Tipps zum PPM-Anbieterwechsel

Wenn Sie für eine neue PPM-Lösung werben möchten, kommt es auf Zahlen, Fakten und die richtige Art und Weise an, die Initiative zu verpacken. In diesem Artikel geht es darum, wie Sie das Management auf Ihre Seite ziehen können.

Wie George Carlin sagte „nervt der Status quo“ manchmal. Allerdings ist es oft schwieriger diesen zu ändern, als ihn beizubehalten. Dies werden viele Projektmanager bestätigen, die mit überholten Portfoliomanagement-Systemen arbeiten müssen. Für diejenigen, denen gar keine PPM-Lösung zur Verfügung steht, ist die Situation meist noch frustrierender.

Um das Management von Ihrem Vorhaben zu überzeugen, ist es notwendig, einen umfassenden Business Case zusammenzustellen, also ein Szenario zur Beurteilung, ob es sich lohnt, in ein (neues) PPM-System zu investieren. In diesem Artikel geben wir hilfreiche Tipps, wie Sie es schaffen, Entscheidungsträger dazu zu bringen, dass sie die Situation aus Ihrem Blickwinkel betrachten und Ihr Anliegen unterstützen.

Vorbereitung ist alles

Zunächst einmal müssen Sie natürlich sämtliche für Sie infrage kommende Anbieter ausfindig machen und die Ergebnisse auswerten (hier ist z. B. unser Pitch). Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt bereits Entscheider für Ihre Anbieterselektion gewinnen können, ist das ungemein wichtig. Stellen Sie sich dabei folgende Fragen:

  • Was ist für Entscheidungsträger am wichtigsten?
  • Was sind deren Ziele?
  • Was sind typische Show-Stopper-Themen, bei denen die Entscheider ihre Zustimmung ganz sicher verweigern?
  • Was ist der Berichtsweg der Entscheidungsträger?

Auch wenn Sie sich stellvertretend für die Interessen der Anwender einer neuen PPM-Plattform einsetzen, so trifft am Ende trotzdem immer das Management die finale Entscheidung. Daher müssen Sie Ihren Business Case möglichst aus der Sicht der Entscheider aufsetzen und deren Ziele hervorheben.

Ein positiver ROI ist positiv für Sie

Ohne Nachweis, dass sich die vorgeschlagene PPM-Lösung positiv auf die Kapitalrendite auswirkt, werden Sie mit Ihrem Anliegen nicht weit kommen. Gehen Sie im Hinblick auf positive Zahlen möglichst ins Detail, um so den Mehrwert Ihres Projekts zu unterstreichen. Nutzen Sie dabei auch unbedingt jede Hilfe, die Ihnen von Seiten Ihres gewünschten PPM-Providers angeboten wird. Neben den nackten Zahlen lieben Entscheidungsträger auch Implementierungsbeispiele und Erfahrungsberichte. Dies gilt besonders, wenn das Unternehmen auf ein neues System setzen soll.

Bei der Zusammenstellung Ihrer Ergebnisse empfiehlt es sich, Informationen zu kategorisieren, damit es für ihr Publikum leichter ist, Ihren Ausführungen zu folgen. Da in manchen Fällen Details und in anderen ein schneller Überblick gewünscht sind, können Sie mit einer hierarchisch aufgebauten Präsentation beiden Wünschen gerecht werden.

Der Weg zur Veränderung

Ausfallzeiten und lange Lernkurven wirken wie Gift auf Entscheidungsträger. Ist die geeignete Plattform erst einmal gefunden, gilt es für Sie zu präzisieren, wie ein möglichst reibungsloser Übergang zu gestalten ist. Dies ist besonders entscheidend, wenn es darum geht, den PPM-Anbieter zu wechseln, da dabei im Management immer die Angst besteht, aktuelle Projekte zu beeinträchtigen. Ist der zukünftige Softwareeinsatz für Ihre PPM-Prozesse etwas ganz Neues in Ihrem Unternehmen, müssen Sie den Digitalisierungsprozess für Ihr Projektmanagement zunächst genau skizzieren. Ein Zeitplan und Visualisierungen sind dabei der Schlüssel. Hierzu werden häufig Kanban-Boards verwendet, da viele Entscheidungsträger dieses Format bereits kennen. Zudem ist es wichtig, klar herauszustellen, wie die funktionalen Bestandteile in der bisherigen und in der neuen Lösung ineinandergreifen und wie Bestandsprojekte bis zum Abschalten der bisherigen Lösung in einer Übergangszeit auf die neue Plattform migriert werden können. Dies wird Bedenken zerstreuen.

Dem Business Case Schliff geben

Entscheidungen, die das Budget betreffen, sind meist durch Zahlen gestützt, andere Vorteile einer PPM-Software lassen sich aber schwerer in Zahlen messen. Eine intuitive Benutzeroberfläche und vielseitige Kommunikationsmöglichkeiten sind für den Unternehmenserfolg ebenso wichtig wie eine flexible Preisgestaltung. Es fällt schwerer, diese Aspekte direkt mit dem ROI der PPM-Software zu verknüpfen. Leichter fällt dies mit konkreten Zahlen zur Steigerung von Produktivität, Nutzerzufriedenheit und Nutzungsintensität seitens der Anwender.

Das Storytelling steht beim Überzeugungsprozess im Mittelpunkt. Dabei müssen die Entscheidungsträger im besten Fall die Probleme, die das aktuelle System mit sich bringt, selbst erkennen und verstehen. Dann ist es viel wahrscheinlicher, dass sie dem Systemwechsel tatsächlich zustimmen. Das Narrativ und die Zahlen sollten dabei stets im Gleichgeweicht stehen, denn eine aktuelle Studie der Northwestern University hat gezeigt, dass Storys zwar wichtig sind, von entscheidenden Zahlen aber nicht zu sehr ablenken sollten. Auch hier gilt die altbekannte Devise: „Die Mischung macht’s.“

Nach der Busines- Case-Präsentation geht’s weiter

Der Business-Case-Prozess endet nicht mit dem Abnicken einer neuen Software von Seiten des Managements. Es ist wichtig auch im Nachgang weiter Daten zu sammeln – also vor, während und nach der Implementierung des neuen Systems. Denn so können Sie Erfolge effektiv belegen und jederzeit fundiert Ihr Wissen an Kollegen weitergeben. Wenn alles klappt, werden Sie womöglich stets der Ansprechpartner für diesen Change sein.