Telearbeit im Projektmanagement (Teil 1): Best Practices für eine erfolgreiche Umstellung

Die Verwaltung von Projekten und Teams im Rahmen von Telearbeit – eine Herausforderung, die gemeistert werden will

Etwa die Hälfte der Weltbevölkerung befindet sich derzeit in irgendeiner Art von Lockdown. Die Regierungen raten derweil, sich längerfristig auf diese Situation einzustellen. Und zu eben dieser gehört auch das Homeoffice, an das sich viele Menschen erst gewöhnen mussten.

Zu Beginn kann einem diese Umstellung schwerfallen. Dies gilt besonders, wenn die Teamstruktur und tägliche Ablaufprozesse in keiner Weise auf diese Art der Arbeit ausgerichtet waren. Kurzfristige Anpassungen unter ziemlich chaotischen Umständen erhöhen den Druck dabei noch weiter.

In dieser dreiteiligen Artikelreihe werfen wir einen Blick auf die Best Practices bei der Telearbeit, die Ihnen beim produktiven Arbeiten helfen sollen, damit Sie aus diesen schwierigen Zeiten das Beste machen können.

Was ist am Homeoffice anders?

Homeoffice ist kein neues Phänomen. Geschäftsgrößen wie Richard Branson und Jason Fried sind bereits lange Verfechter für eine flexiblere Arbeitsgestaltung – eine, bei der Teammitarbeiter nicht ständig am selben Ort physisch präsent sein müssen. In Extremfällen stehen sich die Mitglieder sogar nie unmittelbar gegenüber.

So wie die Umstellung in den letzten Monaten jedoch in den meisten Fällen vonstattengegangen ist, unterscheidet sie sich doch erheblich von den üblichen Geschäftspraktiken. Sie musste nicht selten sozusagen über Nacht auf Regierungsdruck durchgeführt werden. In vielen Ländern hatten die Verantwortlichen oft nicht einmal 24 Stunden Zeit, alles so einzurichten, dass Ihre Teams nahtlos von Zuhause weiterarbeiten konnten.

Der klassische Rat, die Umstellung schrittweise durchzuführen, ist an dieser Stelle daher hinfällig. Die Mitarbeiter sollten sich in der Regel erst an die neue Arbeitssituation herantasten. Ziel hierbei ist es, auf keinen festen Arbeitsplatz angewiesen zu sein, sich aber gleichzeitig Zuhause nicht die Decke auf den Kopf fallen zu lassen. In Zeiten, in denen man sich nicht mal schnell etwa in ein Café setzen kann, ist letzteres besonders schwierig.

Zudem gestaltet sich die tägliche Planung als besonders kniffelig, wenn man sich neben seiner Arbeit noch um Kinder kümmern muss. Gerade bei kleinen Kindern, die mit Begriffen wie Pandemie, Lockdown und Arbeitspensum noch nichts anfangen können, stellt das ein Problem dar.

Glücklicherweise erschwert die derzeitige Lage nicht alles: Für Teams, die etwa zeitzonenübergreifend arbeiten, kann es sogar leichter sein, sich zu koordinieren. Auch das Kennenlernen neuer Kollegen kann gut auf virtueller Basis erfolgen.

5 essentielle Tools für das Homeoffice

Damit die Teamleiter auch im Rahmen der Telearbeit die Übersicht behalten, benötigen sie geeignete Werkzeuge und Technologien. Nur so kann sichergestellt werden, dass die tägliche Arbeit auch möglichst reibungslos verrichtet werden kann.

Es herrscht allgemein Einstimmigkeit darüber, dass die folgenden fünf Tools für das erfolgreiche Homeoffice Telearbeit unerlässlich sind:

  1. Ein leistungsstarkes Videokonferenz-System
  2. Ein verlässliches Präsentationssystem, bei dem der Bildschirm geteilt werden kann (i. d. R. dasselbe wie oben)
  3. Ein geteilter und synchronisierter Teamkalender
  4. Ein kollaboratives System (z. B. zum Teilen von Dokumenten)
  5. Ein reibungsloses Kommunikationssystem (Chat, E-Mail, Nachrichten usw.)

Die meisten Unternehmen verfügen bereits über all diese Tools. Bei einigen sind sie womöglich bereits mit Projekttools gekoppelt, wie dies zum Beispiel bei manchen PPM-Lösungen wie etwa Planisware möglich ist. Dennoch muss man zwischen dem bloßen Vorhandensein der Tools und deren richtigen Gebrauch unterscheiden. Daher müssen Teamleiter ihren Teammitgliedern in jedem Fall folgende drei Punkte unmissverständlich vermitteln:

  1. Welche Tools stehen zur Verfügung (z. B. Name des Tools und Zugriffsvorgang)
  2. Funktionsweisen der Tools (z. B. wie der Bildschirm geteilt wird usw.)
  3. Welches Tool für was eingesetzt werden sollte (z. B. Dokumente hierüber teilen, Nachrichten hierüber versenden usw.)

Informationstransparenz

Selbst wenn ein Team über die grundlegenden Kommunikationstools verfügt, bedeutet das allein noch nicht, dass es dieses auch durchweg verwendet. Daher muss das richtige Mindset geschaffen werden, in dessen Rahmen Informationen transparent vermittelt und denjenigen in vollem Umfang zur Verfügung gestellt werden, die darauf angewiesen sind.

Telearbeit bedeutet, dass es nicht möglich ist, mal schnell zum Arbeitskollegen zu gehen und sich dort nach einem Dokument zu erkundigen, das er einem schnell am Bildschirm zeigen kann.

Benötigte Dokumente ausfindig zu machen, kann bei dieser Form der Arbeit zeitaufwendig sein, etwa wenn die entsprechende Person, bei der das jeweilige Dokument vermutet wird, gerade nicht antwortet.

Selbst in Unternehmen, bei deinen es strikte Vorgaben hinsichtlich der Weitergabe von Informationen gibt, kann der Informationsfluss, etwa durch kurzzeitiges Speichern auf dem eigenen PC statt in der Cloud, ins Stocken geraten. Eigentlich schnell zu erledigende Aufgaben können so, egal ob im Büro oder Zuhause, in Verzug geraten.

Da gerade die Telearbeit solche Probleme aufzeigt, bietet es sich an, diese dann zeitnah zu beseitigen und aktuelle Praktiken zu überarbeiten, sodass die Produktivität nicht darunter leidet. Zudem kann man die derzeitige Lage dazu nutzen, Teams davon zu überzeugen, vom Unternehmen bereitgestellte Tools vollumfänglich zu nutzen, damit Aufgaben erfolgreich und effizient erledigt werden können.

Dies war der erste Teil einer dreiteiligen Artikelreihe zum Thema Telearbeit. Im nächsten Artikel  beschäftigen wir uns mit zwei wichtigen Kompetenzen, die aber leider allzu oft zu wenig Beachtung finden: Angemessenes Schreiben und Erwartungsmanagement sowohl innerhalb als auch außerhalb des Teams.