konnte das Reporting professionalisiert und gleichzeitig vereinfacht werden.
Auch die Projektteams selbst wurden entlastet. Klare Strukturen, ergänzende digitale Trainingsangebote und der Einsatz eines AI-gestützten Support-Tools reduzieren den Aufwand im Tagesgeschäft und erleichtern die Arbeit. Für das Management schließlich ist die strategische Steuerbarkeit ein wesentlicher Gewinn: Es wird auf einen Blick sichtbar, wie einzelne Projekte zur Erreichung der Wachstumsziele beitragen und damit die Grundlage für fundierte Entscheidungen gelegt.
Die erfolgreiche Einführung von Planisware Orchestra bei AB Enzymes war das Ergebnis einer engen und vertrauensvollen Partnerschaft zwischen AB Enzymes, der Tiba Technologieberatung und Planisware. Kurze Kommunikationswege und schnelle Entscheidungen im Projektteam trugen ebenso zum Erfolg bei wie ein gemeinsames Verständnis von Business-Anforderungen und deren technischer Umsetzung. Entscheidend war zudem die kulturelle Passung: eine pragmatische Herangehensweise, der Fokus auf den tatsächlichen Nutzen und die schrittweise Weiterentwicklung. So entstand nicht nur ein erfolgreiches Go-Live, sondern auch die Basis für die weitere Skalierung und die nachhaltige Verankerung des neuen PPM-Systems.
„Besonders überzeugt hat mich, wie schnell wir von der Idee zur Umsetzung gekommen sind. Die Zusammenarbeit mit der Tiba Technologieberatung und Planisware war jederzeit lösungsorientiert und partnerschaftlich – das hat den Unterschied gemacht.“
— Tim Vorfalt, Portfolio Manager, AB Enzymes
„Der Erfolg lag darin, dass wir wirklich als ein gemeinsames Team gearbeitet haben. Mit klarer Kommunikation, kurzen Entscheidungswegen und dem Vertrauen von AB Enzymes konnten wir Schritt für Schritt die passende Lösung entwickeln.“
— Paul Esau, Projektleiter, Tiba Technologieberatung
Häufig gestellte Fragen
Frage 1: Was versteht man unter Project Portfolio Management (PPM) und warum ist es für AB Enzymes relevant?
PPM ist die zentrale Steuerung und Priorisierung mehrerer Projekte, um Strategie, Ressourcen und Wertbeitrag über das gesamte Portfolio zu bündeln. Es ermöglicht, Projekte nach Nutzen, Risiko und Kapazität zu entscheiden und schafft Transparenz für das Management. In der Fallstudie von AB Enzymes war PPM der Hebel, um Wachstum und Innovationsfähigkeit systematisch zu unterstützen.
Frage 2: Wie unterstützt Planisware Orchestra die Einführung eines integrierten PPM?
Orchestra konsolidiert Projekt‑ und Portfoliodaten in einer Single Source of Truth, bietet Echtzeit‑Dashboards, Flash‑Reports, Workflow‑Steuerung von Ideen bis Genehmigungen und kombiniert Methoden (Agile, Stage‑Gate, klassisch). Dadurch werden Reporting, Governance und Portfolio‑Priorisierung beschleunigt und standardisiert.
Frage 3: Was ist eine Monte‑Carlo‑Simulation und wo passt sie ins PPM?
Monte‑Carlo‑Simulationen sind Simulationsverfahren, die mit Zufallsvariablen viele mögliche Ergebnisverläufe durchspielen, um Unsicherheiten (z. B. Kosten, Termine) besser zu quantifizieren. Im PPM helfen sie bei Risiko‑ und Szenarioanalysen von Projekten oder Portfolios.