Telearbeit im Projektmanagement (Teil 2): Effiziente Kommunikation

Angemessenes Schreiben

Durch Körpersprache können im Büro oft unpassende Worte oder spitze Kommentare entschärft werden. Man muss also kein perfekter Redner sein, um die beabsichtigte Botschaft zu vermitteln. Wenn aber plötzlich 95 Prozent der Kommunikation ausschließlich auf Text basiert, können kleine verbale Fehlgriffe schnell zu großen Missverständnissen und teaminternen Konflikten führen.

Being a good writer is an essential part of being a good remote worker.

— Jason Fried, Remote

Wie lassen sich aber nun solche Fehlgriffe vermeiden? „Schreiben ist eine Kunst, die man mit Üben verbessern kann“ so Kara Blackburn, Senior Lecturer in Managerial Communication an der MIT Sloan School of Management. Nachfolgend finden Sie ein paar weitere hilfreiche Tipps:

• Erst denken, dann schreiben: Schreiben Sie nicht einfach drauf los. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit zum Überlegen, was der Kern Ihrer Botschaft ist.
• Präzision ist entscheidend: Orientieren Sie sich an Ihrem Hauptpunkt und bauen Sie darauf eine Argumentationshierarchie auf. Halten Sie sich dabei aber möglichst kurz: Wie Thomas Jefferson einmal sagte: „Die wertvollste aller Gaben ist es, niemals zwei Wörter zu benutzen, wenn eines genügt.“
• Einfache Sprache nutzen: Vermeiden Sie zu viele Schlagwörter, Fachbegriffe oder saloppe Phrasen. Dies gilt besonders, wenn Sie in einem multikulturellen Umfeld arbeiten, in dem gewisse Begriffe und insbesondere Scherze nicht von allen verstanden werden.
• Geschriebenes lesen: Nur Wenige haben das Talent, auf Anhieb das Richtige zu schreiben. Daher prüfen Sie Ihre Nachricht, E-Mail etc. gründlich, bevor Sie sie abschicken, und versetzen Sie sich so gut es geht in den Empfänger.

Erwartungsmanagement

Wenn alle im selben Raum arbeiten, sind kurze Unterhaltungen unter Kollegen völlig normal. Zudem ist es für das Arbeitsklima auch wichtig, dass man weiß, was im Büro aktuell los ist.

Im Homeoffice haben Teammitglieder häufig schnell das Gefühl, nicht mehr auf dem neusten Stand zu sein. Zu wissen, wer wann an was arbeitet, kann so schnell undurchsichtig werden. Um dem entgegenzuwirken, ist man auf Nachrichtentools angewiesen. Allerdings muss man auch vorsichtig mit zu vielen Chatnachrichten sein, um seine Kollegen nicht unnötig aus dem Arbeitsfluss zu reißen.

Im Rahmen des Erwartungsmanagements können diesbezüglich Regeln oder sogar Prozesse eingerichtet werden, anhand derer sich die Teammitglieder regelmäßig austauschen können. Denn Kommunikation ist in diesen Zeiten wichtiger denn je.

Nachfolgend stehen einige Tipps, wie ein geregelter Kommunikationsfluss gewährleistet werden kann:

• Einrichten eines Anwesenheitschecks: Dieser kann durch eine einfache Begrüßung in einem speziellen Chatverlaufs oder durch das Eintragen der Verfügbarkeiten in einem Kalender erfolgen.
• Einrichten eines Aufgabenchecks: Agile Teams kennen so etwas bereits durch tägliche oder wöchentliche Stand-up-Meetings, bei denen geklärt wird, wer wann was tun muss bzw. fertiggestellt hat. Für Teams, die in eher klassischen Strukturen arbeiten, ist das eine gute Möglichkeit auszuprobieren, ob das „Stand-up“-Modell zu ihren Arbeitsdynamiken passt. Alternativ kann ein interner Team-Newsletter eine schnelle und einfache Methode sein, wichtige Informationen mit allen Teammitgliedern sowie mit dem Management zu teilen.
• Einrichten eines Präsentationszyklus: Wenn man in einem Büro arbeitet, ist es üblich, seinen Teammitgliedern regelmäßig seine Fortschritte zu demonstrieren, selbst wenn es nur kleine Meilensteine sind. Bei der Telearbeit muss diese Arbeitsweise gewahrt werden, da sonst Arbeitsfortschritte leichter unter den Tisch fallen können und so die Motivation sinken könnte.

Das war der zweite Teil einer dreiteiligen Artikelreihe zum Thema Telearbeit. Hier finden Sie den ersten Teil dieser Reihe.  Im nächsten Artikel beschäftigen wir uns mit zwei grundlegenden Aufgaben eines Teamleiters: Die Arbeitsmoral des Teams aufrechterhalten sowie dessen Stressresistenz zu stärken..