Hier erfahren Sie, warum es sich lohnt auf Anpassungsfähigkeit zu setzen. Wir definieren, was Optionalität ist und wie Sie sie in Ihr Projektmanagement integrieren können.
Nehmen wir das Beispiel eines Bauprojekts für eine Autobahn: In einer der Wochen, in denen Sie mit dem Bau beschäftigt sind, sagt der Wetterbericht Sonnenschein und heiße Temperaturen voraus. Die Optimisten unter Ihnen vertrauen dieser Vorhersage und führen Ihren Plan ohne zusätzliche Vorkehrungen durch.
Was aber, wenn die Wettervorhersage falsch ist?
Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt trotzdem wie geplant durchgeführt werden kann, ist es besser, auf das Beste zu hoffen und das Schlimmste zu erwarten. Mit dem richtigen Sicherheitstraining, den richtigen Werkzeugen und Geräten sowie teambildenden Maßnahmen können Sie einen Teil der Bauarbeiten fortsetzen, auch bei schlechtem Wetter.
Das ist es, was Optionalität ausmacht. Es geht darum, sich alle Optionen offen zu halten, unerwartete Gelegenheiten wahrzunehmen und einen Ausweichplan zu haben, falls sich die Umstände ändern. Und das kann besonders nützlich für Ihr Projektmanagement sein.
„Je mehr Möglichkeiten wir haben, desto besser sind wir in der Lage, mit Unvorhersehbarkeit und Unsicherheiten umzugehen. Wir können ruhig bleiben, wenn andere in Panik geraten, weil wir die Wahl haben.“ - Farnam Street, Preserving Optionality: Preparing for the Unknown
Wie sieht Optionalität in der Praxis aus
Denken Sie an das Jahr 2020 zurück. Sie erinnern sich an das Jahr der Gesichtsmasken, der sozialen Distanzierung und der großen Mengen an Handdesinfektionsmitteln.
In dieser Zeit unternahmen viele Unternehmen gemeinsame Anstrengungen, um ihre Prozesse oder Produkte zu ändern. So stellte Pfizer beispielsweise die Herstellung von kationischem Lipid - einem für COVID-Impfstoffe erforderlichen Rohstoff - im eigenen Haus um, um nicht von einer unberechenbaren Lieferkette abhängig zu sein und sich dadurch zusätzliche Optionen offenzuhalten.
Natürlich müssen Sie nicht erst auf eine globale Pandemie warten, um in Ihrem Unternehmen mögliche Alternativen abzuwägen. Es gibt immer Möglichkeiten, mögliche Alternativen, also Optionen, in Ihren alltäglichen Projektmanagementpraktiken zu berücksichtigen.
Optionalität im Projektportfoliomanagement
Optionalität ist ein ziemlich weit gefasster Begriff, daher sollten wir uns die praktischen Beispiele für Optionalität im Projektmanagement genauer ansehen.
Nachfolgend werden 9 Möglichkeiten erläutert, wie Sie Optionalität umsetzen können:
1. Einführung eines Portfolio-Management-Ansatzes
Dies ist eine der besten Möglichkeiten, um im Projektmanagement Optionalität zu erreichen. Mit einem Portfolio-Ansatz erhalten Sie einen differenzierten Überblick über Ihre Projekte, ihre Abhängigkeiten und ihre Zusammenhänge. So können Sie Ihre Projekte besser neu priorisieren, wenn größere Veränderungen eintreten oder sich die geschäftlichen Prioritäten ändern.
2. Zurückhaltung bei der Projektstrukturierung
Bei der Ausarbeitung einer ersten Idee oder eines Business Case kann es verlockend sein, das Projekt Schritt für Schritt zu planen. Das kann Ihnen dabei helfen, sich Ihre Ziele besser vorzustellen und Sie auf den vor Ihnen liegenden Weg vorzubereiten. Im Laufe der Zeit werden Sie jedoch feststellen, dass Ihr anfänglicher Plan nicht mehr zweckmäßig ist, und Sie werden die Struktur überdenken müssen. Daher bietet es sich an, die ersten Phasen detailliert zu planen und mit der Planung der weiteren Phasen zu warten, bis Sie einige Fortschritte verzeichnet haben. So verschwenden Sie keine Zeit mit der Änderung von Zeitplänen oder der Buchung von Ressourcen, die nicht benötigt werden, falls sich Änderungen ergeben.
3. Abhängigkeiten begrenzen
Wenn ein Teil Ihres Projekts von einem anderen abhängt, können Sie in der Regel keine Änderungen am weiteren Teil vornehmen. Das schränkt natürlich Ihre Möglichkeiten für die Zukunft ein.
Um dieser Inflexibilität entgegenzuwirken und sicherzustellen, dass Sie bewährte Projektmanagementverfahren einhalten, sollten Sie Abhängigkeiten zwischen Projekten aktiv verfolgen und prüfen, ob Sie deren Auswirkungen verringern oder sie ganz beseitigen können. Je weniger Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Projektvorgängen bestehen, desto mehr Spielraum haben Sie für Anpassungen und Änderungen im Projektverlauf.
4. Identifizierung der Strukturierungsmöglichkeiten
Dies sind die Entscheidungen, die Ihre Optionen im weiteren Verlauf des Projekts bestimmen. Dabei kann es sich um die Wahl einer Technologie, eines Geschäftsmodells oder eines Lösungsansatzes für ein Problem handeln.
Um in diesem Fall Ihre Flexibilität zu bewahren, sollten Sie es vermeiden, zu Beginn des Prozesses strukturelle Entscheidungen zu treffen. Halten Sie die Erkundungsphase so offen wie möglich. Wenn die von Ihnen bevorzugte Lösung nicht funktioniert, haben Sie so alternative Möglichkeiten.
5. Einstellung von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Qualifikationen
Die Einstellung von Mitarbeiter mit verschiedenen Kompetenzen kann sich positiv auf Ihr Unternehmen auswirken, da viele Unternehmen eine höhere Leistung und eine schnellere Problemlösung verzeichnen können.
Mitarbeiter mit unterschiedlichen Spezialisierungen können Ihnen dabei helfen, neue Möglichkeiten auszuloten oder neue Lösungen für die Durchführung von Projekten zu finden. Wenn Sie zum Beispiel ein Softwareentwicklungsunternehmen sind, können Sie einen Entwickler mit Erfahrung im Bereich VR einstellen. So können Sie die Funktionalität und Kompatibilität Ihrer Software verbessern, mit den neuesten Trends Schritt halten und Ihren Kunden neue innovative Dienstleistungen anbieten.
6. Erweiterung der Lieferantenliste
Vielleicht sind Sie mit den Lieferanten Ihrer Wahl sehr zufrieden. Aber was passiert, wenn Sie nicht mehr von ihnen weiteres Material beziehen können?
Egal, ob es sich um neue behördliche Vorschriften oder um die Schließung von Häfen handelt, es ist wichtig, einen Notfallplan für den Fall von Problemen in der Lieferkette zu haben. Wenn Sie Ihre Lieferantenliste erweitern, können Sie den Geschäftsbetrieb wie gewohnt aufrechterhalten, falls das Unerwartete eintritt.
7. Schaffung eines Ökosystems rund um Ihre Projekte
Anstatt sich auf Ihre eigenen Experten und Lieferanten zu beschränken, sollten Sie Beziehungen zu den Menschen in Ihrem Umfeld aufbauen.
Dazu kann es gehören, mit verschiedenen Lieferanten zu sprechen, wie wir bereits erwähnt haben. Es könnte auch bedeuten, dass Sie eine Partnerschaft mit ähnlichen Unternehmen in Ihrer Region aufbauen oder relevanten Branchenexperten und Vordenkern in den sozialen Medien folgen.
Diese Beziehungen werden es Ihnen ermöglichen, neue Ideen aufzunehmen und einer Fortschrittsstagnation zu vermeiden.
8. Spielraum für Mitarbeiter
Die Interessen Ihrer Mitarbeiter zu fördern, ist nicht nur gut für die Mitarbeiterbindung, sondern auch für die Erhaltung der Optionalität. Wenn Sie Ihren Teams die Zeit geben, sich in Projekten zu engagieren, von denen sie überzeugt sind (im Gegensatz zu vorab genehmigten Projekten), können Sie Ihre Möglichkeiten in der Folgezeit erweitern. Besonders erfolgreich ist dies bei Unternehmen wie Google, die ihren Mitarbeitern zu 20 % der Zeit erlauben, an eigenen Projekten zu arbeiten.
9. Berücksichtigung des Kunden-Feedbacks
Das Sammeln von Kundenfeedback, sowohl positiv als auch negativ, kann ungenutzte Möglichkeiten aufzeigen.
Stellen Sie sich vor, Sie sind Produktmanager in einer Craft-Brauerei und für die Entwicklung neuer Produkte zuständig. Daher senden Sie Feedback-Umfragen an Ihre Kunden, um deren Bedürfnisse besser zu verstehen. Dabei stellen Sie fest, dass eine wachsende Nachfrage nach alkoholfreien Getränken besteht.
Dies deutet auf eine potenziell profitable Gelegenheit hin. Mit diesem Wissen können Sie schnell einen Vorteil gewinnen.
Warum es sich lohnt, seine Optionen offen zu halten
„Sonnenschein ist herrlich, Regen ist erfrischend, Wind stärkt uns, Schnee ist erheiternd; es gibt eigentlich kein schlechtes Wetter, nur verschiedene Arten von gutem Wetter.“ - **John Ruskin, englischer Schriftsteller und Philosoph**
Im Laufe Ihrer Projekte werden Sie auf Gegen- und Rückenwind, Hindernisse und Chancen stoßen.
Trotz aller Bemühungen ist es unmöglich, die Zukunft vorherzusagen. Deshalb ist Optionalität so wichtig. Wenn Sie sich Ihre Optionen offen halten, können Sie schnell auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren und neue Chancen ergreifen, bevor es Ihre Konkurrenten tun.
So wird sichergestellt, dass Ihre Projekte reibungslos ablaufen, Ihre Marktposition stabil bleibt und Ihre Kunden zufrieden sind.
