Beim klassischen PMO wird in die Vergangenheit geschaut, wohingegen das digitale PMO in die Zukunft blickt“, so Rich Weller, Consultant bei MI-GSO | PCUBED.
Eine der Hauptaufgaben des Project Management Office (PMO) besteht darin, das Projektportfolio des Unternehmens zu standardisieren und zu optimieren. Dank immer neueren Softwarelösungen und anderen Tools entwickelt sich das klassische PMO nach und nach zu einem Digital PMO. Im Gespräch verriet uns Rich Weller, Consultant bei MI-GSO | PCUBED, wie das Digital PMO Transformations- und Digitalisierungsprozesse anleiten kann.
Was ist ein Digital PMO?
Ein PMO im klassischen Sinne entwickelt sich ganz automatisch weiter zu einem Digital PMO, wenn die Digitalisierung für die Existenz und den Erfolg des Unternehmens von Entscheidung ist. Das PMO ist der unternehmensinterne Entscheidungsträger bezüglich der verwendeten Projekttools. Die PMO-Mitarbeiter sind darauf spezialisiert zu erkennen, welche Technologien das Potenzial besitzen, Projekte und Portfolios abteilungsübergreifend voranzutreiben.
In diesem Zusammenhang zielt das Digital PMO nicht auf kleinere Verbesserungen ab, die nur schrittweise erfolgen, sondern soll mit dem Einsatz bestimmter Technologien die Projektweichen für die Zukunft stellen.
Dabei liegt der Schwerpunkt darauf, manuelle Prozesse toolgestützt zu automatisieren. So können die Teams effizienter arbeiten und das bei geringeren operativen Kosten. Zudem kann das Digital PMO die gewonnenen Daten dazu nutzen, zukünftige Bedarfe frühzeitig zu identifizieren und sich darauf vorzubereiten.
Wie verändert sich das Business mit der Entwicklung eines Digital PMO?
Welchen Einfluss ein Digital PMO hat, hängt ganz von dessen Position im Unternehmen ab. Ein Enterprise-PMO, das direkt mit dem Management zusammenarbeitet, kann Projekte auf höchster Ebene leiten. PMOs auf Abteilungsebene sind womöglich eher für Prozesse innerhalb eines bestimmten Teams verantwortlich. Doch was die Zielsetzung eines Digital PMO betrifft, so sollte diese immer die gleiche sein: digitale Transformation.
Digitale Transformation bedarf jedoch nicht nur der Einführung einer gewissen Anzahl neuer Tools und Prozessen. Auch sämtliche vorhandenen Tools und Prozesse sollten dabei zunächst genau unter die Lupe genommen und bewertet werden.
Erst wenn der Status quo bekannt ist, kann das Digital PMO damit beginnen, einen Digitalisierungsplan aufzusetzen. Nur so können vorhandene Technologien etwa im Bereich des Projektportfoliomanagements oder Datensicherheit zielgerichtet verbessert oder bei Bedarf ersetzt werden.
In den meisten Unternehmen werden redundante Tools verwendet, z. B. Zoom, Microsoft Teams und Google Meet. Werden solche Überschneidungen identifiziert, kann das Digital PMO entsprechend reagieren und die Anzahl der Tools reduzieren.
Etablierte Prozesse und Tools müssen zudem auf ihr Verbesserungspotenzial hin analysiert werden. Es ist klar, dass die zum Einsatz kommenden Technologien dem Unternehmen umfassend und uneingeschränkt zur Verfügung stehen müssen.
Sobald ein Fortschrittsplan ausgearbeitet wurde, muss dieser von den Entscheidungsträgern abgesegnet und danach eine entsprechende Roadmap erstellt werden. In diesem Rahmen ist vor allem wichtig, dass die Stakeholder genau verstehen, worum es bei dieser Veränderung geht. Bei einer vollumfänglichen digitalen Transformation werden Lippenbekenntnisse nicht ausreichen, im Gegenteil, dadurch sind negative Auswirkungen oft bereits vorprogrammiert.
Digitale Transformation unter der Anleitung des Digital PMO
Im Rahmen der digitalen Transformation müssen Digital PMOs die bisherige Toollandschaft durch effizientere Tools ersetzen. Sie müssen dazu eine Vielzahl von Lösungen analysieren und sowohl deren kurz- sowie langfristige Performance und ROI-Entwicklung bewerten. Parallel dazu müssen ganze Prozesse neu gedacht werden, um die Effizienz der Workflows zu steigern.
Die aus der neuen Software gewonnen Daten sollten Projektentscheidern später als Grundlage für fundierte strategische Entscheidungen dienen. Dazu muss die Datenerfassung in den angebundenen Systemen sauber und fehlerfrei sein. Entsprechende Anwendungsschnittstellen werden hierfür entwickelt. Über diese werden die heterogenen Daten an die zentrale Anwendung übertragen, die strategische Entscheidungen als Single-Source-of-Truth unterstützt.
Im Idealfall sollten Projektteams ihre Daten nicht lokal speichern. Sämtliche Daten sollten in gemeinschaftlichen Datensystemen eingegeben und verwaltet werden. Diese Tools verfügen über automatisierte Prozesse, in deren Rahmen Daten verifiziert und weitergeleitet werden, um so anhand von verschiedenen Status, Dashboards und Berichten ein präzises Reporting zu gewährleisten, das auf Echtzeitdaten beruht.
Je mehr Projekte mit diesen digitalen Tools verwaltet werden, umso leichter gestaltet es sich für Digital PMOs, zukünftige Bedarfe vorherzusehen. Denn „beim klassischen PMO wird in die Vergangenheit geschaut, wohingegen das digitale PMO in die Zukunft blickt“, so beschreibt es Rich Weller.
Das Digital PMO gibt den Ton an
Wenn die Prozesse gut genug funktionieren, sodass die Geschäfte laufen, ist keine besondere Eile bezüglich Veränderungen geboten. Dennoch muss das Digital PMO der Antreiber dafür sein, dass im Unternehmen neue Planungsmethoden in Betracht gezogen werden. Etwa mit cloud-basierten Lösungen zur Vermeidung lokaler Datenhaltung sowie mit KI-Tools, die kontinuierlich lernen, lassen sich Prozesse und Abläufe verbessern und so die Time-to-Market deutlich verkürzen.
Wenn in einem Unternehmen noch isolierte Lösungen verwendet, Daten manuell importiert und exportiert sowie Stunden zur überwiegend manuellen Berichterstellung aufgewendet werden, dann ist das ein Zeichen dafür, dass es einer Veränderung bedarf. Zunächst mag die Investition immens erscheinen, doch langfristig wird sie sich für das gesamte Unternehmen auszahlen.
Weitere Informationen zum Digital PMO finden sie in unserem Webinar Transforming to a Digital PMO. Darin wird der Mehrwert eines Digital PMO genau erläutert, ebenso wie die dafür benötigten Rahmenbedingungen.
