PMO-Prozessoptimierung anhand von Stage-Gate
Zahlreiche Unternehmen stellen sich die Frage, wie sie ihre Projektmanagementprozesse optimieren können. Bei vielen bietet sich dahingehend die Einführung eines Stage-Gate-Prozesses durch das PMO an. Denn dieser ist flexibel und unkompliziert und lässt sich auf sämtliche Projektarten anwenden und schnell implementieren.

Was ist Stage-Gate?

Bei Stage-Gate handelt es sich um eine weitverbreitete Projektmanagementmethode, bei der bereits vor dem Projektstart sämtliche zur Fertigstellung des Projekts benötigte Aufgaben zusammengetragen und zu kleineren Paketen zusammengefasst werden. Jedes dieser Pakete wird im Rahmen eines sogenannten „Stages“ (oder auch Phase) bearbeitet. Ein Projekt wird dabei meist in die folgenden Phasen aufgeteilt:

  • Idee/Entdeckung
  • Konzept/Business Case
  • Entwicklung
  • Testphase/Freigabe
  • Markteinführung

Am Ende jeder Phase gibt es einen Kontrollpunkt, sogenannte „Gates“ (oder Entscheidungsmeilensteine), an denen die Projektbeteiligten den Projektfortschritt überprüfen und eine Entscheidung über den weiteren Verlauf des Projekts treffen können. An jedem Gate wird entschieden, ob das Projekt direkt für die nachfolgende Projektphase freigegeben, zurückgestellt oder abgebrochen wird

Warum sollte ein Projekt auch mal abgebrochen werden?

Es gibt immer wieder Gründe, warum ein Projekt besser nicht fortgeführt werden sollte:

  • Das Produkt, das im Rahmen des Projekts entwickelt werden sollte, wird nicht länger benötigt.
  • Die Situation hat sich verändert und der Fokus liegt inzwischen auf anderen Projekten mit höherer Priorität.
  • Im Rahmen einer Phase haben Sie bemerkt, dass das Projekt zu umfangreich ist und es für die weitere Bearbeitung besser in mehrere Einzel- oder Teilprojekte aufgeteilt werden sollte.
  • Die Ergebnisse einer Phase waren nicht zufriedenstellend und verhindern deshalb, dass ein Projekt, wie ursprünglich geplant, in die darauffolgende Phase verschoben werden kann.
     

Die Möglichkeit, ein Projekt am Ende jeder Phase abbrechen zu können, erleichtert auch das Starten der Projekte an sich: Zu oft liegt der Fokus ausschließlich auf dem Aufwand, dem Budget und den Aufgaben, die zum Fertigstellen eines Projekts insgesamt notwendig sind. Dies kann zur Folge haben, dass der Umfang des Projekts zu groß erscheint und das Projekt erst gar nicht gestartet wird.

Wenn ein Projekt mit dem Wissen gestartet wird, dass es nach jeder Phase bewertet und ggf. abgebrochen werden kann, ist der Umfang überschaubarer und das Risiko besser zu kontrollieren. Es ist damit auch häufig einfacher, die Zustimmung der Managementebene zu erhalten. Zudem ist ein Kontrollpunkt am Ende jeder Phase in Form eines Gates eine gute Prävention gegen „Zombie“-Projekte, also Projekte, die vor Ewigkeiten gestartet wurden und noch immer mitgeschleppt werden, weil sich niemand traut, sie abzubrechen und weil es keine Ergebnisse aus Vorphasen gibt, die einen Abbruch objektiv nahelegen würden. Werden diese Projekte dennoch abgeschlossen, steht an deren Ende oft ein überholtes Produkt.

Projekte, die nicht mehr in die strategische Planung des Unternehmens passen, abzubrechen, ist im Projektmanagement ein Zeichen von Reife und essentiell für den Erfolg eines Unternehmens. Dringend benötigte Ressourcen für strategisch wichtigere Projekte können so freigegeben werden.