Planisware erleichtert die Arbeit von 1.350 Projektmanagern bei Novo Nordisk

Bei Novo Nordisk, einem der weltweit führenden Pharmaunternehmen, laufen zahlreiche Neuproduktentwicklungen parallel, mit dem Ziel, immer bessere Behandlungsformen chronischer Erkrankungen wie Diabetes zu ermöglichen. Unterstützend wurde ein PPM-Tool eingeführt, um den langfristigen Erfolg sicherzustellen. In diesem Artikel wird erläutert, wie wichtig Change-Management und Benutzerakzeptanz für eine erfolgreiche PPM-Implementierung sind.

Der Umgang mit steigender Komplexität in einer stark wachsenden Organisation 

Sein rasantes Wachstum verdankte Novo Nordisk in der Vergangenheit den bahnbrechenden Entwicklungserfolgen mit Medikamenten im Kampf gegen Diabetes, Adipositas und seltenen Krankheiten. Das Unternehmenswachstum führte zu mehr Komplexität bei der Umsetzung der Entwicklungsprojekte. Es war vor diesem Hintergrund zu einer schwierigen Aufgabe geworden, den Überblick über Portfolios, Termine, Ressourcen usw. zu behalten. Außerdem wurden mehrere Tools wie Excel und MS Project zur Projektverwaltung gleichzeitig zum Einsatz gebracht.

Umair Khiljee, Product Owner bei Novo Nordisk, erklärt:

„Durch unser Wachstum gestaltete sich die Verwaltung von Terminen und Ressourcen immer komplexer. Wir brauchten ein zentrales System, in dem sämtliche Daten verfügbar waren. Hier kam Planisware ins Spiel. Wir haben die Lösung zwischen 2019 und 2020 implementiert“

2019 begann Novo Nordisk mit der unternehmensweiten Implementierung von Planisware Enterprise, angefangen bei der Produktentwicklung, die sich über mehrere Abteilungen erstreckt. Ziel war es, ein System aufzusetzen, das das Projektmanagement maßgeblich vereinfachen sollte.

Herausforderungen bzgl. Implementierung und Benutzerakzeptanz

Wenn ein PPM-System unternehmensweit für über 64.000 Mitarbeitende ausgerollt wird, kostet das Zeit, Geld und bedeutet einen hohen Planungsaufwand. Zudem mussten auch die bereits stark ausgelasteten IT-Ressourcen entsprechend eingebunden werden, was sich ebenfalls als herausfordernd erwies.

„Die einzelnen Teams, die bereits schon jede Menge Arbeit zu bewältigen hatten, einzubinden, war eine Herausforderung“, so Khiljee.

Planisware wurde bei Novo Nordisk schrittweise implementiert. Zunächst wurde es in der Produktentwicklung ausgerollt, dann kam das Produktmanagement mit dem Produktlebenszyklusmanagement (PLM) hinzu. Doch neben den technischen Herausforderungen musste auch die Benutzerakzeptanz gewährleistet werden. Diese ist nachweislich der Schlüssel für eine erfolgreiche Systemimplementierung. Anfangs gab es Widerstand aus verschiedenen Abteilungen, insbesondere dort, wo die Benutzer nicht in den Prozess eingebunden worden waren.

„In einer Abteilung haben wir einen Top-down-Ansatz versucht, der auf sofortigen Widerstand stieß“, erläutert Khiljee.

Im Gegensatz dazu verlief der Systemübergang in Abteilungen, in denen die Benutzer bereits früh in den Prozess involviert wurden, reibungslos.

„In einer anderen Abteilung waren die Benutzer wiederum von Beginn an eingebunden, was die Implementierung deutlich vereinfachte“, so Khiljee.

Dieser Bottom-up-Ansatz verhalf den Benutzern zu mehr Mitsprache und zu einem besseren Verständnis der Vorteile des neuen Systems.

Das Fazit hier ist klar: Je früher Benutzer in den Prozess eingebunden werden, umso wahrscheinlicher ist es, dass sie das neue System bereitwillig akzeptieren.

Den Veränderungsprozess managen

Entscheidend war hier, dass das System so gut wie möglich an den spezifischen Benutzeranforderungen ausgerichtet wurde.

„In Abteilungen, in denen wir die Vorteile des Systems für die tägliche Arbeit herausgestellt haben, waren die Benutzer deutlich engagierter“, erklärt Khiljee.

Eine engmaschige Betreuung sorgte ebenfalls für einen reibungslosen Übergang. Durch die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten konnte Planisware an den üblichen Arbeitsprozess bei Novo Nordisk angepasst werden. Darüber hinaus halfen Schulungen und Support-Angebote den Benutzern dabei, sich weiter mit dem System vertraut zu machen.

„Wir haben auf regelmäßige Schulungen und Support-Angebote gesetzt, damit die User den Mehrwert des Systems schneller begriffen“, so Khiljee

Verschiedene Reifegrade

Bei einem so umfassenden Implementierungsprojekt ist es nicht verwunderlich, dass nicht alle Abteilungen im gleichen Maße bereit für ein solches System waren. Daher kamen in Abteilungen mit niedrigerem PM-Reifegrad Implementierungsansätze zum Einsatz, die diesem Anspruchsniveau entsprachen.

„Zukünftig möchten wir weitere Funktionalitäten wie die Multi-Level-Planung in unsere Planisware-Enterprise-Lösung integrieren. Dieser strategische Zusatz wird derzeit getestet und soll im Herbst 2025 zur weiteren Systemoptimierung hinzukommen. Davon sollen insbesondere Teamleiter und Projektdirektoren profitieren“

Im Unternehmen wurde ebenfalls eine Produkt-Roadmap als zentrales Element zur Ausrichtung der Team-Aufgaben an den Unternehmenszielen eingeführt. So waren die einzelnen Teams und Abteilungen über die genauen Ziele besser informiert, was die 

Systemakzeptanz deutlich verbesserte.

Die Vorteile der Planisware-Enterprise-Lösung für Novo Nordisk

Seit der Implementierung von Planisware verzeichnet Novo Nordisk signifikante Produktivitätssteigerungen im Projektmanagement. Hier ist insbesondere die Zeitersparnis bei der Neuplanung von Projekten hervorzuheben. „Vor Planisware brauchte es für eine Projekt-Neuplanung bis zu 10 Meetings mit 20-30 Leuten. Jetzt haben wir ein Meeting, in dem wir alle Daten direkt auf dem Bildschirm haben“, lobt Khiljee. Die Verfügbarkeit von Echtzeit-Daten und das integrierte Ressourcenmanagement wirkten sich unmittelbar positiv aus. Immerhin verwalten im Unternehmen rund 1.350 Benutzer über 150 Projekte und über 400 klinische Studien, wodurch die Enterprise-Lösung von Planisware zum Mittelpunkt des operativen Projektgeschehens bei Novo Nordisk avancierte. Für Unternehmen, die ein ähnliches Implementierungsprojekt planen, hat Umair Khiljee folgenden Tipp: 

„Benutzerakzeptanz und Change-Management müssen denselben Stellenwert haben wie die technischen Aspekte im Implementierungsprozess. Benutzer müssen involviert, ihre Prozesse verstanden und im neuen System abgebildet werden“

Auch Flexibilität ist entscheidend. Mit der Entwicklung des Unternehmens entstehen neue Bedarfe und Herausforderungen. Khiljee betont hier die Bedeutung eines guten Managements und klarer Kommunikation.

Die Erfahrungen bei Novo Nordisk können für Unternehmen hilfreich sein, die sich mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sehen. Durch ein starkes Change-Management, das den Fokus unter anderem auf Benutzerakzeptanz und die Abbildung der jeweiligen Workflows im System legte, hat es Novo Nordisk geschafft, PPM-Prozesse zu transformieren und weiter zu wachsen.

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