6 entscheidende Vorteile von PPM-Lösungen

Eine gute PPM-Lösung muss verlässlich als Datenzentrale fungieren, in der anhand einer Vielzahl von Tools und Funktionalitäten die Daten verwaltet werden können. Erfüllt sie diesen Zweck, können sich dies Unternehmen zu Nutze machen, um ihre Prozesse zu optimieren und so schneller neue Produkte zu entwickeln sowie fundiertere Entscheidungen zu treffen.

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In diesem Artikel geht es um 6 entscheidende Vorteile, die PPM-Lösungen bieten können, um Mängel in vorhandenen Prozessen aufzudecken und die Entscheidungsfindung zu optimieren.

  • Entsprechend implementiert kann eine PPM-Lösung Prozessoptimierungen und Transformationspläne leistungsstark vorantreiben.
  • Als Datenzentrale für Projekte, Programme und Portfolios bringen PPM-Lösungen folgende Vorteile mit sich:
    1. Reduzierung von Prozess- und Konsolidierungszeiten
    2. Transparenz und Aufdeckung von Unstimmigkeiten
    3. Erstellung von Datensätzen, anhand derer Fehler evaluiert werden können
  • Sie bieten spezielle Tools, die folgende Aspekte ermöglichen:
    1. Automatisierung standardisierter Prozesse und regelmäßige Prüfung der geleisteten Arbeit
    2. Fundierte Entscheidungsfindung und Szenarioanalyse
    3. Nachverfolgung der getroffenen Entscheidungen und die Beweggründe dazu
    4. Steigerung des Reifegrads der Produktentwicklung

1. Probleme offenlegen

Zunächst generieren PPM-Lösungen diesen Mehrwert, in dem sie sämtliche Bereiche von PPM-Prozessen beleuchten, wodurch Problemstellen ans Licht kommen.

Es können Bereiche verglichen werden, deren Auswirkungen aufeinander kaum bis gar nicht bekannt waren. Dies bietet die Grundlage für weiterführende Diskussionsrunden. Denn nur wenn Unternehmen sich der Defizite in ihren Prozessen bewusst sind, ist der Grundstein für eine nachhaltige Weiterentwicklung gelegt.

2. Erhöhter Reifegrad

Häufig ist die Steigerung des PPM-Reifegrads ein Wettlauf zwischen unternehmensinternen Diskussionen, wie sich Prozesse verbessern lassen, und den im Unternehmen eingesetzten PPM-Tools.

Wenn sich ein Optimierungsbedarf in einem Bereich herausstellt oder Branchenstudien belegen, dass nicht nach den Best Practices gearbeitet wird, prüfen die entsprechenden Teams die Prozesse, identifizieren Probleme und suchen nach Lösungen. Eine Lösung könnte darin bestehen, ein Projekt in die Wege zu leiten, in dessen Rahmen bestehende Tools erweitert werden, etwa durch Funktionalitäten zur Ressourcenverwaltung.

Damit das Projekt erfolgreich vonstattengeht, müssen die Prozesse genau analysiert werden. Dies birgt einen weiteren großen Vorteil, denn im Laufe des Projekts lassen sich wichtige Schlüsse darüber ziehen, wie die einzelnen Zahnräder innerhalb des Unternehmens ineinandergreifen. So entstehen neue Verbesserungsdiskussionen, wodurch wiederum neue Fortschrittssteine ins Rollen gebracht werden.

Der Einsatz einer PPM-Lösung kann somit den Reifegrad eines Unternehmens hinsichtlich Projekt-, Produkt- und Ressourcenmanagement-Prozessen maßgeblich steigern, vorausgesetzt die Implementierung erfolgt in einer proaktiven Weise und verfolgt die Best Practices der jeweiligen Branche.

3. Single source of truth

PPM-Lösungen sind oft so designt, dass sie tief in die Unternehmensprozesse verwurzelt werden können. Sie stellen das Kernstück sämtlicher Planungs- und Ist-Daten dar.

Sie mit den anderen Datenquellen (z. B. ERP-, PLM- oder eine Remote-Datenbank) des Unternehmens zu verknüpfen, ist eine sinnvolle Entscheidung, da so eine einzige zentrale Echtzeit-Datenquelle für sämtliche Projekte, Programme und Portfolios entsteht.

Eine der größten Herausforderungen im Bereich PPM ist es, heterogene Daten zu konsolidieren und auf breiter Basis auswerten zu können. Denn nur so lassen sich am besten mögliche Probleme isolieren und die Elemente identifizieren, die sich auf die Unternehmensstrategie auswirken.
Diese Elemente umfassen auf der negativen Seite etwa:

  • Projekt-, Programmrisiken wie Verzögerungen oder Mehrausgaben
  • Portfoliorisiken wie Fehlausrichtungen zwischen Portfolio und Strategie oder erhöhte Abhängigkeit von konjunkturellen Schwankungen
  • Ressourcenrisiken wie Engpässe

Auf der positive Seite sind es wiederum etwa:

  • Projekt-, Programmsynergien, anhand derer die Zeit bis zur Markteinführung reduziert wird
  • Portfoliooptimierungen wie die Festlegung von Efficient-frontier-Portfolios
  • Simulationen, wie sich neue Geschäftsfelder auf die Ressourcenplanung auswirken

Mit einer zentralen Datenquelle, einer sogenannten Single source of truth, lassen sich Datenverabeitungsprozesse und Konsolidierungszeiten um bis zu 80 Prozent verringern. Dies gilt insbesondere, wenn die Möglichkeit gegeben ist, problemlos Daten im- bzw. exportieren zu können oder diese in einer BI-Lösung zur Verfügung zu stellen. So ergibt sich weit mehr Zeit zur Datenanalyse sowie eine deutlich verkürzte Dauer bis zur Entscheidungsfindung.

Bei allen Vorteilen, eine Einschränkung muss jedoch auch hier erwähnt werden: Wenn die Datenqualität schlecht ist, weil die Anwender etwa nicht wissen, wie sie die Daten einzutragen haben, ist das Ergebnis ebenfalls entsprechend schlecht.

4. Visualisierung und unternehmensweiter Vergleich von Daten

Einige der fortschrittlichsten PPM-Software-Lösungen verfügen über eine integrierte BI-Lösung oder ermöglichen eine Verknüpfung mit einer externen BI-Lösung, sodass Daten in Echtzeit und dynamisch in Form von Berichten analysiert werden können.

Diese Funktionalität komplettiert die zuvor erwähnte Single source of truth, da so die großen Datenmengen aus den Projektaktivitäten noch besser verwaltet werden können und andernfalls unzugängliche Erkenntnisse gewonnen werden.

5. Automatisierung zur Standardisierung der Prozesse

Wie bei den meisten IT-Systemen ist das oberste Ziel einer PPM-Lösung die Automatisierung der Prozesse. Dazu gehört auch die umfassende Datenverarbeitung, welche andernfalls sehr viel Zeit von Seiten der Projektteams in Anspruch nehmen würde. So entfallen Zeitfresser wie etwa das Aktualisieren von Planungsdaten, das Abrufen von Daten aus Drittsystemen, das Generieren von Berichten, das Benachrichtigen von Schlüsselpersonen usw.

Mit den meisten PPM-Systemen ist es zudem möglich, Vorlagen zu erstellen. Der Vorlagenumfang reicht dabei von einfachen Dokumenten für etwa Bewertungsbögen, Liefergegenständen usw. bis hin zu ganzen Programmvorlagen, in denen sämtliche Elemente hinterlegt sind, die zur ganzheitlichen Programmverwaltung benötigt werden. Dazu gehören Stage-Gate-Prozesse samt notwendiger Dokumente, Zeitskalen, Diagramme, Ressourceneinsatzplanung, Berichte usw.

Vorlagen spielen drei wichtige Rollen: Erstens sparen sie, wie bereits erläutert, viel Zeit ein, da Elemente aus anderen Projekten usw. einfach übernommen werden können. Zweitens bieten sie einen guten Einstieg für Neuanstellungen, die noch nicht über eine umfängliche Projektexpertise verfügen. Und drittens dienen sie als Erfahrungsspeicher für das gesamte Unternehmen, da so Erkenntnisse etwa aus Projekten, Programmen und Produktentwicklungsprozessen gesammelt und auf deren Basis weiterführende Denkanstöße gegeben werden können.

Nicht zuletzt können durch PPM-Systeme oft zeitintensive und damit kostspielige Prüfschritte vermieden werden, da die entsprechenden Benutzer im Projektverlauf bestimme Schritte automatisch durchlaufen müssen. So müssen etwa Liefergegenstände (Bewertungsbögen, Berichte usw.) abgegeben werden oder es werden spezifische Entscheidungsprozesse implementiert wie etwa Gate-Meetings. Generell lässt sich sagen, dass durch eine passende PPM-Lösung der gesamte Projektlebenszyklus dank Transparenz und Nachverfolgbarkeit besser überwacht werden kann.

6. Stütze bei der Entscheidungsfindung

Oft bilden wir uns ein, Entscheidungen aufgrund rationaler Kriterien zu treffen, doch oft ist es das Bauchgefühl, das uns zu unseren Entscheidungen leitet. Zwar ist ein gutes Bauchgefühl wichtig, aber dennoch gilt es, Entscheidungen möglichst zahlenbasiert zu treffen. Dabei kommen PPM-Lösungen ins Spiel. Wenn die Daten richtig und in angemessener Menge erhoben werden, kann das PPM-System die perfekte Grundlage für die Entscheidung sein.

Des Weiteren werden in PPM-Systemen sämtliche Schritte abgespeichert, die zu einer finalen Entscheidung geführt haben, was dem Unternehmen einen unschätzbaren Vorteil für zukünftige Entscheidungen bieten kann. Transparenz und einfache Datenverfolgung sind hier der Schlüssel zum Erfolg. Denn je mehr Datenquellen zum Nachvollziehen einer Entscheidung abgerufen werden müssen, desto fehleranfälliger ist das gesamte System.

Zudem bieten die meisten PPM-Software-Lösungen die Möglichkeit, verschiedene Datenszenarien durchzuspielen, wodurch Verflechtungen ersichtlich werden, die andernfalls vielleicht unentdeckt geblieben wären. Dies führt wiederrum zu einem versierteren Risikomanagement und letztendlich zu besseren Endresultaten.

Wie bereits unter Punkt 5 erwähnt, ist die Entscheidungsfindung ein unabdingbarer Schritt im Rahmen des Projekt- bzw. Produktentwicklungsprozesses. Dies kann etwa bei einem Stage-Gate-Prozess der Fall sein, wenn es an jedem Gate zwingend notwendig ist, eine Entscheidung hinsichtlich der Fortführung des Projekts zu treffen. So wird sichergestellt, dass ein Projekt in regelmäßigen Abständen überprüft wird.

Dr. Robert Coopers Meinung zum Innovationsmanagement und zur Zukunft des Stage-Gate-Konzepts

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass es bei der Projektverfolgung mindestens genauso auf die spätere Nachvollziehbarkeit der Prozesse und Entscheidungsfindungen ankommt, wie auf das gesamte Planverfahren des Projekts und gute PPM-Lösungen müssen daher unbedingt beide Bereiche in umfassender Weise abdecken.