Wie Sie den Erfolg Ihres PMOs in Bezug auf Ihre definierten Ziele messen

Ein PMO soll grundsätzlich die Leistung und den Reifegrad des Projektmanagements verbessern, indem es Geschäftsentscheidungen unterstützt und sicherstellt, dass im Unternehmen Projekte auf kontrollierte Weise und in Übereinstimmung mit den gesteckten Zielen verwaltet werden.

Aber nicht jedes PMO erfüllt diese Mindeststandards. Laut PMI haben erfolglose PMOs oft unklare Schwerpunktbereiche oder einen nicht definierten Umfang.

Wenn Sie wollen, dass Ihr PMO erfolgreich ist, müssen dessen Ziele klar definiert sein. Dabei gibt es drei Hauptziele für ein PMO:

1. Reduktion gescheiterten Projekten
2. Einhaltung von Kostenvorgaben
3. Operative Top-Leistung

Und für jedes Hauptziel gibt es eigene Messgrößen, mit denen Sie den Erfolg Ihres PMOs messen können.

Wenden wir uns zunächst den Kennzahlen zu, die die Anzahl der gescheiterten Projekte reduzieren helfen:

Ziel 1 – Projektzeiten kurz halten

Für dieses Ziel bieten sich folgenden Kennzahlen an:

Kennzahl 1: Ist-Werte vs. Planwerte

Ist es zu Projektverzögerungen gekommen? Wie lange haben Sie für Ihr Projekt veranschlagt? Wie groß ist der Unterschied in Tagen, Wochen oder Monaten zur tatsächlichen Dauer?

Überlegen Sie, warum das Projekt ins Stocken geraten ist. Finden Sie heraus, wo Ihre Teams die Fristen nicht eingehalten haben und ob es andere Teile des Projekt gab, die beschleunigt wurden, um mögliche Verzögerungen wieder auszugleichen. Sie müssen entscheiden, ob das Projekt noch erfolgsversprechend ist oder ob es neu definiert werden muss.

Die richtige Projektmanagement-Software bietet Ihnen einen Überblick über jeden Vorgang, sodass Sie beurteilen können, wie viel Zeit die Teams für jeden einzelnen Vorgang aufgewendet haben. So können Sie Muster in Ihren Projekten erkennen und Ihre Planung verbessern.

Kennzahl 2: Anzahl der Änderungsanträge

Um das Projekt zu verbessern, werden häufig Änderungsanträge gestellt. Dabei handelt es sich entweder um Problemlösungen oder um Verbesserungsvorschläge. Diese Änderungsanträge müssen überprüft werden, was natürlich Zeit in Anspruch nimmt.

Änderungsanträge sind notwendig, wenn man flexibel bleiben will. Es muss sich dabei jedoch um einen kontrollierten Prozess handeln, da sonst das gesamte Projekt in Gefahr geraten kann. Sie müssen die Anzahl der Änderungsanträge genau verfolgen. Nur so können Sie feststellen, welche Projekte neu überdacht oder sogar gestoppt werden müssen.

Um den Genehmigungsprozess für Änderungen in laufenden Projekten zu standardisieren, transparent zu machen  und zu verkürzen, können Sie entsprechende Antragsformulare einführen.

Kennzahl 3: Anzahl der Entscheidungen

Wie viele Entscheidungen sind zu treffen? Und wie lange dauert die Entscheidungsfindung? Können einige der anstehenden Entscheidungen als Risiken und/oder Änderungsanträge betrachtet werden? Die Anzahl der notwendigen Entscheidungen, die Geschwindigkeit ihrer Umsetzung und ihre Gewichtung sind allesamt wichtige Indikatoren, die herangezogen werden sollten, wenn der Zustand eines Projekts gemessen werden soll.

Sie sollten über das ganze Projekt hinweg die getroffenen Entscheidungen protokollieren. Dies gilt insbesondere für kritische Entscheidungen. Investieren Sie in ein Tool, das Ihre Daten effizient analysiert, damit Ihre Stakeholder schneller Erkenntnisse gewinnen können.

Ziel 2 - Einhaltung der Kostenvorgaben

Wenn der Schwerpunkt Ihres PMO darauf liegt, die Kosten unter Kontrolle zu halten und die Budgets nicht zu überschreiten, sollten Sie die folgenden Kennzahlen berücksichtigen:

Kennzahl 1: Investitionsplan vs. Budgetrevision

Wenn zwischen der Kostenschätzung und den tatsächlichen Ausgaben eine Lücke klafft, wird Ihr Projekt das Budget überschreiten. Oder wenn Ihr Projektumfang unklar ist und Sie den genauen Ressourcenbedarf für die Durchführung Ihres Projekts nicht kennen, können Sie die Kosten nicht richtig einschätzen.

Wenn Sie wissen, was Sie investieren müssen und wie hoch die Betriebskosten sind, können Sie Ihr Budget einhalten. Natürlich muss der erwartete Nutzen immer so groß sein, dass er die entstehenden Kosten stets rechtfertigt.

Kennzahl 2: Geplantes Budget vs. Ausgaben

Die Rechnung scheint einfach: Sie können Ihre Rechnungen zusammenzählen und wissen, wie viel Sie noch in Ihrem Budget haben.

Aber was, wenn Sie auch die Kosten für Ihre internen Ressourcen berücksichtigen möchten? Das ist viel schwieriger, denn manchmal brauchen die Teams für eine Aufgabe länger als ursprünglich veranschlagt. Oder es werden zusätzliche Mitarbeiter benötigt, um einen Vorgang zu erledigen. Und das wirkt sich natürlich auf Ihr Budget aus.

Tools, mit denen Sie Ihre Prozesse verfolgen, stellen sicher, dass Sie Ressourcen angemessen zuweisen und damit das Budget nicht überschreiten.

Kennzahl 3: Anzahl der finanziellen Risiken und deren Vermeidungskosten

Ausweitung des Projektumfangs, Probleme in der Lieferkette, instabile und steigende Rohstoffpreise... Sie können finanzielle Risiken bei Ihren Projekten nicht immer vermeiden. Aber Sie können sich einen Überblick über mögliche Risiken verschaffen und prüfen, wie Sie diese reduzieren können.

Wenn Sie wissen, wie viele finanzielle Risiken zu erwarten sind und wie viel Sie die Risikovermeidung kostet, können Sie Ihrem Projekt eine Marge zuweisen. Das können 10 % sein. Es könnten auch 25 % sein. Planen Sie den Puffer ein, mit dem Sie sich wohlfühlen. So können Sie auf Risiken reagieren und das Budget einhalten.

Ziel 3 - Operative Top-Leistung

Wenn Sie sich auf die Qualität Ihrer Liefergegenstände konzentrieren möchten, sollten Sie die folgenden Kennzahlen berücksichtigen:

Kennzahl 1: Verantwortlichkeit und Freigabe von Liefergegenständen

Zum besseren Verständnis wird diese Kennzahl in drei Teile aufgeteilt.

• Wie hoch ist die Zahl der Liefergegenstände? Wenn Sie einen klaren Überblick über Ihr Projekt haben, sollten Sie diese Zahl leicht herausfinden können.
• Vergleichen Sie dann die Anzahl dieser Liefergegenstände mit der Zahl der bereits zugewiesenen Liefergegenstände. Wenn es Abweichungen gibt, bedeutet dies, dass es Liefergegenstände gibt, die nicht erledigt werden.
• Ermitteln Sie schließlich die Anzahl der den Gutachtern zugewiesenen Liefergegenstände, und vergleichen Sie diese mit der Anzahl Ihrer Liefergegenstände. Auch hier gilt: werden weniger Liefergegenstände freigegeben, als die Liste der Liefergegenstände insgesamt umfasst, wird Ihr Projekt nicht vorankommen.

Kennzahl 2: Gate-Management

Bei Stage-Gate  stehen am Ende jeder Phase ein oder mehrere Liefergegenstände, die dann validiert werden müssen.

Sie müssen also Folgendes beachten:

• Anzahl der freigegebenen Gates im Vergleich zur Gesamtzahl der Gates: Wenn diese Zahl übereinstimmt, entspricht die Qualität jeder Phase des Projekts den Erwartungen der Stakeholder.
• Anzahl der validierten Liefergegenstände im Vergleich zur Gesamtzahl der erwarteten Liefergegenstände: Wenn diese Zahl übereinstimmt, zeigt dies wiederum, dass das entsprechende Gate die erwartete
• Qualität aufweist.
• Anzahl der mit Vorbehalten validierten Liefergegenstände: Dies signalisiert, dass das Projekt zwar vorankommt, aber mit einem oder mehreren Liefergegenständen etwas nicht in Ordnung ist. Dies gibt den Teams die Möglichkeit, das Problem zu beheben, während die Arbeit an der nächsten Projektphase beginnt.
• Anzahl der Projekte in jeder aktuellen Phase: Wenn sich zu viele Projekte gleichzeitig in der Anfangsphase befinden, kann es in Ihrer Organisation zu Problemen beim Änderungsmanagement kommen.

Kennzahl 3: Risikomanagement

Wie viele Risiken haben Sie identifiziert? Sind diese Risiken valide? Manchmal können zu viele Risiken ein Hinweis auf mangelndes Verständnis oder fehlende Motivation für das Projekt sein. Sie müssen also feststellen, welche Risiken wirklich relevant für das Projekt sind.

Fragen Sie sich anschließend, für wie viele dieser relevanten Risiken es einen Aktionsplan zur Risikominderung oder Risikobeseitigung geben soll.

Dies ist übrigens keine Themenwiederholung, denn wenn der Schwerpunkt Ihres PMO auf der Qualität liegt, wirken sich Risiken anders aus.

Wenn Ihr PMO Kosten- oder Zeitprioritäten setzt, konzentrieren Sie sich auf die Kosten, die entstehen, wenn das Risiko eintritt, und darauf, wie viel es kosten würde, es zu vermeiden. Wenn Ihr PMO jedoch operative Qualität anstrebt, wollen Sie nicht, dass das Risiko überhaupt eintritt.

Sie müssen also möglichst jedem Ihrer Risiken entgegenwirken und brauchen daher so viele Aktionspläne wie relevante Risiken. Dann können Sie qualitativ hochwertige Projekte liefern und das Ziel Ihres PMOs erreichen.

Verfolgen Sie die richtigen Kennzahlen für Ihr PMO

Die besten 10 % der PMOs messen konsequent ihre Leistung. Die von ihnen verwendeten Qualitätsmerkmale helfen Organisationen, die Leistung ihrer Projekte zu verbessern:

• Konsistente Kommunikation
• Ausrichtung des Projekts
• Fähigkeit, den Geschäftswert von Ergebnissen zu bestätigen
• Eine belastbare Strategie für den organisatorischen Wandel
• Zufriedene Stakeholder

Wenn Sie die Leistung Ihres PMOs verbessern möchten, müssen Sie eine für Sie passende Methode zur Leistungsmessung definieren.

Ein Projekt-Dashboard zeigt Ihnen, in welchen Bereichen die Leistung Ihres PMOs gut ist und an welchen Stellen Sie sich verbessern können. Es ermöglicht Ihnen auch, den Blickwinkel Ihrer Analyse anzupassen, um die für Ihr PMO relevanten Kennzahlen zu verfolgen. Wenn alle Zahlen analysiert sind, können Sie die Erkenntnisse nutzen, um entscheidende Änderungen vorzunehmen, die Sie Ihren strategischen Zielen näher bringen.