Tools der agilen Transformation: die RACI-Matrix

Bei der Implementierung von agilen Methoden muss die ganze Abteilung bzw. der gesamte Unternehmensbereich miteinbezogen werden.

Leiter der agilen Transformation machen häufig den Fehler, keine spezifischen Aufgaben an ihre Mitarbeiter zu verteilen und davon auszugehen, dass es die Aufgabe aller Mitarbeiter sei, den agilen Ansatz umzusetzen.v

Die Erstellung einer RACI-Matrix kann sämtlichen Projektbeteiligten die Entscheidungsfindung erleichtern und dabei helfen, die Verantwortung den entsprechenden Ebenen zu übertragen, anstatt sie einfach auf der nächst höhere Ebene zu verankern.

Was genau ist eine RACI-Matrix?

RACI leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe Responsible, Accountable, Consulted und Informed ab und spiegelt die Einbindung der Projektbeteiligten wider.
Eine gängige RACI-Matrix beinhaltet folgende Punkte:

Jeder der obenstehenden Punkte kann in einer RACI-Matrix dargestellt werden: 
 
  • Responsible – führt die Arbeit durch
  • Accountable – trägt die Verantwortung für die Aktivität 
  • Consulted – wird konsultiert (Sachverständiger); beidseitige Kommunikation
  • Informed – ist über den Verlauf der Aktivität informiert; einseitige Kommunikation
 

Sobald ein Projektbeteiligter einem Vorgang zugeteilt wurde, kann diese Verantwortlichkeit in einer RACI-Matrix veranschaulicht werden:
 

  • Responsible bedeutet, dass dieser Projektbeteiligte die Arbeit durchführt. Es gibt immer mindestens einen Verantwortlichen für jeden Vorgang in der Matrix.
  • Accountable bedeutet, dass dieser Projektbeteiligte die Aktivitäten beaufsichtigt. Er delegiert die Arbeit und muss die erledigte Arbeit auch absegnen, damit sie als abgeschlossen gilt. Im Gegensatz zu Responsible, gibt es nur eine Person mit der Verantwortlichkeit Accountable, jedoch kann sie auch gleichzeitig die Verantwortlichkeit Responsible innehaben.
  • Consulted bedeutet, dass dieser Projektbeteiligte im Rahmen eines Vorgangs konsultiert und um Hilfe geben werden kann. Dabei handelt es sich häufig um Sachverständige oder Personen, deren Arbeit wahrscheinlich von den Auswirkungen der während dieses Vorgangs getroffenen Entscheidungen betroffen ist.
  • Informed bedeutet, dass dieser Projektbeteiligte über den aktuellen Status des Vorgangs informiert wird. Die Kommunikation erfolgt einseitig (vom Projekt zum Projektbeteiligten) und meist ohne Einzelheiten.
  • Jeder Projektbeteiligte sollte eine Verantwortlichkeit pro Aktivität zugeteilt bekommen, die meisten werden jedoch die Verantwortlichkeit Informed erhalten.

Warum ist die RACI-Matrix nützlich?

Indem sie die Verantwortlichkeit jedes Projektbeteiligten vorgibt, legt die RACI-Matrix Erwartungen im Vorhinein fest und verhindert eine unerwünschte Verantwortungsvakuum, das meistens dazu führt, dass Aufgaben nicht ausgeführt werden und das Projekt stagniert.
Die RACI-Matrix ist ein geeignetes Instrument, um den Projektfokus wieder auf die Arbeitsebene zurückzuholen und sich von möglichen Positionskämpfen zu verabschieden.

Die oben aufgeführte RACI-Matrix wurde in Bezug auf eine agile Transformation erstellt. Jedoch ist die RACI-Matrix nicht nur darauf beschränkt. Sie ist ein vielseitiges Tool und kann in jeglichen Projekten verschiedener Bereiche verwendet werden, einschließlich der digitalen Transformation, Produktentwicklung oder des Change-Managements.

Die RACI-Matrix ist besonders dann nützlich, wenn Aktivitäten kompliziert strukturiert sind, Verantwortlichkeitskonflikte entstehen, viele Ressourcen erforderlich sind und Aktivitäten voneinander abhängen oder gleichzeitig ausgeführt werden.